數字簿記和保存的用處

數字簿記是意大利公司自 2004 年開始實施的過程，可以說，毫無疑問，經過幾年的發展，立法變得更加成熟和清晰，確立了數字化的程序會計賬簿的整個生命週期。 選擇數字簿記在流程的效率和數字化方面提供了顯著的好處：讓我們看看如何。

適用的參考法規

電子文件的財政和民事價值及其數字維護和保存已由基本規範合法化和協調，該規範由民法典、數字管理法典（CAD – 2005 年 3 月 7 日立法令，n. 82 smi）組成)，以及歐盟個人數據保護條例“GDPR”。 此外，我們不能忘記稅收領域的特殊和部門參考規定，例如2014 年 6 月 17 日的部長令，已在稅務局的決議和回應中得到澄清。

還有一個技術法規，它由實施 CAD 的技術規則組成，即所謂的AgID 指南，它規範了電子文檔的形成、管理和保存，必須遵守。 此外，民航處規定，如果相關程序符合《指南》的規定，現行法律規定的保存和展示文件的義務被理解為通過電子文件實現所有法律目的。

但是數字化有什麼好處呢？

許多公司已經採用了數字簿記和記錄保存，因為它們提供了許多好處，如下所示：

• 減少紙張處理所需的成本和時間，從打印機和復印機的紙張和墨粉消耗到紙張檔案的管理；
• 通過自動化、簡化和減少紙張管理中的典型人為錯誤，簡化和優化操作流程，並降低文件資產損失的風險；
• 會計賬簿來源的真實性和完整性，確保在整個保留期內保持財務和會計確定性；
• 優化了對主管當局和審計機構的文件的遠程可用性、檢索、提取和展示；
• 在整個存儲期間提高安全性、透明度、可靠性和對書籍的共享訪問；
• 將電子日期確定性與經過保存過程的會計賬簿相關聯，並在歸檔包的索引上附加時間戳；
• 公司通過文件數字化採用基於環境可持續性的流程；
• 可能將公司保護經理的任務委託給專業的保護服務提供商，並將活動和保護過程外包給專業的保護服務提供商。

維護和保存階段，兩個不同的時刻

稅務局，通過相關的回應 n。 2021 年 4 月 9 日的第 236 號就賬簿和記錄的維護和保存發布了重要說明，指出符合 CAD 規定是強制性的，因此也必須確保在三個月內符合數字保存從遠程提交年度納稅申報表的截止日期開始。

原子能機構的澄清是必要的，以解釋維護和保存的概念和實現仍然不同，儘管處於連續性，也是鑑於最近對藝術的修正。 第 7 號法令第 4 條之四。 357/1994由藝術引入。 12-octies 法令法律沒有。 34/2019，將保留電子或機械系統的有效性擴展到所有賬簿和會計記錄，而無需打印，這已經適用於增值稅登記：

“[……]在任何情況下，如果在訪問、檢查或審計時沒有在紙質媒體上轉錄，在任何情況下，在任何媒體上保存任何會計登記簿都被認為是正常的同樣在上述電子系統上進行了更新，並應訴訟機構提出的要求並在他們在場的情況下印刷”。

日記賬、存貨賬簿、必須記錄資產和收入要素的輔助分錄、倉庫輔助分錄和折舊資產登記簿的保存變更未修改有關其保存的規定，具體參考 2021 年 6 月 17 日部長令管轄的與稅收相關的 IT 文件。

稅務局在其意見中的結論

原子能機構在其第 236/2021 號答復中報告的意見中澄清說，如果賬簿和記錄以電子格式保存，則為了其正常性：

1. 除非監管機構在查閱、檢查或審計期間特別要求這樣做，否則在提交相關納稅申報表的截止日期後的第三個月之前不必打印它們；
2. 根據上述 2014 年 6 月 17 日的部長令，CAD 根據第 20 號法令，必須在指定的截止日期前（提交納稅申報表的截止日期後的第三個月）以數字方式存儲它們。 82/2005 和相關實施措施，如果納稅人希望以電子格式保存它們，或者在納稅人希望採用傳統紙質存儲的情況下，它們必須實現（打印在紙上）。

外包保存過程

我們已經說過，立法允許將數字簿記活動外包給經過認證的專業保存服務提供商，這保證了保存活動交付的安全性、可靠性和質量。 此外，所有者公司的保存經理可以將全部或部分任務委託給保存人員及其保存服務經理，儘管法律責任仍由記錄所有者及其保存經理承擔。 委託行為必須表明 AgID 指南要求的參考資料和所有任務，這些任務委託給所選的保存提供者及其保存服務經理，但所有者保存手冊的準備和更新除外，該手冊仍然是不可委派的任務。

專業保存服務的目標是從維護階段到保存階段保持與計算機化分類賬相關的真實性、完整性、可靠性和易讀性的要求，並確保在整個保存期間文件的訪問、可檢索和展示。

但是數字簿記和保存的操作過程是如何運作的呢？

操作上很簡單：數字簿記在會計軟件中完成。 然後，有一個自動化流程，可以根據分類賬類型的大小和性質，以合適的格式（例如 PDF/A 或 PDF）從公司的會計軟件生成分類賬文件，並按年或月劃分。生成包含關鍵元數據的索引文件。 然後，該程序提供從公司係統到外包商提供的標准保存服務的遠程信息傳輸。 要保存的文件的傳輸或存放是通過一個安全的應用程序對話框直接與一個連接器進行的，該連接器將會計管理系統連接到保存服務。

為了完成電子記錄的保存，例如在期刊上，建議企業家或其代表根據民法第 2215 條之二附上數字簽名； 例如，這種具有自動程序的數字簽名也可以在進行合法電子歸檔的操作過程之前，以快速和透明的方式，由保存提供者的系統代理附上公司代表的數字簽名證書。 在庫存簿的情況下，上述數字簽名必須由法定代表人強制加蓋，符合藝術的規定。 《民法典》第 2217 條。

保存的操作過程完全由保存提供者管理，並根據 UNI SInCRO 11386:2020 互操作性標準，在法定期限內（提交納稅申報表的三個月內）提供保存索引的生成，關於附有保存服務負責人的數字簽名和時間戳（數據證明）。

在整個10 年的保存期間（民法第 2220 條），保存的文件和保存索引將可供檢索，可供查閱，也可用於展覽目的。

如何繳納印花稅

我們還提醒您，日記帳和庫存簿需要繳納印花稅。 要採用適當的方式繳納留存日記賬和存貨賬簿的印花稅，您需要區分上述會計賬簿是採用機械系統保存並在紙上保存，還是保存和保存。根據 AgID 指南進行數字化。 在數字簿記和存儲的情況下，以排稅為目的，藝術的規定。 必須適用 2014 年 6 月 17 日部長令第 6 條。

對於個體經營者、合夥企業、合作社、互助保險公司、財團、團體和協會，每 2,500 個註冊或其中的一部分（註冊意味著單一會計事件），在會計年度結束後的 120 天內，通過專門的遠程信息處理方式，即通過稅碼為“2501”的 F24 支付模式，稱為“賬簿、登記簿和其他相關文件的印花稅”出於稅收目的——2014 年 6 月 17 日法令第 6 條”。

決議號2007 年 7 月 9 日的 161/E闡明，對於日記帳，每筆經濟交易都代表一個單一的會計事件，以復式記賬方式記錄，無論明細行數如何。 另一方面，對於存貨賬簿，單個會計事項是指與每個單獨資產相關的登記以及說明的登記。

適當展覽的規定

關於與稅收目的相關的記錄和文件的展覽，藝術第 2 段。 上述部長法令第 5 條規定，在進行審計、控製或檢查時，電子文件必須可讀，並應要求在納稅人所在地或保存記錄的地方以紙質或電子媒體形式提供，由當事人根據藝術聲明。 增值稅法令第 35 條第 2 款 d) 項。

AGID“展示方式”指南第 4.9 段規定，在不影響現行法規規定的文件展示義務的情況下，保存系統允許授權方直接訪問，甚至是遠程訪問保存的數字對象通過根據保存手冊中描述的方法生產分發包。

是否有可能恢復過去？

是的，可以檢索以前會計年度的歷史記錄。 這是由藝術的規定所規定的。 2014 年 6 月 17 日部長令第 4 條。 為了使歷史文件非物質化，在大多數情況下，您可以通過簡單地從會計軟件中提取真實準確的 PDF/A 或 PDF 副本來生成模擬原件的計算機副本，而無需經歷昂貴和費力的過程大規模掃描的過程。

如果紙質文件原件上有印章或印章，要求納稅人通過掃描提供真實、真實的圖像副本，則無法避免掃描。 在計算機副本和圖像副本上，必須通過在單個副本文件上附加數字簽名來完成生成，這也可以通過委託給Conservator的大規模自動簽名過程來完成。 關於恢復的時間，建議按稅期有序進行，以便在當局要求的情況下進行適當的展示； 歷史文件非物質化沒有法定期限，但如果替代存儲尚未完成，則不能銷毀原始紙質文件。

結論

總之，簿記階段的完全數字化程序是一個經過驗證的操作過程，並且在意大利公司中已經相當普遍，並且受到主管當局（金融管理部門、司法部門、控制機構等）的高度讚賞。 .