企業主處理項目的 6 個技巧
已發表: 2022-07-04“所有權”伴隨著高度的責任感。 無論是在為成功贏得榮譽或為失敗負責的意義上。 在做出重大決定時也有一種權威感。
企業主利用項目成果。 他們還負責在實施過程中產生的成本。 項目也可以有多個所有者。 這意味著他們將分擔費用並在指導小組中有代表。
一個項目可以在沒有項目所有者的全職參與的情況下順利進行。 但對於雄心勃勃、複雜且長期運行的項目，您的參與至關重要。 您必須負責您的願景和項目的總體方向。
管理項目可能是一項艱鉅的任務。 那是因為可能會出現挑戰，您必須準備好應對它們。 例如，如果您沒有獲得項目管理認證。 您可能也擁有認證，但缺乏優秀項目所有者或經理的經驗。
請注意，在處理項目時，沒有針對每種情況的完美建議。 您的解決方案將取決於您的具體情況。 這就是為什麼您需要一份項目所有者指南來幫助您成功處理項目。
它將使您能夠根據項目的性質處理獨特的情況。 以及您組織的文化。 指南中的一系列原則將指導您的行動。
作為企業主如何處理項目
處理項目可能會非常緊張。 這是因為在設定的時間表內執行項目會帶來挑戰。
如果沒有戰略規劃和管理，項目可能會出錯。 這可能會導致您放棄您已投入大量資金的項目。 出於這個原因，您必須在投資資源之前採取預防措施。 這裡的提示將幫助您下次更好地處理您的項目。
確定項目範圍和時間表
這是項目初始階段的第一步。 這是您定義要實現的目標的地方。 設定目標並突出未包含在範圍內的點。 建議寫下所有重要的並能帶來成功的東西。 從廣泛的角度思考，以可視化您將要執行的內容。
在確定範圍時，從大處著手並縮小項目重點。 您還必須記住定義項目的時間線。 您將分配多少時間該項目以及您預計何時完成？ 這些都是在初始階段必須回答的問題。
因此，您需要估計項目中每個任務的時間。 請注意，項目的截止日期是固定的，不應更改。 最後，向利益相關者展示項目範圍以徵求他們的意見。
提供所需資源
確保有資源用於實施項目是項目所有者的工作。 因此，您必須檢查可用資源是否足夠。 評估投資、機械、人力資源和必要的設備。 這將幫助您意識到實施中可能存在的瓶頸。
您可能會意識到團隊成員需要額外的筆記本電腦。 或者利益相關者需要在會議室裡加班。 也可能是團隊成員有健康問題。 您必須能夠提供合理的解決方案。 請記住，管理缺點是您的責任。
一個例子是在項目的主要部分工作的人有意想不到的理由請假。 您必須能夠在它們的缺失影響項目執行之前替換它們。
一定要檢查團隊成員是否得到了他們需要的東西。 這將確保項目不受干擾地推進。
培訓新員工
當您僱用新員工時，工作量會暫時增加。 您將無法立即卸載任務並及時完成項目或擁有您想要的空閒時間。
那是因為即使他們是熟練的專家，他們也不會立即適應您的業務。 那是因為他們需要時間來了解業務的來龍去脈。 他們需要了解您對他們的期望。 然後，他們必須在頭腦中將拼圖拼湊在一起，以了解小塊拼圖是如何實現您的目標的。
所以不要指望他們在第一天就開始運作。 如果您的員工沒有經驗，您可以讓他們擴展知識。 您可以使用針對初學者的 Microsoft 項目培訓來幫助他們學習如何處理項目。
MS Project 培訓是為那些想要了解項目管理概念的人設計的。 它將幫助他們獨立組織和創建基本報告。
Microsoft Project 培訓課程還將幫助他們學習如何規劃和管理項目。 在培訓結束時，他們將掌握有關如何：
- 設置文件
- 跟踪進度
- 使用視圖
- 分配資源
- 創建甘特圖
跟踪花費在任務上的時間
準確記錄花在任務上的時間很重要，特別是如果您是自由職業者。 它可以幫助您了解哪些任務花費的時間最長。 這樣，您就可以找到需要改進的地方。 這對於預算也很重要，尤其是在您按小時收費的情況下。
跟踪時間也將有助於分配預算。 以及確定未來項目的範圍。 請記住，當人們在工作時，時間很容易溜走。 出於這個原因，獲得具有打卡和打卡功能的項目管理工具將是一件好事。
它還可以具有向您顯示在某項任務上花費的時間的功能。 這將對項目管理有很大幫助。
獲取會計軟件
跟踪費用將幫助您掌握現金流。 它還可以幫助您對費用進行分類，從而清楚地了解資金的去向。
您還可以使用該軟件上傳費用收據並從掃描的收據中記錄信息。 這樣可以確保您不會存儲容易丟失的紙質收據。 一個好的會計應用程序必須有一個時間表模塊。
這將幫助您根據在項目上花費的時間向客戶收費。 時間表有助於從預算時間管理項目。 它還有助於為客戶開具發票。
它將確保您不會向客戶多付或少付客戶。 項目完成後，時間表使您能夠比較實際工作時間和原始預算。 這有助於您下次更準確地計劃。
改善內部溝通
在努力實現共同目標時，您的團隊需要一個溝通的環境。 但是把它們放在一個房間裡並不是最好的方法。 我們指的是使用 Slack 等在線軟件加強溝通。
這將確保您的團隊無論身在何處都能實時溝通。 它還有助於節省時間並避免在臨時會議上浪費時間。
最後帶走
項目有截止日期。 不幸的是，在規劃和執行階段可能會出現一些挑戰。 這些挑戰可能會延遲項目的完成或讓您放棄該項目。 這些情況可能不在您的直接控制範圍內。 但我們相信這裡的技巧，如更好的溝通、時間管理等等，將幫助您下次更好地管理您的項目。 即使您不直接參與項目，作為所有者，如果您對這些點進行檢查，它也可以幫助項目成功和業務增長。