什麼是採購訂單？ – 充分理解處理一個
已發表: 2022-05-11採購訂單對於所有業務活動都是必不可少的。 然而，“什麼是採購訂單”和“企業如何有效處理訂單”對於許多新企業主或打算創業的人來說仍然是棘手的問題。 不用擔心。 本文將回答您有關採購訂單的所有問題。
內容
什麼是採購訂單？
採購訂單 (PO) 是由買方創建並提交給賣方的具有法律約束力的文件。
採購訂單幫助企業跟踪他們的採購——數量、成本、付款時間，因為一切都將列在發票和裝箱單上。 它們對於監控庫存水平也很重要，因為它們會跟踪物品數量和交貨時間。 這使它們成為記錄的重要組成部分，並將供應商錯誤的風險降至最低。
PO 對供應商也有利。 由於採購訂單編號與發票和裝箱單相符，他們應該有時間準備產品並及時準確地收到付款。
採購訂單如何運作？
1. 採購員創建採購申請
首先，管理層通知貴公司的採購部門必須下訂單。 公司將此文件發送給採購部門以跟踪訂購的貨物。
2. 買家創建訂單
在商定要購買的商品時創建訂單。 PO 列出訂單日期、FOB 運輸信息、折扣條款、買賣雙方姓名、所購商品的描述、商品編號、價格、數量和 PO 編號。
3. 賣家接受（或拒絕）訂單
買家將訂單發送給供應商，供應商決定他們是否可以並且想要完成訂單。 一旦訂單被接受，它就成為對雙方具有法律約束力的合同。
4. 買家記錄購買
買方支付約定的價格（或訂單上指定的約定日期）——供應商將採購訂單連同發票一起發貨。 買方的財務部門然後將這張發票與採購訂單進行比較，以確保兩份文件一致。
供應商將在規定的日期交付產品，買方將付款。 雙方必須相應地履行採購訂單。
採購訂單類型
1. 標准採購訂單（一次性採購訂單） ——此訂單協議一直有效，直到買家收到所有物品。
它用於不規則的、稀有的或一次性的收藏。 它包含完整的採購規格，詳細說明價格、數量、付款和交貨時間。
2. 計劃採購訂單（Pre-order） ——與上述類似，但這通常是一份較長期的協議，不包括允許買方預測未來需求的交貨日期
所有必要的信息都必須按計劃的順序呈現，例如商品和服務的詳細信息及其成本。 當為特定項目設置交付信息時，將發布一個發布以確認交付時間表。
3. 一攬子採購訂單——較大的公司可以使用一攬子訂單來跟踪為特定部門或項目訂購的所有物品。 一攬子訂單可能包含也可能不包含定價。
此採購訂單通常用於從供應商處重複採購特定項目，例如 B. 主要材料和消耗品。
4. 合同採購訂單
合同採購訂單用於在買賣雙方之間創建協議和交付條款，作為持續業務關係的基礎。 如需訂購產品，在標准採購的情況下，買方可參考合同訂單。
採購訂單的好處
1. 避免重複訂單
當公司擴展業務時，採購訂單可以幫助跟踪訂購的內容和訂購者。 即使買家訂購了類似的產品，檢查發票也可能具有挑戰性。 該訂單用作要支付的發票的支票。
2. 跟踪收到的訂單
這似乎很明顯，但是一個組織良好的訂購系統可以簡化庫存和運輸管理，因為它可以讓您隨時輕鬆查看有哪些產品進入。
3. 他們確保清晰的溝通
訂單的核心是傳達所有購買細節。 您可以通過澄清、解釋和記錄每個部分來避免潛在的未來衝突或混亂。
4. 作為法律文件
如果在未來的交易中對訂單或約定價格發生爭議，訂單將作為可執行的法律文件。 最重要的是，它們保護雙方。
採購訂單的缺點
1. 更多文書工作
PO 會創建額外的文書工作，這對於較小的採購來說可能很煩人，而對於較小的團隊來說則很耗時。
2.它可能很容易更換
雖然它們不作為供應商和供應商之間的法律合同，但信用卡可以代替 PO 來幫助記錄購買。
採購訂單包含什麼？
- 採購訂單號——它允許各方將需求與發貨和發票相匹配
- 買家詳細信息——包括公司名稱和聯繫方式
- 送貨詳情– 送貨地址、送貨方式、日期和送貨時間
- 供應商詳細信息- 供應商信息，以及供應商業務負責人的適當聯繫方式
- 相關條款——包括付款條款和任何其他詞語，例如運輸安排。
- 項目清單——包括類別編號、數量、價格和總數。
- 商品和服務的描述——在項目列表中添加上下文
電子商務商店如何有效處理採購訂單？
1. 跟踪訂單
店主每個月都要處理大量的訂單信息。 有針對性的訂單號規範有助於快速跟踪和檢查其狀態。
企業家可以使用代碼來查找特定訂單并快速查看其詳細信息。
2.允許批量訂單
電子商務商店允許客戶批量訂購。 這將幫助客戶，尤其是 B2B 商店，在一個訂單中購買任意數量的產品，從而減少在線商店必須管理的訂單數量。
3. 使用條形碼和提前發貨通知
對於所有進貨，買家可以為每個產品提供帶有條形碼標籤的發貨通知。 它可以幫助賣家通過掃描條形碼立即識別哪些訂購的產品到達接收點。
使用條形碼有助於有效控制庫存系統，因為店主可以識別每件商品並將其與有效訂單相匹配。
4.根據訂單號設置發票號
在您的商店完成購物狂歡後，將訂單、運輸信息和發票的副本自動郵寄給客戶非常重要。
為了方便管理訂單和發票，店主需要根據訂單號匯總發票號等信息。 當客戶支付賬單時，這使得系統易於管理。
結論
已經解釋了有關“什麼是採購訂單”這個問題的所有內容。 如果您打算創業，希望這篇文章對您有所幫助。
對於店主來說，請記住，隨著當今電子商務的發展，在線訂單的增加是不可避免的。 您需要主動有效地管理訂單，因為這會直接影響他們的業務成果。