我們正在實施 DAM！我從哪說起呢？

已發表: 2022-06-22

恭喜！您已獲得公司首個數字資產管理 (DAM) 解決方案的批准和預算，並準備好加入。現在怎麼辦？當您面臨以下問題時，您在 DAM 旅程初期的興奮很快就會讓位於憂慮：我從哪裡開始？

我的資產在哪裡？

在決定合適的 DAM 系統和所需的存儲量之前，您需要全面了解您正在使用的資產數量和文件大小。如果您的公司生產大量將存儲在 DAM 中的高分辨率視頻資產，則可能會佔用大量存儲空間。開始挖掘和收集貴公司的資產永遠不會太早。

為了從您的 DAM 中獲得最大價值，它需要成為您所有資產的唯一真實來源。不遺餘力。考慮所有文件類型，包括圖像、視頻、文檔和源文件。不要假設您的所有資產都在公司共享驅動器上。共享驅動器是一個很好的起點，但請確保您也在查看 Sharepoint 網站，撥打任何外部存儲設備的電話，並了解您的用戶是否有將東西存儲在硬盤驅動器上的習慣。貴公司是否與代理機構合作？確保他們已向您提供了合同規定的所有文件。

早期指標

一旦您在收集所有資產方面取得了進展，請查看您收集的內容，看看您是否可以開始確定一些廣泛的初步要求：

您的 DAM 需要適應哪些文件類型和大小範圍？
鑑於您看到的資產的數量、深度和歷史，是否應該從第一天起就將所有東西都放入 DAM 中？還是選擇一個關鍵日期並將從那天開始創建的所有資產上傳到 DAM 中，同時將檔案資產保存在另一個位置是否更有意義？請記住，如果您將檔案資產保存在單獨的位置，則指定用戶應該可以快速輕鬆地訪問它們。您通常會發現，一些仍獲准供當前使用的遺留資產將超出您為啟動而加載到 DAM 中的範圍。這些資產需要根據用戶的請求上傳到 DAM。
您通常會為單個資產生成多個演繹版嗎？例如，您是否不僅有原始版本，還有縮略圖、小、中、大版本？
您是否需要考慮版本控制？當您將資產的新版本上傳到 DAM 中時，您是否需要保留所有以前的版本以進行存檔並將它們與當前版本相關聯？是否需要跟踪跨版本的特定更改？
您的部分或全部資產是否有特定的法律或監管要求？

見雙。或三倍。

您希望盡快解決的另一項與資產相關的任務是重複。由於資產分散在多個位置，相同資產的重複副本必然位於多個位置。它們可能都具有相同的文件名，以便於識別，也可能不會。通常，您的創意團隊或內容專家訓練有素的眼睛可以識別具有不同文件名的重複資產。

在收集資產時越早開始識別和清除重複項越好。您可能已經熟悉“垃圾進，垃圾出”原則，並且在準備要上傳到 DAM 的資產時應該記住它。當然，你可以把所有東西都扔進去，然後再清理，但是你會嗎？同時，它給您的最終用戶造成了多少混亂，其中一些人是第一次接觸 DAM？您需要在某個時候找到時間和資源來解決重複問題，因此在您準備好將資產批量上傳到閃亮的新 DAM 之前，請優先處理。您可以通過將元數據放在可能會在上傳到 DAM 後不久被刪除的資產上，從而節省自己不重複工作的時間。

誰在駕駛這輛 DAM 火車？誰在兜風？

認真考慮引入 DAM 圖書管理員。越早越好。您可能對將 DAM 預算的一部分花在全職圖書館員身上猶豫不決，是的，我可能對這一點有點偏見，但每一分錢都值得。如果這是您公司的第一個 DAM，那麼從一開始就擁有一位致力於項目的圖書館員尤其重要。為了充分利用您的投資，請尋找具有 DAM 經驗的人：選擇、設置和維護 DAM。盡快把他們帶進來。從長遠來看，這將為您節省時間和金錢，因為它們可以使您免於過早做出決定，您必須在以後投入資源進行修復。

作為幫助三家公司推出 DAM 的圖書管理員，我非常清楚什麼是不該做的，並且我可以引導您避免做出您以後會後悔的決定。等到你意識到自己不知所措並做出了一些不太理想的決定時才帶人進來，這意味著你的圖書館員可能會在他們進入“修復”模式後花費數月甚至數年時間損害控制並試圖說服用戶他們可以信任沒有給人留下最佳第一印象的系統。

如果您的 DAM 圖書管理員是您的火車司機，那麼您的利益相關者就是您的頭等艙 VIP 乘客。應儘早確定他們並獲得他們對項目的承諾。這讓他們有時間從他們的領導那裡獲得任何必要的批准，並為他們的時間承諾做好準備。在確定利益相關者時，請確保您包括來自公司各個獨立部門的直接參與 DAM 的人員。應代表包含 DAM 常規最終用戶的任何組或部門。並且不要忘記 IT 和法律部門需要包括在內。

獲取數字營銷人員所依賴的每日通訊。

見條款。

雖然您希望確保您在公司的每個相關領域都有發言權，但要小心建立過大的利益相關者群體，這可能會使討論變得笨拙並導致問題達成共識。利益相關者的部分職責是代表他們各自的部門並在會議中為他們發出單一的聲音，因此每個領域只需要一個利益相關者。為您的利益相關者明確定義角色的參數和您的期望。確保他們知道將涉及的時間承諾，並承諾他們願意並且能夠在工作期間保持完全投入。利益相關者的參與可以極大地幫助或損害項目的進度和時間表，因此從一開始就設定明確的期望。