2023 年 10 款適合遠程團隊的最佳虛擬辦公軟件

在當今世界，個人越來越渴望在不同地點自由工作，虛擬辦公室的概念無縫地促進了這種可能性。 隨著遠程工作的激增，對實現高效虛擬辦公室運營的專用工具的需求也相應增加。 這些虛擬辦公工具適合廣泛的企業，從新生的初創公司到成熟的公司。 根據最近的研究，令人震驚的是，70% 的大型企業和 62% 的小型企業已經採用了虛擬辦公室解決方案。 這些工具提供了一系列功能，有效消除了對物理辦公空間的需求，使個人能夠在遠程位置熟練操作。 虛擬辦公工具的部署有助於提高企業的專業性和可信度。

虛擬辦公室趨勢的軌跡是快速增長。 當您開始建立自己的企業時，您將意識到其成功擴張所需的多樣化技能分散在全球各地。 通過利用虛擬辦公室的功能，您可以超越地理界限吸引人才並利用服務。

該博客深入探討了基本的虛擬辦公工具領域，推出了精選的最佳可用選項。 這裡探討的虛擬辦公室工具有望簡化您的運營、增強溝通並將生產力提升到前所未有的高度。

最佳虛擬辦公工具

下面，您將找到一系列專為虛擬辦公環境量身定制的工具，每個工具都旨在優化您的遠程工作體驗。

團隊流程
Dropbox
時間醫生
鬆弛
特雷洛
索可可
飛漲
串聯
去會議
同步工作

團隊流程

Teamflow是為卓越的遠程團隊提供的在線工作空間。 它重現了員工在實體辦公室工作時所懷念的隨意、無計劃的聊天的自發性以及無縫的團隊協作。 虛擬辦公軟件建立在三個理念之上：空間性、持久性和應用程序。

當業務團隊首次在 Teamflow 中設置時，應用程序首先自定義佈局，然後設置辦公桌、工作區域和會議室。 團隊還可以集成記事本或白板等應用程序，並嵌入幻燈片或 Google 文檔等應用程序。 使用該軟件時，團隊可以在虛擬辦公室平面圖上的氣泡中看到他們的視頻，就像他們在物理辦公室中看到彼此一樣。

此外，通過該平台，員工可以跟踪隊友的通話、實時撥號並實時分享有價值的見解。 這些功能使團隊能夠慶祝他們的勝利，並通過協作知識共享幫助成長。

團隊流程的特點

• 會議空間：用戶可以從各種會議空間中進行選擇以滿足自己的需求，為例行的 1:1 會議設計舒適的角落辦公室，並使用 Teamflow 構建他們最喜歡的虛擬場地。
• 空間音頻：該平台的空間音頻功能允許團隊創建自然的工作空間，同時鼓勵自發互動。
• 多屏幕共享：將不再有限制性的、笨拙的視頻會議，無需通過訪問多屏幕共享功能來選擇或切換窗口。
• 應用程序集成：Teamflow 便捷的應用程序集成將 Trello、Google Docs 和 Notion 無縫帶入員工的共享工作區。

優點

• Teamflow的交互模型讓業務團隊感覺就像在實體辦公室一樣。
• 有效協作，減少會議安排時間。
• 易於使用的平台，由客戶代表指導您完成入職流程。

缺點

• 相機設置不提供虛擬背景或模糊效果的選項。
• 該軟件不提供麥克風和網絡攝像頭，這使得共享屏幕時的溝通變得困難。
• 用戶在共享屏幕時沒有隱私。

定價計劃

Dropbox

Dropbox 就像一個現代化的工作空間，旨在幫助用戶減少繁忙的工作，讓他們專注於對自己重要的事情。 它是一個雲文件存儲和同步平台，所有團隊內容都匯集在一起​​。 該軟件允許用戶在線備份文件並在不同設備上同步所有本地 Dropbox 文件夾。 用戶可以通過筆記本電腦、手機、電腦或平板電腦上安裝的任何網絡瀏覽器或 Dropbox 應用程序訪問此文件共享服務。 此外，它允許員工與團隊成員共享Excel和PowerPoint等數據和文件，並實時更改文檔。

當用戶訂閱該平台時，他會在稱為“雲”的在線服務器中分配一定量的存儲空間。 並且在手機或電腦上安裝Dropbox應用程序後，存儲在Dropbox中的文件也可以復製到Dropbox服務器上。 這些工具使用戶能夠將所有文件放在一個位置，從而更容易在所有設備上查找和同步，從而使他們能夠隨時隨地訪問文件。

Dropbox 的功能

• 雲存儲：通過在線雲存儲，Dropbox 允許用戶保證文件的安全。 此外，他們還可以通過付費套餐獲得高達 2GB 的免費存儲空間和 100GB 的存儲空間。
• 加密安全：平台採用256位AES加密安全，讓用戶安全放心地共享最機密的文件。
• 分享截圖：使用該工具時，用戶無需截圖，將其拖入Dropbox，然後復制分享鏈接。 他們可以通過啟用 Dropbox 的屏幕截圖共享功能來快速共享屏幕截圖。
• 為文件添加評論：通過平台的評論功能，用戶可以討論對特定文件的更改。

優點

• Dropbox 應用程序幾乎適用於所有操作系統。
• 自動備份和同步文件。
• 該軟件提供了一系列靈活的協作工具。
• 它提供了出色的應用程序集成和離線功能。

缺點

• 免費用戶的存儲限制很差。
• 與其他類似工具相比，Dropbox 的付費訂閱費用昂貴。
• 它提供有限的搜索功能。

定價計劃

Drew Houston—Dropbox 首席執行官兼聯合創始人 | 互聯網企業家

Drew Houston 是一名軟件工程師和互聯網企業家，於 2007 年創立了雲存儲服務 Dropbox。截至 2020 年，他的淨資產估計為 24.6 億美元。

初創公司Talky Megha Rani

時間醫生

Time Doctor是一個基於雲的時間跟踪和管理平台，企業用它來監控員工的生產力。 該平台允許用戶訪問多種工具來進行時間跟踪、工資管理、網絡活動監控和報告。 例如，如果員工離開任務時間太長，它會發送分心警報。 它還可以截屏和屏幕錄像作為雇主的證據。

通過時間醫生，雇主可以輸入在每個業務項目上花費的時間，併計算員工的計費和非計費工作時間。 通過此解決方案，他們還可以跟踪員工在聊天、通話、會議、互聯網使用和其他活動上花費的時間。 工資單功能允許公司記錄員工的工作時間並創建每週或每月的工資單。 此外，Time Doctor還可以與多個項目管理和會計軟件集成，例如Slack、JIRA、Salesforce和Basecamp。

時間醫生的特點

• 時間跟踪：時間醫生允許雇主跟踪他們及其員工的時間，以了解全天做了什麼。 此外，該軟件還創建每個業務項目、任務和客戶所花費時間的摘要。
• 在線時間表和工資單：該平台創建無縫的時間表和工資單，經理可以根據需要進行審查和批准，並根據工作時間向員工支付工資。
• 項目管理和預算：通過時間醫生，用戶可以有效地調整項目和預算。 他們可以創建任務、分配項目並查看進度，從而簡化項目管理。
• 生產力測量和總結報告：該應用程序允許經理查看實時進度的屏幕截圖。 它創建網站和應用程序使用情況、客戶細分等的每日和每週摘要報告。

優點

• 無需選擇任務即可幫助跟踪時間。
• 支持手動時間編輯。
• 提供移動應用程序，並可作為功能強大的 Chrome 擴展使用。
• Time Doctor 提供 API 來集成任何軟件應用程序。

缺點

• 它提供有限的自定義選項來生成報告。
• 該平台廣泛的跟踪功能可能會被員工視為入侵。
• 其定價結構可能不適合小型企業和初創企業。
• 一些用戶發現學習軟件的界面和功能具有挑戰性。

定價計劃

2023 年 14 款最佳工作流程自動化軟件工具

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StartupTalky Pratyusha Srivastava

鬆弛

Slack 是一款工作場所消息應用程序，可用於發送消息和文件。 簡單來說，它是一個即時通訊工具。 該應用程序旨在使用戶能夠輕鬆通信，同時消除使用多個通信應用程序時出現的“應用疲勞”。 它提供兩種類型的聊天 - 直接消息或 DM（人對人聊天）和頻道（群聊）。 Slack 頻道可以是公共或私人聊天組，其中前者允許任何人查看並加入聊天組，後者僅允許頻道成員查看並加入聊天組。

所有真正的通信都發生在聊天窗口中，用戶可以在其中閱讀消息、回复、使用表情符號反應、創建提醒、上傳貼紙和GIF、查看RSS 源、接收附加通知以及使用許多其他功能，例如口哨和鈴聲。 該消息應用程序通過使用單一軟件取代短信、即時聊天和電子郵件，使業務團隊能夠更有效地進行溝通。 此外，其桌面和移動版本使業務團隊能夠隨時隨地交互和協調工作。

鬆弛的特點

• 應用程序和集成：Slack 可以與 Google Drive、Office 365、Asana、Blossom、Trello、JIRA、Pivo​​tal Tracker 以及 2,200 多種其他項目管理工具連接。
• 工作流程構建器：通過“工作流程構建器”功能，用戶可以自動化日常操作和通信，以恢復只有人類才能完成的工作。
• Slack Connect ：該平台提供“Slack Connect”功能，幫助用戶與其他組織的團隊協作，就像與自己公司的團隊協作一樣。
• 文件共享：用戶可以共享設備或云存儲服務中的文件、照片、視頻和文檔，而無需切換選項卡或窗口。

優點

• Slack 可以讓您更輕鬆地與同事分享有趣的或離題的內容。
• 用戶可以輕鬆地與某人實時協作。
• 由於 Slack 出色的安全性，用戶的數據始終在平台內受到保護。
• 用戶可以將該應用程序下載到桌面並將其用作移動應用程序。

缺點

• 14 天后對話將自動刪除。
• 該平台提供最小的文件存儲空間。
• 用戶創建公共群組後無法將其設為私有。
• 消息可能很快就會變得雜亂無章。

定價計劃

特雷洛

Trello是一種可視化工具，使業務團隊能夠管理任何類型的項目、工作流程或任務跟踪。 該項目管理和協作工具將項目組織到代表不同業務項目的板中。 在每個看板中，雇主可以添加代表項目不同階段的列表和代表個人任務的卡片。 只需看一眼即可了解員工正在從事什麼項目或任務、哪個員工正在從事什麼工作以及正在進行的工作。

通過訪問該項目管理平台，用戶可以向卡片添加附件、評論和截止日期，並將它們從一個列表移動到另一個列表以反映特定項目的進度。 它充當數字公告板來跟踪和管理有關業務項目的一切。 借助 Trello，用戶可以告別便利貼、雜亂的電子郵件收件箱和忘記截止日期。 此外，它支持與數百種第三方應用程序和服務集成，包括 Slack、Google Drive、OneDrive、JIRA、GitHub 等。

特雷洛的特點

• 搜索和過濾：平台強大的搜索功能允許用戶搜索看板、卡片、標籤和團隊成員。 他們可以按標籤、截止日期和其他類別過濾卡片。
• Power-Ups ：Trello 的插件版本“Power-Ups”允許用戶向其面板添加額外的特性和功能，例如添加自定義字段或與其他工具集成。
• 日曆視圖：“日曆視圖”功能可幫助用戶在一個地方查看所有截止日期和項目截止日期。
• 通知：用戶通過手機或電子郵件上的通知了解他們的提及、評論或卡片更新。

優點

• 該平台強調易用性，因為大多數用戶可以在幾分鐘內掌握其基礎知識。
• 使用 Trello，用戶可以輕鬆地將他們的項目和任務組織到看板、列表和卡片中。
• 項目管理應用程序使團隊成員可以更輕鬆地協作和協同工作。
• 用戶可以將 Trello 用於任何類型的項目或任務。

缺點

• Trello 的免費版本限製附件大小和集成。
• 該應用程序可能會意外拖動、移動和刪除卡片。
• 它提供的可擴展性有限，使其不適合大公司的選擇。

定價計劃

索可可

Sococo是一個基於雲的 SaaS 平台，讓業務團隊可以在同一個在線辦公室中並行工作，無論團隊成員身在何處。 它是面向分佈式團隊的虛擬辦公室解決方案，使他們能夠協作、聯繫並克服物理距離的障礙。 借助 Sococo，團隊成員可以使用辦公室地圖和虛擬化身在不同的項目上一起工作。 該平台為用戶提供虛擬辦公室地圖、會議室、團隊消息、語音和視頻聊天、具有狀態更新的虛擬頭像、屏幕共享和許多其他功能的訪問。

虛擬辦公室工具允許用戶通過頭像更新其可用性狀態，從而為業務團隊提供更高的透明度。 這意味著用戶可以通過頭像狀態更新來顯示他們是否出席會議。 借助 Sococo，團隊可以預訂會議室，以便在任何業務項目上快速協作，而無需使用任何第三方軟件。 此外，用戶還可以使用Sococo的視頻和語音通話、一對一聊天消息以及高級屏幕共享功能來無縫在線連接和工作。

索可可的特點

• 地圖：Sococo 地圖允許遠程團隊通過在同一個虛擬辦公室並肩工作來克服物理距離的障礙。
• 會議室：團隊可以預訂會議室來一起工作。 甚至該平台還允許為不同的團隊預訂不同的房間和樓層。
• 語音、視頻和屏幕共享：通過這些功能，團隊可以看到同事並與其交談，了解他們在做什麼，並立即收到回复。
• 應用程序集成：Sococo可以集成各種第三方應用程序，包括Microsoft Teams、Zoom、Webex、Google Meet等。

優點

• 遠程團隊可以使用應用內聊天功能共享文檔並與同事進行交流。
• 該平台提供各種教室和辦公室設置。
• Sococo 與多個第三方會議管理、協作和視頻會議應用程序集成。
• 企業可以為不同的團隊提供特定的房間和樓層。

缺點

• 語音通話分鐘數有限制。
• 沒有個人空間定制。
• 屏幕共享有很大的延遲。
• 語音聊天和媒體共享經常會遇到問題。

定價計劃

飛漲

Zoom 是一個基於雲的視頻會議平台，用戶可以在進行實時聊天時通過視頻或音頻或兩者在線與他人聯繫。 它可以通過移動應用程序或計算機桌面用於視頻會議、實時聊天和網絡研討會。 視頻會議應用程序允許用戶創建和加入虛擬會議室，以便使用視頻和音頻相互通信。 此外，該平台還提供允許用戶共享屏幕和文件以及使用文本聊天在會議中私下或公開交談的功能。

要加入 Zoom 會議，用戶必須擁有 Zoom 應用程序、會議 ID 或鏈接以及密碼。 雖然參與者無需擁有 Zoom 帳戶即可加入會議，但主持會議的用戶必須設置 Zoom 帳戶。 前段時間，Zoom 默認啟用密碼。 這意味著手動輸入會議詳細信息的用戶需要密碼才能加入會議。 但是，通過鏈接加入會話的參與者不需要密碼。

變焦的特點

• 協作：通過 Zoom，用戶可以與最多 300 名 UR 和外部非 UR 人員協作，包括聊天、白板、註釋和分組討論室。
• 屏幕和應用程序共享：與會者可以在會議期間共享他們的桌面或個人應用程序。
• 調度：用戶可以訪問瀏覽器、客戶端和插件調度選項，包括調度程序和共同主持人的委派。
• 大房間和網絡研討會：Zoom 會議可擴展到大房間中最多 500 名互動參與者和網絡研討會中最多 1,000 名觀眾。

優點

• Zoom 是領先的視頻會議平台，提供最高的最大參與者容量。
• 該工具提供可靠的連接和卓越的會議質量。
• Zoom 擁有用戶友好且簡單的界面。
• 它提供了大量注重生產力和交互性的功能。

缺點

• 它對系統資源的佔用相當大，並且會遇到一些小的性能問題。
• 使用免費計劃，用戶只能訪問有限的功能。
• Zoom 附帶了太多的訂閱和附加組件。
• 該應用程序缺乏評論控制。

定價計劃

遠程工作時 Zoom 應用程序的最佳替代品

所有公司都要求員工留在家里遠程工作。 如今，幾乎每個人都在遠程工作時使用 Zoom。 以下是 2021 年 Zoom 的最佳替代品列表。

StartupTalky Varad Kitey

串聯

Tandem是一款專門為小型團隊設計的基於雲的視頻會議軟件。 該平台具有出色的虛擬辦公室感覺，可促進實時生產力和團隊協作。 它將雲技術和協作空間整合到一個無縫的虛擬工作空間中，使團隊可以在任何地方進行通信。 借助此桌面應用程序，員工可以看到其他同事正在做什麼，並只需單擊一下按鈕即可快速跳轉到視頻聊天。 該軟件讓業務團隊感覺他們正在面對面工作，就像現實生活中的辦公室一樣。

業務團隊可以與虛擬會議、擊掌、日曆提醒、音樂室、即時屏幕共享和許多其他功能同步工作。 同事可以自發地相互交談，並感覺與遠程團隊的聯繫更加緊密。 此外，Tandem 還允許用戶集成 200 多個不同的平台，包括 Slack、Spotify、Calendar、Google Chrome、GitHub、JIRA、Google Docs 等。

串聯的特點

• 即將舉行的會議：通過此功能，員工可以自動加入，這樣他們就不會錯過任何會議。
• 即時屏幕共享：用戶只需單擊一下即可立即共享其屏幕、選項卡或單個應用程序。
• 應用程序集成：通過 Tandem，用戶可以將該平台與 200 多個應用程序集成，包括 Google Docs、Calendar、Figma、Asana、Google Chrome 等。
• 遠程控制：該平台只需單擊一下即可實現遠程屏幕控制。

優點

• Tandem 是一個基於網絡的平台，可以從任何地方訪問。
• 它具有直觀且設計精美的用戶界面。
• 該平台可以在 Mac、Linux、iOS、Android 和 Windows 上高效工作。
• 通過 Tandem，用戶可以訪問高質量的視頻和音頻聊天選項。

缺點

• Tandem 尚未為新興平台提供任何支持。

定價計劃

去會議

GoTo Meeting是一款專業的在線會議軟件，可通過桌面應用程序、移動應用程序和瀏覽器訪問。 該平台允許用戶安排、主持和錄製在線面對面會議、實時演示和網絡研討會。 想要加入會議的用戶不需要 GoToMeeting 帳戶。 但組織者必須設置一個帳戶才能在雲中安排、邀請和管理會議。 該平台專為商業用途而不是個人用途而設計。

此外，GoToMeeting 可容納的最大參與者人數為 3,000 人。 這意味著該平台非常適合網絡研討會和會議。 該供應商還提供低級計劃，用於舉辦適合在線課程和遠程工作的小型會議。 設置和瀏覽網絡會議應用程序非常簡單。 用戶只需單擊一下或幾個步驟即可訪問聊天、屏幕共享、通話和錄音等關鍵功能。

除了撥入式會議線路、屏幕共享和個人會議室等標準視頻工具外，該平台還提供關鍵帳戶管理功能，如會議診斷報告、管理中心和可下載的管理報告。

GoToMeeting的特點

• 高清視頻會議：該工具提供的不僅僅是音頻會議。 如果用戶有網絡攝像頭，他就可以被看到和聽到。
• 屏幕共享：用戶可以在在線會議期間共享屏幕內容和桌面。
• 多名會議主持人：通過 GoToMeeting，可以由多個人負責特定會議。 用戶可以將會議管理的控制權共享或移交給其他人。
• 錄製會議：平台允許參與者錄製會議並以 MP4 或 WMV 文件形式稍後播放。

優點

• GoToMeeting 以其清晰的音頻和視頻界面以及可靠性而聞名。
• 基於雲的平台由於其全面的安全和隱私功能而非常安全。
• 這是一個易於使用的應用程序。
• 允許在線會議期間實時共享文檔。

缺點

• 它需要穩定的互聯網連接和最新的 IT 設備或移動設備。
• 用戶發現很難正確完成呼入流程。
• 該平台提供有限的聊天選項。

定價計劃

同步工作

WorkInSync是一種 SaaS 解決方案，使公司能夠採用混合工作場所模型，同時豐富員工體驗。 它是一個簡單的平台，供用戶優化和簡化不同利益相關者的辦公操作。 無論組織想要與團隊成員協作還是確保消毒流程，基於雲的工作場所管理工具都包含多種功能，可以幫助創建數字化的混合工作場所。

借助 WorkInSync，管理人員可以在多個遠程地點規劃和調整整個團隊，緩解通勤困難並提高工作場所安全性。 它提供了廣泛的功能，包括空間管理、辦公桌預訂、會議室預訂、定位同事、會議管理、停車位、工作場所集成、輪班安排、通勤管理等等。

此外，該應用程序還提供非接觸式訪問管理功能，允許員工在不接觸任何東西的情況下進出辦公室。 借助 WorkInSync 的集中儀表板，用戶可以實時查看出勤情況和樓層佔用情況。 用戶必須使用其辦公室記錄的電話號碼或電子郵件在應用程序上註冊。

WorkInSync 的特點

• 辦公桌預訂：通過此功能，用戶可以預訂自己選擇的辦公桌。
• 尋路：WorkInSync 應用程序允許員工使用交互式樓層地圖在各個樓層找到同事。
• 會議和停車位管理：註冊員工可以在來辦公室之前預訂會議室和停車位。
• 辦公室通勤：通過這個平台，員工在想要在辦公室工作時可以乘坐出租車和公共汽車。

優點

• 用戶可以安排會議，通知會自動發送給所有將參加的同事。
• 儀表板提供對歷史和實時數據分析的訪問，這些分析可以作為 Excel 報告下載。
• WorkInSync 允許員工安排前往辦公室的時間。
• 該工具可以與 Microsoft Teams 集成。

缺點

• 用戶無法通過移動應用程序預訂房間。 他們需要訪問官方網站。
• 該平台不支持桌面版本。
• 初學者可能會發現使用 WorkInSync 很棘手。
• 該應用程序需要一些時間來加載。

定價計劃

採用混合工作場所模式的頂級公司名單以及為什麼您的公司也應該採用它？

許多頂級公司都採用了混合工作場所模式，但它有效嗎？您的公司也應該採用嗎？ 讓我們來了解一下

StartupTalky艾倫·約瑟夫

結論

我們對頂級虛擬辦公工具的深入研究強調了它們的變革力量。 除了功能之外，它們還提高效率、協作和創新。 從全球團隊連接到簡化的項目管理，這些工具重新定義了工作動態。 在當今無國界的工作環境中，它們對於進步至關重要。 擁抱這些工具——釋放您的成長和影響力潛力，無論您是企業家、自由職業者還是團隊合作者。 您的虛擬辦公室之旅現在開始； 掌握未來工作的主動權。

常見問題解答

虛擬辦公室是什麼意思？

虛擬辦公室是靈活工作空間行業的一部分，使企業主和員工能夠通過互聯網訪問多種業務功能來遠程工作。 它允許公司在理想的地點創建和維持業務，而無需支付物理工作空間的租金。

虛擬辦公室有什麼好處？

通過虛擬辦公室，您可以獲得許多好處，包括零管理費用、節省技術和硬件資金、無需通勤時間、更高的生產力、更高的工作靈活性、專業的地址和服務、配備齊全的辦公空間以及更好的工作與生活平衡。

建立虛擬辦公室需要哪些技術工具？

考慮使用 VoIP 電話系統、視頻會議工具、在線傳真服務、項目管理軟件、掃描工具和協作文字處理工具來建立虛擬辦公室。

我應該在虛擬辦公工具中尋找哪些功能？

您應該在虛擬辦公工具中尋找的一些關鍵功能包括通過音頻和視頻聊天、虛擬房間、白板、評論、便籤和室內聊天的實時通信功能、文件共享功能、第三方應用程序集成、數據安全和加密基礎設施。

如何為我的公司選擇合適的虛擬辦公軟件？

要選擇合適的虛擬辦公軟件，請考慮您公司的需求，例如服務要求、預算限制和可擴展性。 徹底研究、閱讀評論、比較多種工具並考慮試用期，以部署最符合公司目標的軟件。