使用損益表、資產負債表、現金流量和備考表來提高盈利能力

已發表: 2021-12-15

如果您認真對待利潤，則需要通過數字來經營您的業務。由於您的產品和/或服務的質量應該是給定的，因此您接下來需要關注數字以推動您的業務向前發展。

讓我們檢查財務報表和預測，以及您希望歸零以實現以利潤為導向的目標的具體數字。

設定雄心勃勃的利潤目標

首先，我想為今年設定一個大而多汁的利潤目標——比過去幾年邁出了重要的一步，但仍然是一個可以實現的數字。

接下來，將利潤目標轉化為預算。我可能會從預測一個激進但可能的銷售目標開始。然後，我可能會預測每個主要業務類別的總費用目標。我會更詳細地查看銷售情況，例如按類別、預計數量、定價和/或客戶，看看我是否可以切實實現我的銷售目標。然後，我會詳細查看每個類別中的費用，看看我是否認為這些符合我的銷售目標。

在這一點上，我可能會認為我最初的大而豐厚的利潤目標過於激進，我會改為將其調回一個更現實的數額。

在可能調整我的利潤目標之後，我會為一年中的每個月創建損益表，這基本上是預計的損益表。我還會為年底制定資產負債表目標——如果業務特別複雜，或者如果你有一家銀行堅持這樣做，我會為一年中的每個月創建資產負債表形式。

對於現金流緊張的企業，我會每年和每月創建現金流量預測。我會創建一個年度現金流量形式，以及每月現金流量形式。

在每個月底，將您的備考損益表與您的實際損益表進行比較，並深入檢查這些數字。許多小企業的趨勢是推遲這項任務，甚至推遲到它變得毫無意義的地步。例如，如果您直到 2 月的第三週才開始檢查 1 月的實際損益表，那麼您的觀察結果將為時已晚，無法對 2 月產生影響。

如果你自己編制損益表，你和我都知道你有一百萬件事情要做，因此有一百萬個理由不去評估你的月度損益表。這是一個大錯誤。同樣，如果您的員工中有一個人被指派負責編制月度損益表，那麼他們很可能還有許多其他任務要完成，並且會給您提供很多理由說明為什麼他們需要完成一項、兩項甚至三項工作幾週來解決這個問題。

一旦您獲得了當月的實際損益表，請將其加載到電子表格中，以便您可以將其與您的備考損益表進行比較。接下來，您創建一個方差分析，它基本上只是每個項目的實際金額和預估金額之間的數值差異。

例子：

一月銷量：
實際 $3,450
備考 $3,500
差異 - 50 美元。

我看方差分析的第一件事是銷售是否關閉以及為什麼會這樣。然後我開始思考我可以做出哪些改變來促進接下來幾個月的銷售。特定客戶的購買量是否少於去年？有沒有表現不佳的產品線？

接下來，我將查看總體費用類別。例如，如果我在 Facebook 廣告上的支出比預算多 50%，但我的總營銷成本仍在預算之內，而且我正在達到我的銷售目標，那麼我就不會太擔心。另一方面，如果營銷成本超出預算 20%，而且我懷疑這種趨勢可能會在下個月持續下去，那麼我會考慮快速做出改變。

傳統的商業慣例會建議您在每個月底創建一個實際的資產負債表。但是，創建實際（或形式）資產負債表需要花費大量時間，尤其是在您有庫存或應收賬款的情況下。我會考慮走捷徑而不是創建每月資產負債表，除非您的業務情況確實需要這種方法（如果您從銀行借錢，他們可能需要每月資產負債表）。

無論如何，您需要創建年度資產負債表。如果您有除獨資企業以外的任何業務，稅務機關將要求您提供。即使您擁有獨資企業，您也應該創建資產負債表，儘管從技術上講，該企業沒有與您的個人資產負債表不同的資產負債表。

資產負債表將為您提供企業財務狀況的快照。例如，資產負債表可以讓您快速比較企業的總債務與淨資產。

通過現金流量形式，您可以提前預測您的現金用途和來源，以幫助確定您是否正面臨現金流危機。為什麼這個這麼重要？許多小企業只是在遊戲後期才意識到他們正走向現金流危機。因此，他們必須大幅削減開支以求生存。

另一方面，創建和使用現金流量形式的企業可以積極主動地採取更早且不那麼激烈的行動來避免危機。

備考損益表、資產負債表和現金流當然只是預測——在現實世界中，結果總是會有所不同。

但是，要問自己的問題是：我真的了解我的備考損益表和我的實際損益表之間的差異（差異）嗎？差異真的很大嗎？我應該考慮做出改變還是只是“噪音”？

例如，如果我的銷售額比我的備考預測低 20%，而且我想不出任何辦法來提高它們，那麼我將在今年剩下的時間裡完全削減開支並完全重做我的備考收入報表。

另一方面，如果我的費用或銷售額有點高或低，那麼我可能會在心裡記下自己並告訴我的團隊我想做的適度改變，但不會花費時間和精力重做備考損益表。

最後，到了年底，即使你沒有達到確切的大利潤目標，但你在附近的某個地方，你也應該拍拍自己的背，讚美你的團隊，慶祝一下！所有這三件事都是我自己容易忘記做的事情。

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