什麼是採購訂單？ 採購訂單概覽

讓我們談談採購訂單和管理您的供應商。
要經營您的小型企業，您需要特定的商品或服務，因此您需要聯繫您的供應商並解釋您的要求。 他們提供它。 你必須付錢給他們。 故事結束。
聽起來太簡單了？ 這是。 是的，獲取物品的過程可能比之前描述的要復雜。 付款問題、供應短缺、導致不正確裝運的誤解和進度延誤都可能發生。

但是，以無縫、及時的方式從可靠的供應商處獲得服務並非不可能——這是可能的，使用採購訂單會有所幫助。

什麼是採購訂單？

採購訂單肯定是您在管理公司用品時每天都會遇到的事情。 採購訂單或 PO 是客戶交付給供應商以授權交易的正式文件。 它包括與採購相關的重要詳細信息，例如訂單日期、金額、價格、付款條件和交貨日期。 每個採購訂單都有一個特定的參考編號，用於跟踪和監督。

採購訂單對於獲取供應品、跟踪庫存和獲得付款至關重要。 因此，商業交易的基本組成部分之一是採購訂單。 他們跟踪您的財務交易，從採購物資到銷售成品。 簡而言之，採購訂單是買賣雙方的重要文件，其中包含有關交易的詳細信息，可在出現分歧或誤解時用作參考。

PO 編號含義：PO 編號類似於發票編號，用於標識在賣家面前下達的特定訂單。

採購訂單的好處

採購訂單對企業非常有利，因為它：

• 幫助跟踪付款和訂單
• 記錄支付給不同供應商的金額。
• 保存審計記錄
• 管理未來通信​​的參考資料

採購訂單的類型

必須記住，並非所有採購訂單都是平等的。 如果您看過一份採購訂單，那麼此時您可能已經全部看過了，但事實並非如此。 有五種不同的採購訂單，每一種都攜帶不同數量的信息。

1. 標准採購訂單

最受歡迎和最知名的採購訂單是標准採購訂單。 在這種情況下，買方了解交易的細節，可以指定他們購買的產品或服務，以及數量、交貨日期和付款條件。
例如，打印機墨盒不足的企業可能會提交正常的採購訂單，因為他們確定了所需的數量和交貨日期。
根據您的要求，可以為各種不同的目的創建標准採購訂單，例如：

• 提供服務
• 分包
• 寄售

2. 計劃採購訂單

通過提前提交預定的採購訂單，買家可以預測他們的業務未來需要多少商品。 在這種情況下，商品、價格和付款條件是已知的，但數量和交貨日期是推測性的，並且取決於有根據的猜測。
例如，如果打印機墨盒不足的同一家公司下達預定採購訂單，負責的採購員將通過更靈活的交付時間表確定他們需要多少個打印機墨盒。

3. 一攬子採購訂單

當使用一攬子採購訂單時，買家同時提交多個訂單以討價還價。
例如，一家公司會考慮使用一攬子採購訂單來購買打印機墨盒和紙張，如果這樣做可以使其與單一供應商協商更便宜的價格。

4. 合同採購訂單

最正式的類型是合同採購訂單。 在這種情況下，指定銷售條款的合同由買方和賣方在發出參考該合同的採購訂單之前簽署。 這種採購訂單提供了最全面的法律辯護。
以打印機耗材為例，如果這些企業與供應商簽訂合同，定義貨物、數量、定價和交貨時間表，然後通過常規採購訂單跟進，則這些企業將受到合同採購訂單協議的約束。

5. 數字採購訂單

定義的採購訂單程序可以使採購過程順利進行，對買賣雙方都有利。
在 Microsoft Excel 或 Open Office 中，可以快速創建和共享數字採購訂單。 當您打開一個新的電子表格時，選擇更多模板，然後在搜索欄中輸入“發票”，您可以訪問預先存在的模板。

發票和採購訂單的區別

採購訂單由買方編寫，而發票由賣方編寫。 當有指定的付款條件（net 30、net 60、FOB等）時，賣家可以發送發票來收取貨款。 他們還可以發送餘額為零的發票，以表明已收到訂單付款。

類似的信息，包括賬單地址和送貨地址，都可以在採購訂單和發票上找到。 發票通常包括對採購訂單編號的引用以及發票編號，以驗證兩個文件之間的關係和對應關係。

採購訂單中的訂單信息和其他技術細節通常不包含在發票中，這一事實是一個主要區別。

採購訂單格式信函

word 和 excel 格式的採購訂單格式在任何地方都可以接受。

甚至可以在線下載樣本或預先存在的採購訂單模板。 Excel 工作表或 Word 文檔可用於創建簡單的 PO 格式。 以下字段通常在標准採購訂單中找到：

1.頁眉：

文檔的標題部分包含有關採購訂單和您的業務的重要信息。 此處提供了以下詳細信息：

• PO 編號 – 這是一個特殊編號，用於跟踪訂單。
• PO 日期 – 發出採購訂單的日期
• 客戶詳細信息——包括公司名稱、註冊地址和買方的 GST 信息。
• 供應商 ID – 唯一的供應商 ID 由買方分配給特定供應商。

2.供應商信息：

這包含有關供應商的信息，例如公司名稱、地址、聯繫信息和 GST 信息。 為了保存審計記錄，某些細節是必要的。

3.交貨詳情：

例如交貨時間、地點和交貨方式，都包含在交貨詳細信息部分。 如果您希望郵寄產品，您必須提供送貨地址和任何其他必要信息。

4. 付款條件：

它包含有關稅收、運費、折扣、信用條款和其他條件的信息。 這些數據是 PO 格式的重要組成部分，因為它有助於創建發票，並在必要時幫助解決未來的爭議。

5. 訂單詳情：

它包含有關訂單的信息，例如 SKU ID、商品或服務的描述、所需數量、單位成本和交貨日期。
因此，它提供了訂單的概覽，包括總成本、運費、折扣和稅費。

採購訂單如何運作？

採購訂單程序相當簡單。 在入圍賣家或供應商之前，您應該列出必要的物品。 與供應商協商購買條件和價格是下一階段。 採購訂單就是這樣制定的。

為了更好地理解 PO 的功能，讓我們從頭到尾，從創建到付款來檢查一個 PO：

1. 買方創建採購訂單

首先，買方必須通過輸入必要的數據來創建採購訂單，例如日期、賬單地址、送貨地址、金額、數量、交貨日期、批准人和其他相關數據。 Excel 或 Word 可用於創建 PO 格式。 確保它簡潔易懂，便於賣家理解。

2. 採購員向內部團隊提交採購訂單以供審批

買方必須與內部團隊共享準備好的 PO 以獲得所需的權限。 組織使用的正常 PO 格式可確保准確的信息和內部批准。 此外，具有共同的結構允許每個訂單的靈活性，同時節省時間。

3. 向供應商發送採購訂單

一旦獲得內部批准，採購訂單就準備轉發給供應商。 與賣方共享採購訂單並給他們合理的時間來批准它是一個聰明的主意。

4. 賣方審批採購訂單

收到 PO 格式後，賣方對其進行審核並確定是否可以履行。 在賣方接受 PO 後創建合同，使其具有可執行性。 作為此過程的一部分，賣方必須將授權採購訂單的副本退還給買方。

5. 訂單完成

採購訂單必須在賣方確認後履行。 將物品運送給買方是賣方的責任。 賬單也由供應商創建並與產品或服務一起交付。 此發票必須由買方保管和處理，以滿足會計需要。

6. PO結算

在此步驟中，根據採購訂單支付商品和服務的款項。 您可以在付款後關閉採購訂單並保留記錄以供將來參考。

結論

儘管最初看起來很困難，但創建採購訂單對於有效管理公司的資金至關重要。 您可以確保使用正確的採購訂單格式記錄有關業務交易的必要信息。 在線 PO 模板使您的 PO 創建和維護過程變得簡單。

常見問題

1. 採購訂單是什麼意思？

答：採購訂單或 PO 是客戶交付給供應商以授權交易的正式文件。 它包括與採購相關的重要詳細信息，例如訂單日期、金額、價格、付款條件和交貨日期。

2. 採購訂單有幾種類型？

答：採購訂單有5種類型：

• 標准採購訂單
• 計劃採購訂單
• 一攬子採購訂單
• 合同採購訂單
• 數字採購訂單

3. 訂單號是什麼意思？

Ans: 這是一個特殊的號碼，用於跟踪訂單。