十大虛擬數據室軟件

重要文件在任何行業都是必需品。 人們寫下關鍵細節、合併電子表格並創建公司結構不可或缺的文件。 所有這些文件都需要存儲在某個地方。 直到最近，企業還在使用物理數據室來存儲最重要的公司文件。

為什麼要選擇虛擬數據室服務？

物理數據室不是最安全的文檔存儲空間； 人們經常犯錯誤。 在管理高度敏感的文檔時，這必然會發生。 更不用說租用場地和僱用員工的額外費用了。

這就是發明虛擬數據室的原因。 結合最新的安全改進和銀行級加密，虛擬數據室軟件是您文檔存儲的最佳選擇。

“無論行業或公司規模如何，使用此工具都有優勢。 傳統存儲和文件共享程序的功能有限。 背景和關鍵業務需求預測使數字數據室創建者成為技術最先進的人。” – 正如 Dataroom-providers.org 在他們最近的一篇博客文章中所說明的那樣。

但是虛擬數據室應該具備哪些主要功能，市場上最好的 10 家數據室提供商是哪些？

選擇虛擬數據室提供商之前需要考慮的 10 件事

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1. 虛擬數據室是為誰準備的？

在選擇虛擬數據室供應商之前，您需要問問自己該軟件對您的公司有哪些用例。 您的同事是否具備足夠的技術素養來使用這種技術，或者培訓他們是否會產生額外費用？

看看您當前的需求是什麼，並嘗試問自己有關存儲、預算以及允許使用引入您公司的新軟件解決方案的人員的問題。

2. 你最期待的事情是什麼？

您是否希望在虛擬數據室中擁有一項特殊功能，使公司的生活更加愉快？ 或者您可能希望減少功能，因為您不想為產品多付錢？

這些都是您在選擇虛擬數據室之前應該問自己的可行問題。

3.錢是問題嗎？

在檢查行業報價之前，您需要查看資產負債表並問問自己是否有足夠的資金在您的業務往來中使用這個額外的軟件解決方案。

虛擬數據室的價格因提供商而異，因此應該可以找到既滿足您的需求又不會影響您的預算的解決方案。

4. 安全

由於該空間旨在存放您企業中最重要的文件，因此它應該擁有令人難以置信的安全功能。 了解該服務的認證，以及您可以使用哪些類型的安全管理工具。

5.權限管理

內置的安全功能對於虛擬數據室的完整性很重要，但是決定是否允許某人訪問特定文件的能力為您的虛擬數據室防禦增加了另一層。 它不僅有助於控制誰可以看到什麼，還支持與外部各方共享文檔。

6.分析

處理一個文件所花費的時間，以及更多的統計數據都可以在虛擬數據室軟件中獲得。 由於它處於完全數字化的環境中，您可以跟踪空間中發生的所有小事件。

7. 看看外面有什麼

進行一些搜索，找到您可以使用的內容，並使用我們的列表查看該行業排名前 10 的虛擬數據室提供商。 查看它們的描述，通讀它們的特性，並對您實際使用的工具數量以及它們採用的安全類型做出明智的決定。

8.看看別人怎麼說

查看有關產品的評論和閱讀評論只是尋找滿足您所有需求的虛擬數據室的過程中的另一個步驟。 人們實際使用該產品，並講述他們對此事的看法非常重要。 這說明了您可能需要的產品的真實用例。

9. 直接與供應商交談

雖然您可能會通過自己的研究來回答其中的大部分問題，但有些問題可能只能由提供者直接回答。 要確定報價是否符合您的業務目標，請直接與他們聯繫並討論他們的解決方案。 然後您將體驗他們的支持質量，以及他們如何對待潛在客戶。 通過簡單的電話交談可以了解很多信息。

10. 使用免費試用

幾乎所有的虛擬數據室提供商都為潛在客戶提供免費試用。 除了閱讀所有可用材料並與客戶服務交談之外，您還可以通過親自試用產品獲得更多收益。 檢查您的業務所針對的提供商是否有這種可能性。

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十大虛擬數據室軟件選項

在您回答了這些問題並認真思考您希望從虛擬數據室提供商那裡得到什麼後，有許多不同的軟件解決方案可供選擇。 在選擇適合您業務需求的解決方案之前，您需要先對數據室進行比較。

為了讓您的生活更輕鬆，我們選擇了排名前 10 位的虛擬數據室提供商列入我們的名單。

1.iDeals

iDeals 提供的虛擬數據解決方案面向希望將其工作流程集成到虛擬數據室環境中的人們。 通過使用服務客戶可用的多種管理工具，他們不僅可以自定義空間，還可以在可訪問的軟件解決方案界面中創建詳細的報告。

2. 臥室

這個虛擬數據室的高度可定制性反映在它的定價中。 您需要的工具越少，您支付的費用就越少。 Drooms 總部位於德國，以合理的價格為用戶提供優質工具。 如果模塊化對您的業務很重要，那麼這將是值得考慮的完美虛擬數據室。

3.內部鏈接

如果您正在尋找一種在虛擬數據室空間中使用最新技術的工具，Intralinks 就是您能找到的地方。 使用 AI 功能來輔助文件管理過程，這家虛擬數據室提供商為各種業務交易提供了強大的支持。 通過使用 AI，您還將獲得大量您可能會錯過的統計數據。

4.數據站點

各種複雜的交易都可以在 Datasite 產品的幫助下得到解決。 它由 Merrill Corporation 創建，與公司提供的所有其他服務聯繫在一起，如諮詢、內容管理以及有助於公司業務處理的一切。

5.交易室

Dealroom 是更昂貴的虛擬數據室解決方案之一。 但由於其定價，客戶可以使用精心設計的工具來處理併購交易的每個部分。 這個虛擬數據室的創建者會引導您完成從開始到結束的整個過程，確保所有文件都是安全的，並且只有需要訪問權限的人才能訪問。

6. 數字化

小企業可能無法支付大公司的虛擬數據室計劃。 但他們可能負擔得起 Digify 的計劃。 該解決方案是一個基本的虛擬房間，可幫助初創公司和小型公司確保文件安全。 如果需要與第三方共享文件，這也是可以的。

7.安薩拉達

其他虛擬數據室之一已經在其軟件解決方案中使用了人工智能。 通過從文件管理到報告創建等精心設計的工具，Ansarada 能夠為併購交易的發生創造環境。 該解決方案的一大優點是其易於訪問的界面。 它甚至允許該解決方案的文化程度較低的用戶從中受益。

8.思傑

Citrix 專注於幫助公司已經建立的工作流程。 使用他們的軟件解決方案，管理文件流真的很容易。 您可以添加整個併購業務交易所需的必要安全級別。

9. 安全文檔

另一個具有基本功能但價格合適的小型公司和麵向個人的虛擬數據室。 SecureDocs 可以為您提供基本工具，讓您在安全且可訪問的空間內完成交易。 負擔能力是業務早期階段的一個重要因素，SecureDocs 意識到了這一點。

10. 豐茂

Firmex 以在其虛擬數據室服務中採用特殊安全措施而聞名。 通過他們對安全性和客戶需求的詳細方法，他們創建了一個軟件解決方案，即使是最苛刻的業務需求也能滿足。

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結論

虛擬數據室是幫助您管理和組織對您的業務運營很重要的文件的工具。 與舊的物理數據室相比，這種虛擬環境在定價方面具有更大的靈活性，並具有更高的安全性和可訪問性因素。 按照我們的列表並查看供應商，您將找到您的業務所需的解決方案。