使用自動應答系統的完整指南

作為企業主，提高客戶滿意度對您的成功至關重要。 實現這一目標的一種方法是實施稱為自動助理的自動應答系統。 這種基於電話的系統可以處理大量電話，將它們轉接至相應的部門或個人，無需現場接待員。 這使其成為在傳統時間以外運營的企業的有效解決方案。

在提高客戶滿意度方面，公司通常會採取各種措施來實現這一目標。 然而，當面對大量客戶請求、疑慮和投訴時，可能很難跟上進度。 幸運的是，在自動化的幫助下，現在可以使用自動應答系統充當客戶服務代表並代表您處理所有客戶查詢。

自動應答系統可以通過幫助您發展業務、管理客戶關係和簡化流程來補充接待員的角色。 它們不能取代對人類接待員的需求。 它充當數字接待員，全天候 24/7 處理所有客戶查詢。 這消除了錯過電話或錯過消息的擔憂，因為該服務將代表您處理所有事情。 本指南全面概述了您需要了解的有關自動應答服務的所有信息。

使用自動應答系統的過程是怎樣的？它們是如何運作的？ 本指南將為初學者提供基本的了解。

什麼是自動應答服務？
自動應答服務如何運作？
什麼是呼叫轉移？
自動應答服務的好處
使用自動應答服務的不同部門

什麼是自動應答服務？

幾家公司都有現場接線員接聽電話並記錄重要的客戶信息。 這些公司通常依賴自動應答服務，當接線員忙於其他任務時，自動應答服務會接聽電話。

自動應答服務非常適合經常接聽重要電話但無法親自接聽每個電話的個人。 簡而言之，自動應答服務可替代傳統應答服務，處理客戶請求和查詢並提供及時響應，而無需讓客戶等待。

自動應答服務是一種管理呼入電話的工具，而不是主要處理呼出電話的自動呼叫服務。 它利用先進的人工智能技術為客戶提供自助服務選項，使他們能夠快速收到對他們的請求或查詢的答复，而無需等待。 這使其成為接聽大量重要電話的個人或企業的理想解決方案。

自動應答服務如何運作？

可以定制自動應答服務以滿足您的業務需求。 無論您是需要接受付款、將呼叫路由到不同的團隊，還是執行其他任務，自動應答服務都可以為您處理。

換句話說，自動應答服務是一個數字接待員，可以代表您接聽電話，將客戶引導至相關部門，或通過一系列菜單引導他們。 自動應答服務通常以三種不同的方式工作

• 使用您現有的電話號碼代您接聽電話
• 播放根據您的業務需求量身定制的預先錄製的問候語
• 通過一系列菜單引導客戶並詢問他們的意圖並收集所有相關信息

自動應答服務可以收集大量信息，將其傳送給用戶，然後將呼叫者引導至適當的部門。 此外，應答服務還可以使用呼叫轉移功能來管理大量呼叫。

什麼是呼叫轉移？

顧名思義，呼叫轉移是一種交互式語音響應 (IVR) 功能，當特定端點忙時，它會自動將呼叫從一個點重定向到另一個點。 它是呼叫轉移的多種形式之一。

自動應答服務可以量身定制，以滿足您的業務需求和每個客戶的需求。 在接聽服務方面，每次您接到電話時，都會直接轉接到接線員，然後接線員會詢問來電者/客戶的姓名和來電性質。

一旦操作員獲得信息，他們將檢查客戶是否在他們的數據庫中有記錄。 如果找到匹配項，則運營商會將客戶路由到適當的一方。 如果沒有查到客戶記錄，接線員會將客戶留言記錄下來，然後通過短信或郵件的方式傳達給客戶。

自動應答服務的好處

除了為您節省高昂的客戶服務成本，並改善客戶服務。 自動應答服務有幾個好處，例如

專業影像

根據您的業務需求，您可以定制您的接聽服務，以確保所有的答复都是及時的，並提升公司的專業形象。

量身定制的接聽服務

自動應答服務可用於多種目的，例如接收付款、安排約會、記錄客戶請求/投訴、處理查詢等。

節省運營成本

自動應答服務充當數字接待員，代表您收集所有客戶信息，消除對中間人或代理人的需要，最終降低客戶成本。

最少未接來電

並非每個電話都需要代理人在場。 自動應答服務可以通過優先處理重要電話和節省時間來提供幫助。

等待時間預期/隊列管理

排隊等候的客戶需要知道在他們的請求得到解決之前他們將等待多長時間。 自動應答服務可以為更好的隊列管理提供等待時間預期。

簡單和精確

自動應答服務可以通過詢問幾個簡單的問題將客戶直接連接到適當的代理或部門。

多個路由選項

許多現代應答服務有多個路由選項，可以減少客戶等待時間。 這允許客戶繞過隊列並直接與指定的代理交談以解決他們的問題。

24/7 客戶服務

自動應答服務可讓您的企業全天候 24/7 可用，為客戶提供跨越所有時區的客戶服務。

增加銷售機會

自動應答機有利於小型企業主和大型企業改善和增加銷售額。 可以創建定制的應答消息，以便在客戶來電時為他們提供最新的優惠和產品更新。

使用自動應答服務的不同部門

正如我們在本文前面提到的，無論您是小企業主還是擁有大型企業，擁有自動應答服務都將幫助您的企業發展壯大。

各種規模和規模的企業都可以利用自動應答服務帶來的好處來節省時間並降低運營商成本。 此外，這些服務非常適合 24/7 全天候運營、資源有限和/或擁有國際客戶的企業。

此外，自動應答服務在很大程度上取決於企業提供的服務類型。 根據所提供的服務，您可以在以下地方找到最常用的自動應答服務。

MSME ：中小型和微型企業 (MSME) 是一些最喜歡自動應答服務的最佳企業。 儘管通話量可能會減少，但他們仍然可以獲得與接聽服務相關的好處

HVAC 服務： HVAC 服務，例如水管工，通常會在標準工作時間以外接到電話。 這就是主動服務可以派上用場的地方。 自動應答服務可以記下查詢和重要消息。

成長/轉型業務：處於轉型或更新邊緣的企業也傾向於使用靈活且可以適應其不斷增長的業務需求的應答服務

房地產： 房地產通常發生在工作之外和現場。 這時，房地產專業人士需要有人在辦公室接聽客戶的來電和查詢。 這是定制的自動應答服務派上用場的地方

醫療和牙科辦公室：由於嚴格的 HIPAA 規定，醫療和牙科服務提供商在通過電話記錄客戶信息時必須嚴格遵守。 在這裡，您可以根據 HIPAA 法律自定義應答服務，以確保客戶信息的安全

保險公司：保險業從業人員與房地產業從業人員一樣，傾向於在零時工作以更好地配合客戶的日程安排。 因此，在這種情況下，即使是下班後的電話也同樣重要。 設置自動呼叫應答服務將有助於接聽這些電話並為潛在客戶提供他們想要的信息。

水療中心和沙龍：與過去的美好時光不同，現代水療中心和沙龍需要您提前預約。 設置答錄機並對其進行自定義將幫助客戶輕鬆進行預約。

簡而言之，擁有自動應答服務對於擁有多個運營區域的企業來說是一個很好的選擇。 因此，如果您的企業在不同地區開展業務，那麼擁有接聽服務將極大地支持您的業務發展。

結論

自動應答服務可以補充呼叫中心的傳統座席，並以多種方式幫助您發展業務。 通過自動應答服務，您可以擁有 24/7 全天候服務的數字接待員來處理所有客戶查詢。 這使得企業擁有自動接聽服務變得更加重要，以確保他們不會錯過任何重要電話，即使他們不在現場接聽電話也是如此。 借助自動接聽服務，企業可以確保所有來電都能得到及時有效的接聽，無論何時何地。

通過自動應答服務，您可以改善客戶服務、提高工作效率並簡化業務溝通。 它還可以幫助您節省運營成本、時間和人力資源，並為您提供全天候 24 小時的專業數字化服務。

常問問題

什麼是 IVR 撥號器？

IVR 撥號器是一種自動撥號器，它從給定的數據庫中撥打號碼並在連接時播放 IVR（交互式語音響應）消息。

什麼是自動應答系統？

自動應答系統允許您的聯絡中心在沒有客戶服務代理在線的情況下接聽電話。 自動電話答錄機使用自助服務和高級自動化 AI 來接聽電話，而不是您的團隊接聽電話。

自動語音應答系統的功能是什麼？

交互式語音響應是一種自動電話系統，它將預先錄製的消息或文本到語音技術與雙音多頻 (DTMF) 接口相結合來吸引呼叫者，使他們能夠在沒有現場代理的情況下提供和訪問信息。