商務會議 101 – 召開有效會議的 7 個技巧

儘管會議是我們日常互動的一部分，但我們永遠不知道它們可能是什麼，一個超級高效的會議，或者只是另一個無用且浪費我們時間的會議。 會議可以讓你完成很多工作或完成許多會議並聲稱你沒有完成任何事情！ 畢竟，你不能說你從未參加過糟糕的會議。 也許您只是其中之一，或者您還記得您參加的會議進展不順利或開始良好而結束時很糟糕。 開會的人遲到了嗎？ 還是他們沒有註意？ 有很多問題需要回答，但在本文中，我們將進一步討論如何避免這些小錯誤並通過以下步驟進行有效的會議。

召開有效會議的 7 個技巧

你需要開會嗎？

如果您的團隊或其他公司成員不願意參加您的會議，他們可能會覺得您的會議沒有必要。 當這種情況發生時，你不僅在浪費別人的時間，而且也在浪費自己的時間。 但是，您何時知道必須召開會議？ 首先，您有沒有坐下來思考您的業務情況如何？ 如果沒有，請安排一些獨自思考的時間——只為自己。 即使您必須安排會議，您仍然可以稍後再安排。

您無需花很多心思就能知道您的業務在哪裡。 相反，你可以試著坐下來至少 10 分鐘，想一想你是否可以自己處理所有事情。 然後，如果您需要參加會議的人的外部干擾，請發送電子郵件並在之後安排會議。 畢竟，借助在線會議的力量，您不必面對面安排會議； 他們可以在線。

計劃和組織您的有效會議

所有會議都需要以某種方式組織，因此確保您發布您的目標和議程，即使它包含一些要點。 為您選擇一個合適的時間範圍，並確保它適合您的參與者。 另外，請記住您要避免長時間的會議。 它們更難適應人們的日程安排，並且會佔用大量時間。

最重要的是，會議應該多長時間沒有理想的時間，因為您可能永遠不知道某人的日程安排有多忙，而持續時間將取決於商務會議的總體目的。 但是，據統計，會議的一般規則應該是不超過 60 分鐘，應該在 15 到 30 分鐘之間。

或者，您可以與參與者深入討論時間安排。 如果時間很緊，試著舉行一次較短的會議，如果他們比較空閒，就舉行一次長達一小時的會議。

此外，每當您看到自己舉行的會議時間較短時，您就可以開始向趕時間的每個人分發名片。 名片印刷服務讓您可以做到這一點，因此您可以讓每個人都參與到他們在會議結束後可能遇到的任何問題，尤其是在他們趕時間的時候。

設定議程

您會驚訝地發現有多少會議實際上是毫無目的地開始的，而這正是參與者加入的動力不足的地方。 會議議程可以總結在白板甚至講義上，然後在白板上進行討論。 但是，在會議開始之前，每個人都應該知道他們為什麼在哪裡，以及整個會議的目的。

議程將指導對話並確保會議不會偏離主題。 所以，如果你在會議開始之前就安排好了議程，那麼每個人都會從一開始就知道會發生什麼。 如果沒有設置議程，大多數商務專業人士都不會喜歡參加會議。 事實上，根據一項研究，大多數商業專業人士都認為，如果沒有議程，會議很快就會變得混亂。 畢竟，沒有人願意參加會議討論他們昨天的所作所為！

決定你應該多久召開一次有效的會議

會議背後有兩個重要原因，要么是為了獲得動力，要么是為了改變業務運作的過程。 通過改變路線，我們的意思是鼓勵計劃會議、談判、任何緊急會議等等。 為了保持勢頭，您還需要定期舉行會議，但您需要多久舉行一次？ 經常開會不是一個聰明的主意，而且可能只是浪費時間。 另一方面，不夠滿足不是一個好主意，評估和改進只是事後的想法。

總的來說，沒有理由每天都開會，但每週開一兩次會是理想的選擇。 例如，根據 Mark Zuckenberg 的說法，每週開會對於保持公司的高績效水平至關重要。 此外，只要有新員工，最好每天見面，直到他們知道自己的路線。 此外，如果您對此感到困惑，您可以提出以下問題，以更好地評估您需要召開多少次會議：

• 會議緊急嗎？ 每天都這樣做。
• 會議重要但不緊急？ 定期見面，但不是每天。
• 會議是否緊急但沒那麼重要？ 一次性開會。
• 你的會議不重要或不緊急嗎？ 根本不開會； 只需發送電子郵件。

明智地選擇你的觀眾是誰

在整個團隊中共享信息並讓每個人都充分參與是一個絕妙的主意。 儘管如此，您還需要考慮會議對生產力水平和預算的影響。 但是，假設您想減少會議出席率。 在這種情況下，您可以考慮使用協作項目管理工具，讓您的整個團隊查看他們自己的任務如何影響項目的進度。 這可以幫助您節省時間，無需更新員工的進度水平。 例如，您可以考慮使用的一些協作項目管理工具是：

• 特雷羅
• 專案經理
• 吉拉
• 寫
• Monday.com 等

準時

正如我們前面提到的，參加會議的每個人都可能沒有太多時間。 這就是為什麼在時間方面你需要非常準時。 例如，如果會議在上午 10:00 開始，請不要推遲一分鐘，甚至不要在設置的結束時間之後結束。 時間就是金錢，每個人都在等待猜測會議何時開始，這是一個大問題，也是一種資源浪費。 畢竟，如果有人想準時，他們會的。

世界各地的專業人士都尊重時間高於一切。 例如，如果你坐下來和比爾蓋茨談話，他只給你五分鐘，如果你需要延長時間，他會再設置一個五分鐘的計時器。 世界上最成功的人都準時進行時間管理，尤其是在開會時。

此外，結束時間與開始時間一樣重要。 如果您有在結束時間之後完成的習慣，大多數人會知道您不准時並且不認真對待您的會議。 簡而言之，你來這裡不是為了浪費任何人的時間，包括你自己的時間。

不要忘記保持良好的態度

沒有人願意參加一個組織文化不好的會議，這包括態度不好等等。 在開會時，您可以採取以下措施來表現出良好的行為：

• 準時（準時）
• 密切關注別人要說的話
• 多聽多說
• 積極向上
• 承擔責任
• 尊重他人的存在
• 不為任何事責備他人

通過執行以下操作，您可以在會議中保持積極的環境，並避免與會議中的其他參與者發生任何衝突。 畢竟，每個人都想和一個積極向上、精力充沛的人在一起。

有效的會議——總結

好吧，這就是運行有效會議的七個技巧。 希望您清楚地了解您可以做些什麼來在您的企業中舉辦更好的會議。 許多人會參加會議，甚至不知道他們為什麼參加會議。 這絕對是您不希望發生的事情，因為會議的重要性在於確定組織的問題所在，並在會議結束後促進改進。 會議很重要，如果您在組織會議時找到適當的平衡，包括您自己在內的每個人都會很樂意參加。