誰是成功的電子郵件程序中的佼佼者？

在 Validity 的日常工作中，我們與世界各地各種形式和規模的電子郵件團隊合作。 這有助於我們從頭到尾了解和理解成功的電子郵件程序中的關鍵角色。

雖然電子郵件解決方案（如我們的可交付性產品套件）旨在幫助識別問題或風險，但有時您可能會想“現在怎麼辦？” 或“我要求誰這樣做？”

作為營銷人員，重要的是要知道求助於哪些資源（組織內部和外部）來完成工作。

電子郵件程序中的角色和職責可能僅限於一個人，他擁有我們將要討論的所有角色，或者可能包括基於組織複雜性的各種團隊。 該生態系統還可能包括外部資源，例如管理服務提供商 (MSP) 或法律顧問。

那麼，讓我們談談從頭開始操作電子郵件程序。 這不是一份詳盡的待辦事項列表，因為某些任務可能需要多個步驟。 但是，它會給你一個起點和一些方向。

設置您的發送域

為您的企業擁有一個特定的域（而不是依賴來自 Outlook 或 Gmail 等免費提供商的更個人化的電子郵件地址）非常重要。

為什麼？

• 可信度：通過使用您的公司名稱作為您的發送域，您可以獲得訂閱者群的可信度。
• 品牌知名度：使用業務域有助於建立品牌知名度並避免與最終用戶混淆。
• 提高安全性：業務域有助於在內部和外部保護您的帳戶。

我與我們自己的 IT 高級總監 Dean O. 就這個話題進行了交談。 他的想法很明確： “我總是懷疑那些使用 Gmail 之類的免費郵件帳戶的公司——即使是在兩人操作的情況下。我想，長大吧！有一個商業領域！”

如果您不確定如何獲取和註冊域名，您可以使用 GoDaddy 或 domain.com 等流行的託管網站，或者您可以確定並選擇一個電子郵件服務提供商 (ESP)，他們可以為您做這件事。 您的 ESP 還將負責為您分配 IP 地址。

選擇 DNS 提供商

等一下，DN-什麼？

DNS（域名服務器）提供有關域的說明和信息，包括與該域關聯的 IP 地址以及如何處理對該域的請求。

DNS 的創建是因為人們更容易記住名稱（例如， www.yourbusiness.com ），而不是像 IP 地址這樣的一系列數字。

DNS 提供商可以管理域註冊過程，因此當您尋找解決方案時，請詢問這是否是所包含服務的一部分，因為它會在以後為您省去一步。 作為 DNS 的一部分，您將創建一個您或您的 IT 團隊可以訪問的託管區域文件。 區域文件將包含郵箱提供商將查找的重要信息。 例如，設置 Google Postmaster Tools 所需的 SPF 記錄或各種 TXT 標識符。

此功能通常由 IT 人員或網絡管理員完成。 這也可以外包給託管服務提供商 (MSP)，這是中小型企業的理想選擇。 您會發現 MSP 類似於 IT 顧問。

確保身份驗證設置正確

電子郵件身份驗證是確認和驗證發件人數字身份的過程。 通過確認發件人是他們聲稱的身份，身份驗證可以保護品牌和電子郵件收件人免受欺騙和網絡釣魚攻擊。

在電子郵件營銷中，身份驗證具有三大支柱：

• SPF（發件人政策框架）
• DKIM（域名密鑰識別郵件）
• DMARC（基於域的消息身份驗證、報告和一致性）

SPF 和 DKIM 都是必需的，也是電子郵件發件人使用最廣泛的。 一旦 SPF 和 DKIM 到位，就可以隨時設置 DMARC。 您的 ESP 通常會管理 SPF 和 DKIM，而 DMARC 由 IT 人員、網絡管理員或您的 MSP 在 DNS 區域文件上更新。

尋求法律意見

在發送電子郵件活動之前，您需要讓您的法律團隊（內部或外部）參與進來，以確保您遵守CAN-SPAM和美國這裡的各種全州隱私法。

在創建要發送給訂閱者的內容時，需要某些電子郵件元素。 例如，電子郵件模板必須包含您的實際地址，這通常會讓新手營銷人員感到驚訝。

請記住，我在這里分享的不是法律建議，也不是詳盡無遺的清單。

如果您在國際範圍內郵寄，則需要考慮其他因素，例如 GDPR、CASL 或 LGDP 隱私法，具體取決於您的訂閱者（而非您）所在的位置。 您的法律團隊將幫助您應對這些不斷變化的法規。

檢查反饋迴路

您的 ESP 將負責確保設置適當的反饋循環，以便識別和刪除將您的電子郵件標記為垃圾郵件的訂閱者。

為什麼有人會將您的電子郵件標記為垃圾郵件或垃圾郵件？ 原因有很多，但一些常見的原因是訂閱者不再發現您的內容相關，他們找不到取消訂閱鏈接（順便說一下，這在您的電子郵件模板中也是必需的！），或者他們對您的品牌沒有很好的體驗。

雖然您的 ESP 負責反饋迴路，但您需要檢查它們以確保它們按預期工作。

了解您的退回管理流程

ESP 還將針對如何管理退回的電子郵件地址制定規則。

對於技術設置，您無需擔心。 但是您應該知道為什麼地址會被 Yahoo 或 Gmail 等郵箱提供商退回或阻止。 如果出現問題，您的 ESP 將能夠為您提供退回代碼報告。

一些常見的退回原因可能包括發送到無效的電子郵件地址，或發送到已滿的訂閱者收件箱。

建立和維護您的訂閱者列表

永遠不要購買清單。 曾經。 列表獲取需要有機地發生，訂閱者同意接收您的消息。

要構建您的列表，請在您的網站上添加一個表格，訂閱者可以在其中選擇接收您的電子郵件。 請務必記錄並保留此人選擇接收您的電子郵件的日期和時間。

如果對您的品牌採取與您的電子郵件程序相關的任何法律行動，這是需要保留的重要信息。 電子郵件管理員或數據庫管理員將負責維護您的訂閱者數據庫。

說到列表，您需要定期對訂閱者列表進行列表清理。

使用諸如 Validity BriteVerify 之類的解決方案來幫助識別無效、有拼寫錯誤或即使訂閱者郵箱已滿的記錄。 該服務將提供有關要禁止哪些聯繫人以及哪些有效且可通過電子郵件發送的指導。

理想情況下，您將使用電子郵件驗證服務來幫助保持訂閱者列表的整潔，但至少要確保您手動檢查明顯的語法問題和拼寫錯誤。

創建您的內容

現在找點樂子！ 是時候考慮您的電子郵件內容和設計了。 有一些不錯的拖放模板選項可以從您的網站中汲取靈感來幫助構建您的模板。 一些 ESP 將此作為其服務的一部分提供。 您還可以與提供此服務的供應商合作。

創建時，請考慮您喜歡什麼以及在您自己的收件箱中引起您注意的內容。

最後，請務必檢查廣告素材在各種設備上的呈現方式，並確保您在發送之前針對移動用戶進行了優化。

發送電子郵件！

當您登錄到 ESP 時，電子郵件的部署將由您完成。 但在您點擊發送之前，請確保您的品牌名稱是您的“友好來源”。

這與完整的電子郵件地址不同——它更像是該電子郵件地址的暱稱。 它告訴我們電子郵件來自哪家公司，而無需我們查看發送域信息。

使用您的公司名稱可以讓訂閱者輕鬆識別並降低您的電子郵件被標記為垃圾郵件的風險。

這是來自 Validity 的友好示例：

監控您的電子郵件性能

郵件終於發送了！ 那麼現在怎麼辦？

您需要衡量它的成功並知道是否出現問題。 跟踪關鍵指標，如打開、點擊、退回、投訴和退訂。

您還需要通過使用像我們的 Everest 平台這樣的電子郵件送達解決方案來關注您的電子郵件是否進入了訂閱者的郵箱（而不是他們的垃圾郵件文件夾） 。 使用 Everest，您可以輕鬆監控您的域和 IP 聲譽、郵箱提供商的收件箱放置情況、在發送前檢查您的設計效果圖等等。

所以，這就是高性能電子郵件程序的基本構成。 這是一份快速參考指南，概括了我們剛剛學到的內容。

但請記住：沒有合適的工具和技術，任何團隊都是不完整的。

要了解 Everest 能為您做什麼，請立即與我們的電子郵件專家團隊聊天！