什麼是招生跟踪軟件，我為什麼要關心？

隨著我們世界的一切數字化，越來越多的學院和大學選擇在線註冊也就不足為奇了。 不僅如此，他們還在遠離更傳統的應用程序方法。 為了節省時間、空間和金錢，許多機構現在正在轉向招生跟踪軟件。

錄取跟踪軟件是旨在幫助簡化學校錄取流程的軟件。 根據選擇的軟件，招生辦公室還可以使用他們的跟踪軟件來監控當前的學生。 這包括跟踪：

• 他們選擇追求哪些學科

• 他們的課外活動

• 他們的預計畢業日期

• 選擇加入校友會

這種類型的軟件非常適合高等教育，因為它有助於收集有價值的學生數據，然後可以在招生過程中使用。 然後可以將這些數據與當前的錄取標准進行比較，從而使選擇過程變得更加容易。 然後可以將這些信息與學生信息系統結合使用，以幫助簡化學生的整個大學體驗。

為什麼錄取跟踪軟件與電子郵件自動化相得益彰

雖然大學錄取跟踪軟件似乎有主要用途，但與正確的配套軟件結合使用時，可以收集有價值的信息。 然後可以使用此信息來簡化學生的整個大學生涯。

例如，可以將這些數據插入校園的 CRM 軟件，以幫助生成專門針對他們及其需求的自動電子郵件。 這意味著可以更輕鬆地發送以下電子郵件：

• 申請狀態

• 應付費用

• 即將舉行的針對其研究領域的活動

• 校園特定活動/通知等

4 個真實世界的錄取跟踪軟件示例與電子郵件自動化一起使用

電子郵件自動化的重點是在正確的時間將正確的電子郵件信息發送給正確的個人。 為此，大學需要能夠收集有關學生的寶貴數據，以便他們始終向他們發送相關內容。 這就是為什麼擁有一個錄取跟踪軟件對於高等教育機構來說如此重要的原因。

使用該軟件收集的信息，可以根據學生的需要整理電子郵件。 這有助於避免任何和所有不必要的信息。

通過將錄取跟踪軟件與您大學的 CRM 軟件相結合，您可以發送精心定制的電子郵件，如下面列出的四種。

體育賽事電子郵件

與大學體育賽事一樣大，它們並不總是每個人的一杯茶。

使用招生跟踪軟件中的信息可以幫助您創建特定的電子郵件列表。 然後可以根據感興趣的領域設計和創建這些列表。

這個例子很棒，因為它是針對個人的。 它允許個人立即進行必要的電子郵件更改。 大學可以效仿這個例子，向參加各種活動的學生髮送自動感謝電子郵件，包括：

• 運動的

• 劇院

• 藝術等

這可以減少資源浪費，讓個人更快樂，收件箱也不那麼雜亂。

資料來源：Pinterest

接受電子郵件

一年四季，世界各地的學生都在接受錄取前的可怕等待期。 這是從他們選擇的大學入學到等待聽到該機構的錄取決定之間的時期。 蝸牛郵件錄取通知書的日子已經一去不復返了。 相反，越來越多的高等教育機構選擇使用電子郵件進行這種交流。 因為這是一個非常重要和令人興奮的信息，可以分享給未來的學生，所以您可以通過多種方式利用電子郵件功能，使其成為真正個性化的特殊電子郵件。

在下面的示例中，學生收到一封電子郵件通知只是為了打開郵件並慶祝她被北卡羅來納州立大學錄取。

對於選擇將招生跟踪軟件與 CRM 軟件結合使用的大學和學院，一旦學生的申請被接受，該軟件就會觸發接受電子郵件活動。 這非常好，因為它允許高等教育機構鏈接到他們的寶貴資源，例如：

• 學生信息包

• 財務部門信息等等

資料來源：推特

學生生日郵件

向你的學生表明你在乎！ 與其像對待另一個學生一樣對待他們，不如花時間創建生日電子郵件並將其發送給您的學生團體？

使用錄取跟踪軟件收集的數據可以使這個過程變得超級簡單。 更好的是，一旦您將其與您的學生信息系統或 CRM 軟件相結合，您就可以在學生或校友生日臨近時自動發送來自東伊利諾伊大學的這條消息。

這個概念可以應用於各種學生紀念日，包括：

• 畢業

• 入住天數

• 與學生感興趣的領域有關的校園活動

來源：Gmail

校友會電郵

畢業後，學生與學校的關係不必就此結束。 一旦學生開始接近畢業，就可以發起校友會活動。

這些活動可用於要求學生在畢業前加入協會，並在畢業後發送提醒電子郵件。 如果不支付校友會費或學生選擇讓其會員資格失效，也可以發送提醒電子郵件。

重新參與電子郵件活動也是利用招生跟踪軟件和其他學生信息系統收集的信息的好方法。 如果您發現某個學生從校友名單中掉了出來，您可以發起一個重新參與電子郵件活動來嘗試吸引他們回來。

來源：Gmail

高等教育的電子郵件營銷最佳實踐

了解招生跟踪軟件如何與您的電子郵件營銷工作結合使用非常棒。 但是，我們必須涵蓋一些高等教育機構的電子郵件營銷最佳實踐。

隨著一切都數字化，有些人可能會問為什麼應該把重點放在電子郵件上，我們有你的答案。 電子郵件是目前產生最高總體投資回報率的數字渠道。 每花費 1 美元，電子郵件營銷就會產生 38 美元的投資回報率。

當然，社交媒體可以在溝通中發揮重要作用。 然而，電子郵件被認為是 Facebook 和 Twitter 加起來的近 40 倍。

為了幫助您入門，這裡有一些創建成功的高等教育電子郵件活動的技巧。

細分您的電子郵件列表

正確分割您的電子郵件列表至關重要，尤其是對於學院和大學而言。 這些機構有大量的電子郵件列表，並且只是向每個人發送相同的內容，每個人都是浪費時間和追索權。 因此，將您的電子郵件列表分為以下類別非常重要：

• 註冊狀態

• 專業或學校

• 校園生活情況

• 家位置

• 課外興趣

• 社交俱樂部

現在，這些列表看起來很熟悉，它們應該是因為可以使用您的招生跟踪軟件收集這些數據。 獲得這些信息後，您可以相應地對列表進行細分，確保每個人都能及時收到相關內容。

個性化至關重要

伴隨細分而來的是個性化，而個性化不僅僅是在電子郵件的開頭包含學生的姓名。 再次，個性化是關於在最需要的時候將正確的內容髮送給正確的讀者。

這需要電子郵件營銷人員真正了解他們的訂閱者，在這種情況下，需要了解校內和校外的學生。 與列表細分一樣，您需要了解學生的興趣、學術和課外活動、他們如何度過時間等等。 一旦您掌握了這些信息並進行了相應的細分，您就可以向他們發送相關的、個性化的消息，他們會發現這些消息對他們有用。

為所有設備設計您的電子郵件

隨著一切都在線上進行，保持品牌凝聚力至關重要。 這意味著在您的網站、印刷材料和電子郵件中擁有相同的品牌。 鑑於電子郵件對日常學生的重要性，確保校園的電子郵件在所有設備上正確打開是絕對關鍵的。

過去，擁有響應式電子郵件設計就足夠了。 這意味著您的消息將根據正在查看的設備屏幕的大小而改變其大小。 雖然這是朝著正確方向邁出的一步，但它並不能確保您的所有內容都可以輕鬆查看。

相反，更重要的是確保您的電子郵件被設計為適合移動設備。 這意味著無論閱讀器使用哪種設備，您的電子郵件看起來都一樣。 雖然它並不完美，但隨著越來越多的人開始在移動設備和智能手機上打開電子郵件並與之交互，它正迅速成為標準。

資料來源：艾瑪

發送前務必進行測試

這一點怎麼強調都不過分。 使用電子郵件列表中的一小部分樣本測試您的電子郵件有助於確保您將正確的信息發送給想要接收它的人。 A/B 測試允許您測試電子郵件的各種組件。 這是通過創建一個“A”版本和一個“B”版本來完成的，然後將它們發送到您的電子郵件列表的兩個小樣本中。 無論哪一個表現更好，都應該發送到您的電子郵件列表的其餘部分。

包起來

入學跟踪軟件是高校電子郵件營銷人員的絕佳工具，原因有很多。 最重要的是，它可以幫助他們收集向學生和教職員工發送高質量電子郵件所需的重要信息。 一旦他們掌握了這些信息，採取這四個步驟將幫助您設計出最適合您機構需求的電子郵件營銷活動：

• 細分您的電子郵件列表

• 個性化是必須的

• 手機好友設計很關鍵

• 發送前務必進行測試

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