DTM：為什麼要優化貴公司的文檔管理？

數字化轉型不能只是一個口號或旗幟。

要成為真正的革命，數字化轉型必須成熟，它必須涉及公司的所有業務流程和所有內部和外部工作流程。 正是在這裡，在這個 360 度的範式轉變中，數字化轉型的真正力量所在。

數字交易管理(DTM) 系統是此類變革的戰略性和決定性的一部分……即使它們並不總是得到應有的關注。

在這篇文章中，我們希望廣泛關注這個主題：我們將從定義開始； 然後，我們將分析數字交易管理系統的優勢和機會。 最後，我們將關註一個重要的起點，它是一切的基礎：文檔非物質化。

數字交易管理——它是什麼？

讓我們切入正題：數字交易管理是一個廣泛的雲服務類別，旨在對基於文檔的交易進行數字化管理。

具體來說，它是關於電子交易、文件傳輸、認證、安全和非物質化歸檔（我們將在本文結尾處回到非物質化）、數字簽名、認證、“不可否認性”的法律方面、合作- 公司和客戶之間的瀏覽......無需太技術化，這些只是最重要的一些方面。

從這個概述中，您已經可以看到我們談論的是一個非常廣泛的領域，並且實施 DTM 系統的優勢是多方面的、多樣化的和相互關聯的。 在分離出對我們來說最重要的 5 個之前，這裡有一個來自最近研究的有說服力的統計數據：

2021 年，全球數字交易管理市場價值 80.4 億美元，預計從 2022 年到 2030 年，年均增長率 (CAGR) 為 25.5% （來源：grandviewresearch.com）。

簡而言之，我們談論的數據顯示出廣泛的增長，而且似乎仍處於飆升曲線的開端。 從這個意義上說，有很多機會可以抓住。

現在，正如所承諾的，我們將看看公司可以從DTM系統中獲得的 5 個主要優勢。

1.節省時間和金錢

使用數字交易管理系統的第一個優勢是最直觀、簡單和直接的優勢。

將文件和交易流程數字化可以節省資金，因為可以消除打印、通信、存檔和認證的成本（以及這些操作中僱用的相關人員——內部和外部）。

節省的不僅僅是金錢。 事實上，通過數字化和自動化流程，您還可以節省時間：而且我們知道這兩個方面是如何密切相關的。

一個具體的例子：對於與簽署文件相關的流程，使用數字交易管理系統估計的平均時間為 37 分鐘，而使用傳統系統完成相同程序的平均時間為 5 天（來源：penneo.com）。

這種差異不需要太多評論！ 在客戶方面也節省了時間！ 這方面對客戶體驗有重大影響（我們將在後面的文章中回到這一點）。

2. 提高安全性

DTM系統為您節省時間和金錢，同時提高效率。

更重要的是要強調，通過這種方式，流程也變得更安全：與物理文件存儲相關的風險、傳輸過程中的丟失或損壞、偽造風險以及一般數據洩露或丟失的風險都是減少。 事實上，一切都是完全可追溯、可恢復和可驗證的，同時將信息入侵或笨拙管理的風險降至最低。

而當 DTM 系統基於堅實的結構時，其安全性和隱私保護水平也得到了保證，與以往相比也達到了無可比擬的水平。

值得重申的是：除了安全性，隱私性也得到了加強，並不斷更新現行法規。

3. 靈活性和可擴展性

正如我們已經看到的，數字交易管理系統是建立在雲計算結構上的。 所有這些都轉化為安全性的顯著提高，而且——最重要的是——來自靈活性和可擴展性的巨大優勢。

例如，在這個充滿活力和流動性的生產生態系統中，發現自己在快速——有時是不可預測的——成功浪潮中成長的初創企業並不罕見。 但是，如果現有的基礎設施無法擴展，以便盡快擴大運營，那麼這種成功可能很快就會被扼殺。 簡而言之：風險在於製造減緩增長的瓶頸。

雲計算系統的彈性是克服這些問題的完美解決方案。

事實上，您可以按需管理服務和計算能力，在很短的時間內擴展您的數字交易管理基礎設施。 同時，在必要時，這種“基礎設施”可以恢復到更加封閉的狀態，具有最大的靈活性，不會發生劇變，也不會產生進一步的縮減開支。

4. 與 CRM 和 CCM 的集成

我們在文章開頭已經強調了這一點：當數字化轉型涉及所有流程和工作流時，它確實是成熟的，並且完全集成可以在公司和客戶的各個層面提供好處。

在這裡，我們來到了一個決定性的點：將數字交易管理系統與客戶關係管理和客戶溝通管理系統集成的可能性。

不用太技術化，我們先問一個問題：這種集成的關鍵點是什麼？ 答案很簡單：就是數據。

在這個數字良性循環中，所有交易和客戶關係都保持可追踪和可追溯。 這些高度精細的信息使您能夠優化流程，首先是通過快速、自動地識別微妙的點、障礙和任何可以改進的東西。 但這還不是全部，當然。

事實上，數據分析可以以前所未有的方式提煉客戶受眾、他們的特徵、偏好、習慣和可能的需求的知識。

它不再是一個單一的、不分青紅皂白的目標，而是許多不同的微目標的組合，所有這些都需要以最大的注意力進行分析，然後通過定制的行動和流程來處理。

到達點？ 人。 或者，換句話說，改善客戶體驗，我們將在第五點也是最後一點關注這一點。

5. 改善客戶體驗

在數字時代，市場挑戰圍繞客戶體驗展開。 想想科技行業的巨頭是如何朝著這個方向發展的：亞馬遜、蘋果、微軟或谷歌（僅舉出最著名和最著名的名字）等公司將客戶置於一切的中心。 整個數字體驗都圍繞著單個客戶。

首先，這是一個數字客戶旅程的問題：它必須是流暢、直觀和快速的。

在這裡——甚至在這個領域——DTM 系統被證明是無價的……或者更確切地說，是不可或缺的。

我們誰都不想處理浪費時間的紙質流程。 必須在郵箱中等待簽署然後退回的合同，基於紙質的法律協議，用盡官僚程序來完成簡單的交易：所有這一切都已成為過去。

然而，公司與客戶之間的關係和交易的未來，只需在智能手機上點擊幾下或點擊幾下即可。

這是一個非常有說服力的統計數據：

在 DocuSign 委託 Forrester 進行的一項研究中， 32%的受訪者表示他們放棄了關閉合同、協議和交易，因為他們對紙質和手動程序感到沮喪（來源：docusign.co.uk）。

一切的上游：文檔非物質化

我們已經定義了數字事務管理及其廣泛的應用領域，並且我們在五個關鍵點收集了實施 DTM 系統的優勢。

最後一個也是主要的問題仍然存在：一切上游的起點是什麼？ 在這種情況下，答案非常簡單：文檔非物質化。 讓我們明確一點：數字化和非物質化是兩個不同的概念。 在這裡，我們談論的是涉及法律和運營層面的差異。

事實上，非物質化是一個超越簡單數字化的概念：有了它，紙質文件可以完全消除，因為它們的數字對應物具有完全的法律和證明價值。

在這方面，當然，你不能即興發揮。 並且必須依靠專門從事這一領域的公司。 特別是， Doxee提供的非物質化服務不僅限於履行立法義務和保證法規的不斷更新：它們是根據每個公司的需求設計的，以便它們可以在全渠道和數據中與 CRM 和 CCM 系統集成驅動的視角。

這就是循環的閉合方式：節省成本、優化數字流程，以及與客戶建立更緊密、更高效的新關係。