用於更好的項目管理的 10 種圖表和圖表

文章註意：本文“用於更好的項目管理的 10 種圖表和圖表”首次發佈於 2018 年 12 月 1 日。我們最後一次更新本文是在 2023 年 2 月 7 日，以提供最新信息。

項目經理是任何組織中的關鍵角色。 即使是輕微的溝通不暢或缺乏協調也會對項目的成功率產生災難性的影響。 令人驚訝的是，許多公司都在努力保持他們的項目無縫運行。 這使項目管理成為所有組織都可以從中受益的寶貴技能！

項目管理絕非易事。 在評估潛在風險的同時處理過多的資源、截止日期、里程碑和預算點需要高度關注和對細節的堅定關注。 即使是最成功的組織也很難長期保持這些品質！ 對於旨在成功交付項目的項目管理團隊，在管理所有相關因素時保持警惕是值得的。

有效的項目管理需要精明的方法和經過驗證的工具的使用。 通過精通使用描述每個組件如何一起流動以創建有組織的系統的相關圖表、圖形和圖表，可以減輕初始階段規劃中的許多挑戰。 採取這些步驟實現更智能的工作將有助於確保整個企業的進展順利進行！

這裡有 10 種圖表和圖表，可以更好地管理項目。

為您推薦：如何為您的小型企業進行 SWOT 分析？

1.SWOT分析

圖片來源：commons.wikimedia.org。

SWOT 分析是必不可少的工具。 它為利益相關者提供了有關項目優勢和劣勢以及潛在機會或威脅的寶貴見解。 它全面概述了手頭的任務。 這使項目經理能夠有效地規劃他們的資源以滿足需求。 憑藉其有效的四管齊下的方法——優勢、劣勢、機會和威脅——SWOT 可以成為您準備成功時最強大的盟友！

借助 SWOT 分析的力量，項目經理可以更上一層樓。 他們可以發現競爭對手在做什麼，並微調策略以獲得更好的性能。 這是在整體管理和單個任務中取得成功的簡單方法。 這使團隊能夠更聰明地工作，並取得令人難以置信的成果！

2. 甘特圖

圖片來源：commons.wikimedia.org。

甘特圖是項目管理的寶貴工具。 它們清楚地說明了給定項目中涉及的各種任務和階段。 這使利益相關者能夠快速了解複雜的項目。 通過顯示這些時間線內的任務相關性，甘特圖還使管理人員能夠準確估計每項活動完成前可能需要多長時間，以便更輕鬆地成功執行。

對於具有多個任務和管理流程的複雜項目，甘特圖可以幫助項目經理保持正軌。 這些圖表是監控結果、加強團隊之間的溝通、準確確定截止日期以及最大限度地提高效率以獲得成功結果的有效方式。 為了獲得更清晰的想法，您可以在此處查看一些甘特圖模板。

3. 圖表

圖片來源：commons.wikimedia.org。

PERT 圖（即項目評估審查技術）由美國海軍於 1950 年代開發，為評估項目完成情況提供了有用的工具。 部署此技術允許將單個模塊分解為獨特的任務。 這有助於確定必要的步驟，以更好地理解任何給定任務的進展——使團隊能夠更有效地實現目標！

PERT 圖為項目經理提供了一個強大的工具來幫助最大限度地提高效率。 通過清楚地概述任務的範圍，這些圖表使用戶能夠有效地管理複雜的活動並衡量每項任務應該花費多長時間，同時區分關鍵和非關鍵項目。 此外，PERT 通過突出並行活動并快速確定完成所需的最短時間來簡化流程。 這使其成為全球組織的寶貴資產。

4.帕累托圖

圖片來源：commons.wikimedia.org。

在做出決策時，項目經理通常依靠簡單的圖表來快速準確地理解數據。 雖然在許多情況下都有效，但有時所提供的信息可能不足以做出成功的決策。 輸入帕累托圖 - 一種強大的工具，可以幫助業務專業人員獲得艱難選擇所需的所有見解！

帕累托圖是項目管理的寶貴工具，它結合條形圖和折線圖以提供對六西格碼分析進度的關鍵洞察。 通過其全面的視覺表示，它可以在參與特定工作的不同團隊之間進行有效溝通——為他們提供準確的信息，以便他們做出明智的決定。

您可能喜歡： Monday.com 的團隊管理軟件 – 功能回顧。

5. 因果圖

圖片來源：commons.wikimedia.org。

因果圖，或眾所周知的魚骨圖，提供了一種有用的方法來識別問題背後的可能原因。 它將每個潛在原因分解為單獨的類別，以便在項目環境中快速輕鬆地查明任何潛在的根本問題。

確定問題的根本原因可能很棘手，尤其是在與團隊收集想法時。 幸運的是，有一種簡單的方法可以可視化和組織所有的頭腦風暴會議——因果圖！ 該工具提供了對問題的洞察力，因此可以迅速出現有效的解決方案，而不會浪費時間和精力。

6.控製圖

圖片來源：commons.wikimedia.org。

作為一種強大的質量控制工具，控製圖（通常稱為過程行為圖）為項目經理提供了對任何給定過程中變化的寶貴洞察力。 通過隨著時間的推移徹底分析此圖表，可以快速識別和糾正潛在問題，以實現性能的最大效率。 這使得主動將流程保持在最佳水平成為可能。 這確保了各地的企業都在朝著成功的方向前進！

控製圖是通過測量進度績效指數 (SPI) 和成本績效指數 (CPI) 來監控項目成功的有用工具。 通過這種可視化，您可以輕鬆準確地確定過程穩定性。 您可以在此處了解有關如何創建控製圖的更多信息。

7.矩陣圖

圖片來源：commons.wikimedia.org。

矩陣圖是維持高標準質量管理的寶貴工具。 通過在網格上繪製不同數據組之間的關係，這些圖表為複雜的流程和任務提供了直觀的清晰度。 從簡單的工作流到復雜的多對多關係，矩陣圖使組織能夠更好地了解其內部運作。 這使得它們在任何組織的武器庫中都是必不可少的，以防止不合格的性能。

矩陣圖是一種有效的工具，可以輕鬆比較多達四組信息。 這種比較可用於決策制定，提供一種結構化方法，有助於可視化數據組之間的關係及其對任何給定任務的影響。 存在各種類型的矩陣圖，包括概率矩陣、上下文圖和影響分析。 所有這些都旨在幫助更深入地了解趨勢。

8.流程圖

圖片來源：es.m.wikipedia.org。

項目經理努力尋找優化項目效率的實用方法，而流程圖在這方面是一個很好的工具。 它們提供了與特定項目相關的目標、活動和結果的有見地的視覺表示——從而改進了流程管理和整體效率！

流程圖為促進項目管理中的基本溝通提供了視覺輔助。 流程圖採用創新設計，使用箭頭形圖形標記順序方向，幫助專業人員更有效地規劃即將發生的事件或任務。

流程圖提供了一種組織和充分利用時間的好方法。 通過將它們與甘特圖結合使用，可以根據時間表要求制定明確的計劃和委派任務，從而更有效地管理複雜的項目。 您可以在此處查看如何創建基本流程圖。

9. 工作——分解結構

圖片來源：www.flickr.com。

每個成功的項目都依賴於將復雜任務分解為更簡單、更易於管理的組件的能力。 工作分解結構 (WBS) 通過提供清晰的框架來理解和執行項目，幫助團隊實現這一目標。 通過將大目標分解為子任務，WBS 可以清楚地概述完成任何任務所需的複雜細節。 這總能為您提供關鍵的領先優勢！

WBS 是一種高效的項目管理工具，提供有組織的任務層次結構以優化資源利用率和最大化生產力。 通過概述工作範圍並將其分解為可管理的部分，WBS 提供了一個結構，用於創建對成功完成至關重要的關聯時間表和依賴關係。

10. 時間表

圖片來源：en.wikipedia.org。

使用時間線計劃表簡化項目協作！ 這個直觀的工具以有條理且易於理解的視覺格式顯示複雜的信息，使團隊能夠及時了解項目的最新狀態。 任何變化？ 沒問題 - 只需更新圖表即可實時跟踪可交付成果並即時了解時間線變更。

創建時間表計劃表是任何項目的重要組成部分。 這允許管理人員在保持任務組織和同步的同時概述截止日期。 通過這個詳細的工具，可以很容易地定義正在進行的項目或未來的項目。 這是毫不拖延地概述期望的完美方式！ 您可以查看事件時間線模板的示例以獲得更清晰的概念。

您可能還喜歡： EMERGE App Review——批發商最好的庫存管理軟件之一。

最後的話

項目經理依靠各種不同的可視化數據表示在每個階段有效地領導項目。 這些圖表和圖表有兩種主要類型； 那些制定流程的，以及那些提供有關各個任務的詳細信息的。 通過直觀地表示信息，項目管理圖表簡化了複雜的數據集，使團隊更容易快速理解它們——提供成功所需的洞察力！

項目經理可以使用這些圖表來簡要了解他們的項目並儘早發現問題。 這有助於他們設定可實現的時間表，保持所需的質量標準，並最終以最高效率交付成功的項目。

項目管理的成功取決於適當的規劃。 沒有它，即使是小項目也會很快變得難以管理，從而導致代價高昂的時間和資源損失。 為了降低風險並在整個項目期間保持井井有條，聰明的經理會使用圖表和圖表作為視覺輔助工具，同時為進度跟踪設置切合實際的目標和里程碑。 通過事先採取這些預防措施，在完成手頭任務的過程中會出現更少的意外！