如何使用工作流自動化軟件最大限度地提高效率

工作流自動化加速了業務溝通和流程。

大多數企業都希望降低運營成本，同時提高投資回報率 (ROI)。 工作流自動化軟件為各種規模的企業開闢了許多可能性，以實現業務關鍵型任務的自動化，並節省員工在重複性工作上的時間。

根據您自動化的任務，工作流自動化工具可以顯著影響日常流程的許多重要方面。

該博客深入探討了工作流自動化軟件、它的優勢以及如何將其應用到您的業務中。 讓我們從工作流自動化的基礎知識開始。

大多數工作流自動化平台都帶有直觀的用戶界面 (UI)，使非技術用戶可以輕鬆地在其係統中管理和實施工作流。 這些平台還支持範圍廣泛的第三方應用程序，因此您可以集成您選擇的應用程序並從一個地方管理您的所有工作。

為什麼工作流自動化很重要？

手動工作流程佔用了本可以更好地用於關鍵任務的時間。 持續的人為乾預會使流程變慢且更容易出錯。

以下是您應該放棄手動工作流程並改為自動化的一些原因。

1.更多的錯誤

手動任務容易出錯。 即使是很小的錯誤也會造成嚴重的後果。 財務損失、不精確的策略以及錯誤導致的額外成本都會對您的業務產生負面影響。 自動化可以完成相同的任務，幾乎不會出錯。

2.勞動力成本增加

管理複雜的手動任務需要熟練的勞動力，而獲取和維護這些勞動力的成本很高。 想一想在僱用合適的技能並讓他們從事相同的重複性任務而不是重要的業務方面所花費的時間和資源。 體力工作會導致勞動力成本增加，並且沒有創新和增長的空間。

那麼自動化有什麼幫助呢？

自動化通過消除僱用更多人的手動流程來降低勞動力成本，因此您可以輕鬆地與一支緊湊、熟練的團隊合作。

3.員工滿意度下降

幾乎沒有人喜歡每天做同樣的工作。 過多的重複性手動任務會使您的員工感到厭煩並降低積極性，從而導致生產力和效率下降。 有限的職業發展可能會迫使他們尋找其他機會。

自動化您的工作流程是讓您的團隊騰出時間專注於更重要的任務並提高員工士氣和滿意度的最佳方式。

4. 過程較慢

更多地依賴手動流程的最大缺點之一是前進所需的時間。 批准變得非常緩慢，並且需要在部門之間不斷來回。 這部分是因為移動紙質文檔需要時間、精力和精力。 離線提醒也不起作用，導致進一步延遲。

較慢的流程可能會嚴重阻礙業務增長和擴展，因為通過供應來滿足需求或僅僅滿足目標會成為一個問題。 轉向在線審批可以緩解其中的許多問題。

5. 降低客戶滿意度

客戶忠誠度源於卓越的客戶體驗。 如果您的客戶支持達不到標準，您的客戶可能會不滿意。 延遲的手動流程會導致更長的等待時間和不滿的客戶，他們不怕在線表達他們的投訴和疑慮。

自動化您的工作流程可加快流程並提高響應能力。 這會提高客戶滿意度，創造更快樂的客戶，並提高您的聲譽。

工作流自動化軟件的好處

使用工作流自動化軟件，您不必關注小細節或處理堆積如山的文書工作。 您有更多時間規劃未來並實現更好的業務增長。 它提供了哪些其他好處？ 讓我們來看看。

提高任務效率

您可以將多個應用程序與工作流自動化軟件集成，以促進自動化數據共享。 這使您無需在每次創建任務時都手動輸入數據​​； 設置帶有觸發器和操作的自動化工作流，以自動執行您的任務並節省時間和精力。

高效管理

切換到自動在線審批系統可以幫助您有效地管理審批。 數字文件和文檔比紙質文件更容易傳輸。 文件可以通過電子郵件或鏈接共享，具體取決於所使用的應用程序，即時在線提醒確保在截止日期前完成。

將整個流程在線化也有利於高級管理層，使他們能夠通過企業範圍的績效跟踪更密切地監控運營。

降低成本

切換到軟件自動化需要前期成本。 但是，從長遠來看，這可以抵消。 工作流自動化軟件可幫助企業在更短的時間內完成更多工作，並減少對數據輸入工作的需求。 設置自動化軟件程序的成本遠低於全職員工的工資和福利。

使用會計、庫存管理甚至員工入職軟件來節省時間，否則將花費在這些流程的大量培訓上。 自動化可以顯著減少錯誤，這也降低了錯誤管理的成本。

更好的客戶關係

在快節奏的世界中，客戶服務自動化是前進的有效途徑。 近年來，客戶的行為和期望發生了翻天覆地的變化。 他們期望更好、更快、更有效的支持和解決方案。 為了滿足不斷增長的需求，您需要工作流程自動化以充分利用數字客戶服務功能。

例如，將您所有的通信平台集成到一個統一的界面中，以更好地管理客戶交互。 您還可以同步票務平台和客戶關係管理系統 (CRM)，以自動分配票證、管理客戶查詢並跟踪每個關鍵方面，而無需太多干預。

這種新發現的效率將使您能夠探索客戶參與策略，以加強關係並推動更高的銷售額和收入。

更好的內部協作

工作流自動化軟件減少了微觀管理，使任務委派更加方便。 您可以更好地控制數據，更好地管理團隊或工作角色之間的信息共享。

工作流自動化工具與各種業務應用程序集成，促進輕鬆的數據交換和協作。 例如，使用報告軟件，您可以自動創建包含關鍵見解的詳細報告，並在團隊之間共享這些報告，以確保每個人都在同一頁面上。

如果您使用 Microsoft Teams 或 Slack 等協作工具進行遠程工作，則可以輕鬆地將它們與您的任務管理軟件同步。 這使您能夠根據收到的消息自動創建任務並安排會議。 容易，對吧？

更大的可擴展性和擴展空間

由於工作流自動化處理您的大部分日常任務，它可以更好地簡化和組織您的工作，鼓勵員工探索他們的技能並產生高質量的結果。

更好的組織成為您工作文化中不可或缺的一部分，因此您可以更快地實現業務目標並為更多的增長機會做好準備。 隨著工作量的增加，您將擁有一支隨時準備高效完成工作的熟練勞動力。 由於自動化減少了僱用資源的需要，因此您可以用最少的資源順利擴展業務。

工作流自動化軟件的類型

您可以根據特定目標自動執行業務的不同方面。 這裡有一些自動化工具可以幫助您入門。

營銷自動化

營銷自動化工具可簡化和自動化各種銷售和營銷活動，包括潛在客戶生成、培育和轉化。

例如，您可以設置自動化工作流程以通過門控內容獲得更多線索。 用戶會更願意分享他們的詳細信息和聯繫信息，以更多地了解您提供的見解。 設計得當的工作流程可以幫助您獲得自動化潛在客戶生成的好處。

您可以使用營銷自動化的另一種方法是創建一個與您的 CRM 或數據庫集成的登錄頁面。 當有人填寫表格以訪問您的內容（例如電子書）時，他們會自動添加到電子郵件列表中，這會觸發您可能已設置的其他工作流程。

您的 CRM 工具可以進一步細分這些聯繫人並運行有針對性的活動以確定潛在客戶。 一旦合格，您的銷售團隊就可以接手並將這些潛在客戶轉化為客戶。

人力資源流程自動化

人力資源管理繁瑣、耗時，而且容易出現效率低下和生產力下降的情況。 使用流程自動化軟件，您可以自動化人力資源的許多方面，包括職位發布、簡歷篩選、跟進等。

例如，您可以輕鬆設置自動化工作流程，以便在新員工入職時發送帶有入職材料的歡迎電子郵件或其他個性化電子郵件。 這使您可以更好地控制和查看您的任務。 自動化還可以使休假和工資單管理變得更加容易。

電子商務自動化

經營電子商務業務意味著同時身兼多職並管理幾項大大小小的任務。 電子商務自動化在這裡節省了一天。 它可以幫助您自動執行最平凡的任務並完成高價值的工作。

自動化庫存管理是電子商務自動化的最佳用例之一。 當熱門產品庫存不足時，您可以設置自動通知，提示買家在庫存用完之前下訂單。 您可以自動從網站上刪除缺貨商品，並在新庫存到貨後觸發退貨。

通過在現有基礎架構中添加自動化軟件，您可以加快運輸和物流速度，並更快、更高效地完成訂單。

客戶支持自動化

如果您跨多個平台與客戶互動和溝通，請使用客戶服務軟件將所有互動集中在一個統一的平台上，並將相關數據直接輸入您的 CRM。

您還可以共享自動消息、通知、電子郵件和其他重要更新。 只需將社交媒體和電子郵件平台與您的 CRM 鏈接起來，即可立即通知客戶。

使用客戶服務軟件，您還可以在您的網站或移動應用程序上設置聊天機器人，根據您設置的觸發關鍵字將用戶引導至知識庫、常見問題解答、教程視頻等自助資源。

您可以進一步同步所有客戶服務應用程序以改進數據共享和管理。 通過自動化實現更好的數據可視化，使您能夠做出數據驅動的決策並製定更好的策略。

為什麼工作流自動化是前進的方向

提高生產力、時間效率和降低成本會對您的業務產生積極影響。 更高的生產力意味著員工提供更好、更高質量的結果。

時間效率可幫助您更快地實現業務目標並在更短的時間內完成更多工作。 通過降低成本和提高性能，您可以擴大利潤率並為您的業務創造更多收入。

工作流自動化有能力幫助世界應對不斷變化的挑戰和消費者需求。 它使公司比競爭對手更有優勢，獲得更好的結果和更快的服務。 數字化還為新機遇打開了大門，鼓勵創新，並幫助您擴大客戶群。 好處無窮無盡！

想要創建高效且有效的流程來提高您的產出並幫助您實現目標？ 以下是您如何使用工作流管理來做到這一點。