什麼是退回的電子郵件？ 發件人如何限制它們？

當您發送的電子郵件被軟退回或硬退回（稍後會詳細介紹）時，您需要立即採取措施確保您的電子郵件送達率不會受到影響。 雖然其中一些電子郵件不會使您的績效下降太多，但如果您不診斷問題，它們仍然會對您的品牌造成持久的損害。

為了提高您的送達率並確保您發送的每封電子郵件都安全地進入收件箱，讓我們探討導致電子郵件退回的原因，以及您可以立即採取的措施來降低電子郵件退回率。

什麼是退回的電子郵件？

“退回”電子郵件意味著您的郵件無法傳遞給預期的收件人。 您會收到一條通知，告知您的電子郵件在發送後不久就被退回了，您應該立即評估這是一個長期存在的問題還是可以輕鬆解決的問題。

有兩種具體類型：硬退回和軟退回。

硬退回

硬退回電子郵件表示存在永久性問題，這意味著您嘗試發送到的地址不存在或您無法向其發送電子郵件（這是一個更大問題的跡象）。

如果您在發送電子郵件後收到硬退信，請從您的外聯中刪除該地址。 如果您繼續向該地址發送電子郵件，將會削弱您的整體電子郵件送達率和發件人聲譽。

軟反彈

但是，軟退回電子郵件是一個可以修復的臨時問題。 這意味著目標收件人的電子郵件地址存在，但他們的郵箱或您的郵件存在問題，需要在電子郵件完全送達之前修復。

是什麼導致電子郵件退回？

在某些情況下，您的電子郵件退回通知會具體告訴您郵件未送達的原因。 否則，您需要自己診斷問題。

如果發生以下情況，可能會發生硬退回：

• 您的收件人地址拼寫錯誤
• 收件人的域不存在
• 您的消息被接收服務器阻止

如果您在收件人的地址中沒有看到拼寫錯誤並且確定該域存在，則它可能是軟退回電子郵件。

在以下情況下可能會發生軟反彈：

• 收件人的電子郵件服務器當前已關閉或過載
• 您發送的電子郵件或文件太大
• 收件人郵箱已滿

軟退回郵件可能會自行解決，因為郵件會不斷嘗試自行投遞。 否則，您將需要減小電子郵件文件大小以克服軟彈跳。

電子郵件退回會影響送達率嗎？

您收到的電子郵件退回次數最終會損害您的發件人聲譽。 如果任其發展，它們將導致您的更多郵件落入垃圾郵件或完全被阻止。

除非您一直發送大文件郵件，否則軟退回電子郵件不是主要問題。 然而，硬退回的電子郵件需要立即採取行動，因為如果不加以處理，它們可能會對您的發件人聲譽和送達能力造成嚴重損害。

您如何計算跳出率？

您可以通過將收到的退回電子郵件數量除以發送的電子郵件總數，然後將該數字乘以 100 來計算您的電子郵件退回率。這將得出您的退回率百分比。

例如，如果您發送了 300 封電子郵件，其中 15 封被退回，則退回率為 5%（按 (15/300) x 100 計算）。

大多數電子郵件營銷和電子郵件送達率工具會在您參與外展時自動計算您的跳出率，並隨著時間的推移跟踪您的跳出率。 這對於快速識別策略中的潛在問題非常有幫助。

幫助您降低電子郵件退回率的提示

您可以做些什麼來降低電子郵件的退回率？ 幸運的是，通過遵循以下提示，可以很容易地在郵件被退回之前捕捉到它們（或者如果被退回則修復它們）：

1.驗證您的電子郵件

提高電子郵件送達率的第一步是驗證您的電子郵件。 您需要實施三個特定的電子郵件身份驗證標準：

• 發件人政策框架 (SPF)
• 域名密鑰識別郵件 (DKIM)
• 基於域的消息身份驗證、報告和一致性 (DMARC)

總之，這些都將提高您的電子郵件安全性，並限制您的電子郵件被用於網絡釣魚和欺騙攻擊的機會。

2. 驗證您的電子郵件域

在發送電子郵件營銷活動之前，您應該驗證收件人的電子郵件域是否存在。 團隊會犯許多常見錯誤，例如將 .ai 地址與 .com 地址混淆，或者在其電子郵件域是其全名時使用公司縮寫。

考慮實施一種工具，在發送電子郵件之前驗證電子郵件域是否存在。 或者，手動查看您的外展列表並創建一個文檔來識別經常使用不當的域，例如 @dell.com 與 @dellinc.com 與 @delltechnologies.com。

3. 避免發送類似垃圾郵件的電子郵件

如果您的電子郵件聽起來像垃圾郵件，那麼您的收件人會將它們標記為垃圾郵件。 為您的聽眾使用清晰且相關的語言。 避免使用過於銷售的語言，並儘量不要依賴常見的垃圾郵件觸發器，如“免費”或“立即行動！”

4. 跟踪您的電子郵件送達率

您的可送達性是您的電子郵件程序健康狀況的主要信號。

如果您的電子郵件送達率很差並且未能糾正您的做法，您可能會完全無法發送郵件，並且需要完全重建您的基礎架構——這是沒人願意做的。

監控您的電子郵件送達率，如果您的跳出率開始顯著上升，請暫停任何外展活動，直到您了解問題所在。

5. 與您的電子郵件活動保持一致

您的客戶註冊接收您的電子郵件，因為他們想收到您的來信。 與您的宣傳保持一致（但不要過於激進），以便您的買家記住您的品牌以及他們為什麼與您一起購物。

如果您只在購物旺季發送電子郵件，您的客戶可能會在淡季忘記您的品牌。 因此，當您嘗試再次發送給他們時，您的消息似乎是未經請求的——導致他們取消訂閱或將您標記為垃圾郵件。

6.確保您的電子郵件列表是基於許可的

為減少退訂和垃圾郵件投訴，請務必確保外展列表中的每個人都明確表示允許接收您的電子郵件。

確保同意的一個好方法是雙重確認。 這是新訂閱者收到一封電子郵件，要求他們在繼續接收來自您品牌的電子郵件之前確認訂閱。

7.保持良好的電子郵件列表衛生

改善電子郵件列表衛生是提高送達率和阻止電子郵件退回的最終方法。 為了改善列表衛生，請定期清理您的 CRM 數據以確認條目準確無誤且沒有重複記錄。 如果您收到硬退回電子郵件，請立即將其從列表中刪除。 良好的列表衛生也將幫助您避免將郵件發送到垃圾郵件陷阱。

告別退回的電子郵件

退回的電子郵件會嚴重影響您的送達能力。 請務必遵循這些提示，以防止它們出現、提高交付能力並保護您的底線。

想知道您還可以如何提高交付能力？ 查看我們的列表衛生指南，了解導致列表衛生不良的常見罪魁禍首、它們如何影響您的電子郵件性能，以及幫助您成為一流發件人的最佳實踐。