將知識收集納入日常工作流程的提示

本週在奧斯汀舉行的 Forrester B2B 峰會（我多年來的第一次面對面活動）上，Demandbase 產品營銷副總裁 Jackie Palmer 和我聊了聊我們當前工作文化和環境固有的不便。 她告訴我，她前一天收到了我的一位同事的消息，但因為她一直在外面享用晚餐和飲料，所以她將消息打盹，以便稍後再回复。

我們在以下幾點上達成了一致：謝天謝地，我們現在還可以安排稍後發送的消息（電子郵件、Slack DM、文本等），這讓我們鬆了一口氣。 這兩項技術突破讓我們能夠在時間允許的情況下完成工作，讓忙碌的專業人士可以在這里和那裡（例如外出吃飯時）擠出幾分鐘的工作時間，而不會在任務完成時完全陷入困境比我們最初預期的要小。

檢查了一封電子郵件，但沒有時間或資源立即回复？ 將它放回隊列中或安排它在您可能擁有所需的一切時重新出現。 有想與同事分享的想法嗎？ 記下您的消息，但安排在他們確定專注於工作時將其發送到他們的收件箱。

上週，我為個人知識管理制定了一個框架，並分享了我工具箱中的一些應用程序。 這一次，我將分享一些知識獲取技術，這些技術利用技術確保正確的信息在正確的時間出現在正確的位置。 （令我震驚的是，這與我們在討論讓客戶和潛在客戶參與我們的內容時使用的語言相同。）

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所有這些工作流背後的主要思想是，對於您正在收集的每種類型的信息——一個人的聯繫信息、需要完成的任務、你想稍後找到的有見地的文章等等——你有一個端點和多個端點輸入。 因此，無論在何種情況下（緊盯著手機、在辦公桌前全神貫注、在虛擬會議中同時處理多項任務等），您都可以輕鬆地將信息發送到正確的位置，以便它可以在正確的時間浮出水面。

無處不在的形式

我是信息收集表格的忠實擁護者，因為它們在另一端為您提供了很多選擇。 您可以對數據進行切片和切塊，或者將其視為自由格式文本。

Zapier 瀏覽器擴展 + ??

Zapier 為 Chrome 提供了一個擴展程序，可讓您設置一個表單，使其顯示為您正在執行的任何操作旁邊的右側邊欄。 一個很好的用途是當我需要向我的數據庫中添加新聯繫人時，或者當我在研究我們的 MarTech 情報報告 (MIR) 時收集有關供應商的信息時。 有時，當有人通過電子郵件將我介紹給其他人時，會出現此信息。 其他時候，我從網頁上的在線研究開始這個過程。

無論如何，為了確保信息到達正確的位置，我點擊了 Chrome 的 Zapier 擴展程序，它給了我一個側邊欄，我可以在不離開該上下文的情況下從主屏幕獲取信息。 目前，我希望存儲聯繫信息並可以從一大堆不同的地方訪問，所以我使用 Zapier zap 將此類信息發送到 Google Contacts、ClickUp、Airtable 和（因為我現在正在測試它) 民間。 我輸入一次，然後單擊發送按鈕，瞧——不再有重複的數據輸入或剪切和粘貼。 它並不完美，但它有很大幫助。

獎勵：這是我的 Zapier zap 的鏈接，您可以根據自己的應用程序對其進行自定義

表格

我們要求我們在 MarTech 情報報告中涵蓋的類別中的供應商填寫表格，以對他們的公司及其在我們正在研究的技術領域的產品供應進行測驗。 這有助於確保我們向每個供應商提出相同的問題，並且對於某些類型的問題，我們可以將答案直接轉換為圖表或圖形。 問卷的最後一部分詢問他們對推動整個類別的趨勢的看法。 這些定性信息對我來說是非常有價值的信息，所以我使用 Zapier 來確保他們的答案最終出現在 Mem 中，當我概述和寫作時，我可以在那裡顯示它。

我也在內部使用這些表格。 它們有很多功能，使它們比 Zapier 瀏覽器擴展更強大，其中最重要的功能之一是使用下拉菜單、複選框和單選按鈕的能力。 這些類型的輸入確保您獲得一致的結構化數據，沒有討厭的替代或拼寫錯誤、錯別字等。

有了這些一致的數據，就可以更輕鬆地對結果數據進行切片、切塊和分析，而無需進行大量清理。 當我在 MIR 研究的早期階段收集各種類別的供應商信息時，我使用一種將數據輸入 Google Tables 或 Airtable 的表格，以便以後進行分析。 我將設置我的桌面，我在顯示器的一側​​有表格，在另一側有註定要輸入的信息。 因為我使用“軟件類別”之類的下拉字段，我可以在其中從各種選項中進行選擇，所以我以後可以並排查看該類別中的所有公司，儘管我可以在收集信息時從一個類別跳到另一個類別。

電子郵件轉發或密件抄送

作為營銷人員，您可能在電子郵件方面做了很多工作。 但是，電子郵件界面（無論設計得多麼好）都不是展示您通過電子郵件共享和接收的信息的理想場所。 因此，當您考慮在您的個人知識庫中包含哪些元素時，請確保支持將電子郵件轉發作為導入信息的一種方式。

使用 ClickUp 等一些工具，當我發送與特定任務相關的消息時，我可以密件某個電子郵件地址，並且該電子郵件（以及許多回复）將包含在任務的“評論”字段中.

錄音+AI轉錄

這是我用於虛擬會議（一定要獲得許可）、網絡研討會或活動、Twitter 聊天、播客等的東西。 錄製語音後，將其放入 Otter 或 Speak 進行自動轉錄，然後將轉錄轉儲到您的非結構化存儲庫中（確保保留原始音頻，以防自動翻譯不准確）。

稍後閱讀

我使用 Pinboard（美味的演變）來捕獲兩種信息：看起來很有希望但我目前沒有時間閱讀的文章，以及我讀過的文章我想稍後參考——例如何時我正在組裝我正在寫的東西。 如果您為“存檔”帳戶付費（39 美元/年），Pinboard 會在您已添加書籤的 URL 上保留內容的本地副本。 稍後，即使原始內容源不再在線，您也可以通過標籤或全文搜索找到相關信息。

結論

這些只是我試圖確保重要信息不會在一天中通過我的一些方法。 我希望他們能激發您的一些想法，幫助您順利完成工作流程。 我將在接下來的幾週內探索組織和展示這些信息。