什麼是電子簽名：數字化的機遇

電子簽名是將流程數字化並徹底重新思考流程以提高效率的完美方式，消除了傳統流程經常出現的不經濟現象。

它們的法律價值以及在多種情況下使用它們的可能性使它們成為支持數字化的強大工具。

什麼是電子簽名？

電子簽名是一種無需打印、無需手寫簽名即可簽署文件或合同的技術。

當以電子方式簽署合同時，我們將一組電子數據（創建電子簽名本身）與另一組電子數據相關聯，另一組電子數據形成我們需要簽署的文檔或合同。

例如，這可以簡單地通過單擊按鈕來完成。

Scrive是 Doxee 的電子簽名合作夥伴，通過證據包確保這些關鍵元素的證據，證據包是一組描述文檔所經歷的所有不同事件的信息，並附加到簽名文檔本身。 Scrive Evidence Package 制定了行業標準，並附在每一份簽署的文件中。 它是詳細且最重要的是完整的高質量證據集合，涵蓋了文件簽名過程中的每個事件，從作者完成準備簽名文件的那一刻起，直到最終簽名的文件被數字密封。

電子簽名具有法律約束力嗎？

電子簽名具有法律約束力，這要歸功於證據包內的三個要素，無論文檔的格式如何（紙質或數字），這些要素都必須始終存在且清晰，並且它們定義了簽名文檔的生命週期（從共享的那一刻起）與對方簽署時。

確保所簽署合同的法律價值的三個要素可概括如下：

• 意圖證據，即簽署人同意文件及其內容的意圖
• 簽字人的身份
• 文件本身的完整性，確保其未被篡改。

證據包中收集的證據由審核日誌組成，這些日誌顯示，例如：

• Scrive UI 中協議的屏幕截圖，用於展示意圖
• 簽名者的身份證明，可以是他們的電子郵件地址、電話號碼或其他 eID 方式
• 時間參考顯示事件的確切日期和時間，例如身份識別、打開文檔和簽名
• 最後，將數字簽名（或數字印章）附加到已簽名的文檔上：這將防止其被篡改並確保其完整性

當我們在任何歐盟國家談論電子簽名時，我們總是首先考慮eIDAS法規，該法規從技術和法律角度規範了不同類型且具有不同特徵的電子簽名。 這就是為什麼使用和實施電子簽名解決方案為創建新服務並在正常業務和數字入職流程中產生更高效率提供了絕佳的機會。

為什麼使用電子簽名來簡化您的數字流程？

實施電子簽名有助於加快簽名流程，因為它可以隨時隨地通過任何設備（無論是個人電腦還是智能手機）簽署合同。 根據合同的具體流程和類型，您可以選擇最適合要求的電子簽名解決方案。 這些只是電子簽名優勢的一些示例，電子簽名可以實現最終目標：簡化數字流程。

直接的好處包括：降低管理成本、簡化流程時間安排，以及只需幾步即可獲得具有完全法律價值的簽名的可能性，即使有多個簽名者也是如此。

基本電子簽名 (BES) 和高級電子簽名 (AES) 通常是數字化入職或簽名流程的最佳選擇：它們結合了效率需求和具有法律約束力的文檔的需求。 BES 和 AES 易於使用，並且對簽名者免費。 此外，用戶不需要管理新的個人憑證、密碼或其他設備，例如智能卡或 USB 令牌。 他們只需要一個電子郵件地址、一部手機和一種身份識別手段即可訪問該文檔並對其進行簽名。

您可以使用電子簽名做什麼

近年來，幾乎所有採購流程都已轉變為在線交易，從購買各類產品到簽訂合同，從提供服務和保險合同到開設新的銀行賬戶。

許多現在已經轉變為數字流程的交易曾經只有在運營商在場或得到運營商的重要支持的情況下才可能實現。

這正是我們談論數字化入職時的意思。 數字化入職流程包括將新客戶繼續購買產品或激活服務所需的所有步驟數字化的過程。

您可能想知道為什麼我們引入這個概念以及它與電子簽名有什麼關係。

與客戶的每一種關係，無論是新客戶還是現有客戶，都可以轉變為數字化關係，從而使雙方更加高效和滿意。 但如何呢？

要實施數字化入職流程，我們需要首先審視客戶關係的每個步驟，並了解如何最好地將其數字化，確保我們始終提供必要的支持並彌補“人”的缺失組件，即與操作員的接觸。

這正是電子簽名可以成功集成的時候，作為一種工具，可以將獲取簽名的時刻轉變為高效、無摩擦且節省時間的過程。 如果我們以意大利的情況為例，研究表明：

• COVID-19 大流行後，68% 的意大利人希望能夠通過數字渠道與公司聯繫 (IlSole24Ore)
• 數字化入職，包括電子簽署合同，是銀行業十大投資重點之一（ABILab 報告，2022 年）。

因此，讓我們深入研究幾個示例，看看如何使用電子簽名來釋放關鍵的數字化機會。

用例：公用事業部門

一項導致現場櫃檯排隊時間縮短、有利於數字化的活動是購買多公用事業用品的新合同以及所有階段和相關活動的後續管理。 在這種情況下，可以有效地使用基本電子簽名解決方案，可能以“強大的”BES 的形式。 增加 SES 價值的最簡單方法是使用OTP 代碼（一次性密碼）通過短信、應用程序或電子郵件發送給簽名者。 將 OTP 代碼發送到簽名者擁有的設備是他們進行身份驗證的一種形式，並允許該人進一步確認他們簽署該特定文檔的意願。

可以通過電子郵件或將其上傳到專用網絡區域輕鬆提供必要的文件以供簽名，並且可以創建日益豐富和個性化的數字客戶體驗。

除了合同和訂閱的非物質化之外，還可以創建流程，使公司和客戶之間的其他交互不再在櫃檯或電話上進行，而是以數字方式進行。 有了正確的工作流程以及必要的接觸點和號召性用語，您就可以為客戶提供與操作員預約或只需點擊幾下即可激活新服務的選項，從而創造交叉銷售和追加銷售機會。 所有文檔都可以通過電子郵件或專用網絡區域供簽名，並且可以創建日益豐富和個性化的數字客戶體驗。

HR文件中的電子簽名

簡單的電子簽名還可用於非物質化和簡化某些人力資源報告和流程。 例如，在請求休假、請假、請求培訓或費用報銷時可以使用簡單的電子簽名。 在這方面，值得一提的是意大利稅務局最近的一項澄清，該澄清包含在第 7 號答復中。 2021年10月20日第740號，關於費用報告的管理，這是人力資源中非常常見的文件類型。 意大利機構的回應澄清說，數字費用報告不需要合格的電子簽名或員工的高級簽名，因此完全有可能使用基本的電子簽名。

隱私聲明的電子簽名

一旦簽名者有機會正確查看和閱讀文檔本身，就可以通過簡單的電子簽名解決方案來簽署隱私政策。 這也可以通過電子郵件來實現，或者可以在簽名者使用一對憑證訪問的特殊網絡區域上提供信息。 簽名的號召性用語可以以點擊解決方案的形式（例如，明確表達簽署文檔意願的按鈕）放置在披露的末尾，以便簽名者可以正確地查看它。

用於批准報價和採購訂單的電子簽名

接受估價或採購訂單是可以通過附加基本電子簽名來完成的另一項活動，從而實現數字化並提高此類交易的效率。 同樣在這種情況下，基本的電子簽名可以讓您簡化流程，否則需要交換、打印和掃描各種文檔才能獲得手寫簽名。 通過採用數字方法，這些步驟即使沒有消除，也會大大減少。 此外，歐洲eIDAS法規明確規定了基本電子簽名的法律價值，而掃描手寫簽名卻沒有明確規定。

與 Scrive 共同撰寫的文章。