增強業務流程的實用技巧

許多因素在建立蓬勃發展的業務中發揮作用，其中之一是業務流程管理。 業務流程涉及貴公司為實現特定目標而採取的步驟。 業務流程管理意味著不斷審查和增強公司的每項運營。 通過這樣做，您可以提高整體組織價值。

一旦公司擴張，它們也會變得更加複雜，在日常運營中涉及更多的人，客戶期望的變化也更大。 因此，當流程變得多變和復雜時，控制流程會變得很棘手，從而增加了企業的風險。

為了建立一個可擴展的公司並繼續前進，業務領導者需要有效地改進他們的流程。

為什麼改進業務流程對於組織的發展至關重要？

公司在當今競爭激烈的商業環境中經歷著不斷的數字化變革。 讓您的業務保持在正軌上是一項挑戰，而無效的流程可能會對您的整個業務運營產生不利影響。 只需要一個低效的流程就能對資源、利潤和產品質量產生負面影響。

以下是優化業務流程的一些好處：

• 您確保您的組織擁有一支有效的團隊和所需的技能來幫助您實現業務目標；
• 您和您的團隊變得更有效率；
• 您可以為您的客戶獲得持續的方法和輸出；
• 你的工作變得更愉快；
• 您減少了工作流程時間；
• 你減少錯誤。

組織通常會抵制變革，這在某種程度上是可以理解的，因為走出舒適區會讓人不舒服。 但事實是，除非您選擇不適，否則您無法期待成功。 您可能會發現找出改進業務流程的確切步驟具有挑戰性。 你怎麼能確定你做對了？ 幸運的是，通過參加培訓計劃，您可以培養必要的技能來領導流程開發。 通過獲得綠帶認證，您將能夠在您的公司實施流程改進項目。 您將學習如何通過識別、檢查和減少流程中的問題來增強業務流程。

增強業務流程的實用方法

映射現有流程

這是一個不費吹灰之力的步驟——在對流程進行任何更改之前，將其可視化至關重要。 流程圖可以為您提供流程工作流的可視化表示，因此，它可以讓您更好地理解和解釋它們，然後進行必要的改進。

流程的這種視角提供了流程工作流元素的詳細視角，例如負責的員工、任務、系統和工具。 這樣，您可以更輕鬆地識別對您的業務績效產生負面影響的問題。

一旦你認識到什麼是不正確的，你就可以採取行動來改進流程。

一些工具可以幫助您映射流程，例如 Lucidchart 或 Microsoft Visio。 或者，您也可以簡單地使用紙和筆——如果您不能選擇投資這種工具。

開始詢問有關流程的問題

由於您是業務領導者，因此您可能對流程的工作方式有清晰的了解。 但是，您的員工最了解您的業務流程。 因此，流程改進的下一步是向您的員工提問。 檢查您是否正確掌握了地圖的所有詳細信息。

您的員工對此的看法至關重要，因為它可以幫助您了解您可能會錯過的東西。 假設您想通過減少入職時間來增強客戶的入職流程。 由於您是領導者，因此您知道實際過程的步驟。 但是，您不知道是什麼導致了客戶入職延遲。 一旦您與項目團隊交談，您就會發現問題所在——您的銷售團隊沒有正確使用系統來更新有關新客戶的項目時間。

這些細節可能看起來微不足道，但它們對於改進您的流程策略至關重要。 了解這些細節的唯一方法是向您的員工提出正確的問題。 你應該專注於找出過程的期望結果，可以去掉的單調方面，以及他們在日常工作中遇到的問題。

檢查您的流程的當前工作流程

這可能是改進業務流程中最耗時但必不可少的步驟。 您可以使用您創建的地圖來確定工作流程中的差距和進步機會，然後製定計劃以更有效地重新設計實際流程。

問問自己是否可以通過節省金錢、時間或其他資源來降低成本，並找出哪些流程任務會導致輸出延遲。 此外，請考慮重複性且可以自動化的任務。 這些只是您可以用作創建有效流程策略的指南的一些問題。

重新制定流程以填補空白

如果您完成上述所有步驟，您將獲得足夠的數據來開始製定行動計劃。 根據您從分析中獲得的洞察力，寫下將填補流程空白並提高運營績效的更改。

與您的流程團隊合作，確定最有效的解決方案。 不要僅僅因為它看起來微不足道而忽視一個建議——它可能會產生影響。 一旦您創建了您可以實施的所有想法和更改的列表，請考慮它們將如何影響流程結果，然後根據業務影響對它們進行優先級排序。

自動化重複的流程任務

冗餘會降低生產力——就像每天吃同一頓飯一樣。 缺乏創造力會對您的員工產生負面影響。 您可以使用流程分析中的信息來評估那些重複的流程任務並找到自動化它們的方法。

自動化有助於流程工作流程並加快您的流程。 此外，它還提高了員工的生產力，因為他們可以將自己的精力用於做一些對企業更具創造性和價值的事情。

評估工作流程變更的效率

使用關鍵績效指標來監控增強流程的績效。 它們產生了什麼樣的結果，它們的效果如何？ 操作執行得更快嗎？ 錯誤減少了嗎？ 員工呢？ 他們是如何改進的？ 他們比以前更有生產力了嗎？

通過回答這些問題，您將清楚地了解您的流程改進策略如何影響您的業務。 這樣，您就會知道，您為改進流程而投入的精力和時間都是值得的。

顯然，流程改進並不止於此，您仍然需要尋找更多機會來進一步改進流程。 在瞬息萬變的世界中保持領先於競爭對手的唯一方法是不斷評估和改進您的業務。