設置商務電話號碼的終極指南

使用您的電話號碼撥打或接聽商務電話並不總是一個好主意。 眾多原因之一是您即使在凌晨也很容易接到商務電話，這不專業。 除非是緊急情況，否則此類電話應轉至業務熱線。

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擁有公司電話號碼有助於建立您的業務的專業性。 它使您能夠創造積極的第一印象並建立客戶對您的業務的信任。 也就是說，如果您沒有正式的商務電話號碼，最好設置一個。

了解業務是不同的並滿足不同利基市場的需求至關重要。 因此，在設置您的公司電話號碼時，選擇符合您組織要求的電話號碼至關重要。

為了幫助您，本文提供了設置公司電話號碼的指南。 繼續閱讀！

為什麼需要公司電話號碼

擁有商務電話號碼有很多好處。 除此之外，如果您出於多種原因考慮使用公司電話號碼，這將有所幫助。 它們包括以下內容：

1. 增強客戶體驗

當您擁有公司電話號碼時，您可以更輕鬆地為您的客戶和顧客創造更好、更個性化的體驗。 如果您的公司電話號碼具有虛擬接待員等功能，客戶就可以更輕鬆地找到他們正在尋找方向的人並進行查詢。

此外，您在接聽電話和介紹自己時會更加正式和專業，這與私人電話不同。 因此，您將避免說“嗨”或“你好”，這可能會讓顧客或客戶感到厭煩。 相反，您將用您的名字介紹自己，並詢問客戶您可以如何幫助他們。 這有助於建立客戶忠誠度和品牌聲譽。

此外，為了最大限度地改善您的客戶關係管理，您還可以考慮使用無環語音信箱，例如 Drop Cowboy Ringless Voicemail，除了擁有一個商務電話號碼。 這將幫助您自動化您的無鈴聲語音郵件和 SMS 活動。 這使您的團隊成員有更多時間專注於接聽直接致電您和向您發送消息的客戶的電話和查詢。

2. 增強呼叫管理的高級功能

使用公司電話號碼可以讓您獲得使用個人專線無法獲得的功能。 例如，將個人電話轉接給其他團隊成員具有挑戰性，但使用商務電話號碼時是可能的。

使用公司號碼很容易做到這一點的原因是因為它們帶有獨特的呼叫管理元素，如公司目錄和分機。 這些對於有效處理客戶、客戶和業務合作夥伴之間的許多來電至關重要。

此外，商務電話號碼具有以下特點：

1. 來電顯示，幫助您知道來電者是誰，是否接聽來電

2. 未接來電即時通知

3. 語音郵件轉錄使您能夠閱讀語音郵件消息而不是收聽它們

擁有所有這些功能的本質是簡化工作場所的溝通並了解電話呼叫的優先級。

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電話號碼的類型

電話號碼有多種類型，每種都有其獨特的功能。 您為企業選擇的電話號碼類型也是一個關鍵考慮因素。 以下是您可以在業務中使用的主要號碼類型：

1.本地電話號碼

這種類型的號碼用於建立您的企業在當地的存在。 理想情況下，它與特定區域或位置相關或綁定，以便不屬於您組織的利益相關者更容易知道您的業務在哪裡。

即使擁有本地號碼可以確定您的位置，您也可以獲得與您經營業務的代碼不同的本地號碼。 這樣做的好處是它可以幫助您在您所在的州、國家或地區佔據主導地位。

2.虛榮數字

這個定製或個性化的號碼允許您添加相關的短語或單詞。 此類數字的示例是 2-700-BAGS。 使用實名號碼的本質是讓不了解您的業務的人可以輕鬆識別名稱。

而且，這樣的數字可以增強記憶力。 例如，如果客戶想要訂購某樣東西，但需要記住他們是如何保存您的公司號碼的，他們可以搜索該服務，例如送貨，該號碼會彈出在他們的屏幕上。 之後，他們可以給您打電話。

理想情況下，如果有人看到或聽到您的企業虛榮心號，他們無需深入挖掘即可準確找到您的企業提供的產品。 他們會立即了解您的服務，並在需要時給您打電話。

虛榮號碼的一個主要缺點是許多企業都提供類似的服務； 因此，大多數包含與您銷售的產品相同的短語或單詞的號碼都已被佔用。 因此，您需要對所選的短語或單詞進行創意，以獲得適合您的企業的虛榮心號碼。 您獲得免費虛榮心號碼的機會微乎其微。 因此，根據提供商的條款，您必須按月支付標準金額。

3. 互聯網協議語音 (VoIP) 號碼

當您註冊企業 VoIP 服務時，您可以獲得一個 VoIP 電話號碼。 只要網絡連接穩定，您就可以通過互聯網撥打和接聽電話。 在您將設置的所有電話號碼中，當您選擇 VoIP 電話號碼時，您每月花費最多的是訪問提供商的服務。

然而，美妙的是它通過最新技術升級了功能； 因此它更具可擴展性。 此外，將號碼連接到您的線路時不會產生任何費用，因為這是直接通過互聯網進行的。

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4. 免費電話

這些號碼通常以 800 到 899 之間的前綴開頭。與其他號碼相比，這些號碼是獨一無二的，因為它們可以免費撥打。 它們與任何地點或區域無關。

您的電話服務提供商可以幫助您以可承受的價格設置免費電話號碼。 此外，他們收取的費用很實惠，大約 10 美元，因此您不會為每月支付而感到緊張。 由於它們不受特定區域或地點的限制，因此您所在國家/地區的任何人都可以無縫地聯繫您的企業。

如何設置您的公司電話號碼

技術的發展和進步使設置公司電話號碼變得更加容易。 如果您不確定從哪裡開始，請參閱以下有關設置公司電話號碼的指南：

1. 選擇一個商務電話號碼應用

隨著技術的進步，如今的企業使用商務電話號碼應用程序來設置他們的商務電話號碼。 商務電話號碼應用程序是一種軟件，可讓您根據業務需求選擇您喜歡的商務號碼類型。 此外，這使您可以在員工之間共享的各種設備上使用同一個號碼，從而可以接聽和轉接電話、錄製語音消息等。

選擇商務電話號碼提供商時，您必須確保他們信譽良好並以提供高質量服務而聞名。 您可以查看各種提供商並比較費率。 您還可以閱讀有關其服務的在線評論。

選擇提供商後，您可以在手機或計算機上下載該應用程序。 您將在此處選擇和設置您的公司電話號碼。 這也是您的團隊用來簡化通話和短信流程的工具。

2. 選擇電話號碼

下載首選號碼提供商應用程序後，您可以選擇所需的電話號碼。 選擇號碼時，您需要慢慢來。

原因是有些應用程序讓您可以選擇本地、虛榮或免費電話。 如果你想創造更多的品牌知名度，你可以選擇虛榮選項，它可以推銷你的服務。

如果您想從當地吸引盡可能多的客戶，本地號碼將是理想的選擇。 也就是說，首先，您需要了解自己的目標並選擇所需的號碼類型。

根據您的提供商，您可能需要為以下服務支付月費：

1.語音信箱

2.無限通話分鐘數

3.通話錄音

4.自定義問候語

5.呼叫轉移

6. 免費試用

必須選擇服務最適合您需求的供應商，以改善您的運營並為您的客戶提供最佳體驗。

3. 創建個性化的問候語

下載應用程序、按照所有註冊說明進行操作並選擇您的首選號碼後，下一步就是創建問候語。 一旦您設置了自定義問候語，這將是您的客戶在致電或撥打您的公司號碼時聽到的第一句話。

您可以錄製的默認問候語示例是“感謝您聯繫 ABC 公司”。 如有查詢，請按 1。 問候不一定是這樣的。 您可以自定義它以滿足您的業務需求。

如果您不想自己錄音，可以使用可以幫助您專業地講述問候語的軟件。 盡量確保問候語符合您的業務風格，以免失去其真實性和獨創性。

要上傳音頻，您需要按照應用程序的說明並選擇最適合您的選項，例如通過手機或計算機錄製。 盡量確保錄音是mp3格式，然後再上傳。 只要音頻中的聲音吸引人並傳達適當的信息，您就可以將其用作自定義問候語。

4.不要忘記擴展

大多數商務電話號碼應用程序都有擴展功能。 此功能允許您將呼叫者轉接到正確組織部門中的個人。 例如，您的擴展名可以包括：“要開設一個新帳戶，請按一個； 如需查詢您的貸款，請按 2'，列表會繼續。

如果您是在線的那個人，您可以將電話轉接到處理客戶申訴的專業人員。 如果您經營的是一家大公司，延期會非常有效。 因此，如果您有客戶問候語和分機，與他們打電話給一個人相比，它可以幫助您在一天內處理許多客戶。

您可能成立了一家小型企業； 因此，您可以獨立處理大部分事情。 在這種情況下，您不需要擴展名或自定義問候語。 您可以直接與客戶打交道並滿足他們的需求。

5. 設置您的語音信箱信息

就像您設置問候語一樣，您可以設置默認語音郵件消息，以防來電者打來電話而您錯過了他們的來電。 例如，“感謝您聯繫 ABC 公司”。 下一位代理人一有空，您就會接到電話。 或者，您也可以告訴他們留言。

由於這是您的業務，因此由您決定您的離開默認消息是什麼樣的。 您唯一需要做的就是確保它符合您的業務服務。 此外，請注意，您可以隨時更改語音郵件消息並將其修改為更好的消息。

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6. 有合適的等待音樂

有時您可能會在接聽另一個電話時接到一個電話； 因此，您必須讓其他來電者保持通話。 在這種情況下，您必須擁有舒緩的等待音樂，以促使呼叫者等待。

如果你不希望它是文字音樂，你可以錄製一個視頻來解釋你公司的服務，配以輕鬆的器樂背景，並將其用作等待音樂。 這將是宣傳您的業務的機會。

7.測試新電話號碼

完成上述步驟後，您就可以撥打和接聽電話了。 在這方面，您需要通過測試電話號碼來確認您是否已正確執行這些步驟。 確認問候語、分機和語音郵件消息是否妥善放置。

您可以通過使用您的電話號碼致電商家來完成所有這些操作。 你可以帶一個朋友一起去，這樣事情就容易多了。 他們將對試驗保持音樂部分有很大幫助。 此外，他們會給你反饋。 如果他們指出任何錯誤，請毫不猶豫地予以糾正。

結論

為您的企業提供商務電話號碼至關重要。 這有助於簡化您的操作並提高您的專業水平。 這也使您的客戶更容易查詢，為他們提供更好的體驗。 因此，如果您仍在為您的企業使用個人號碼，那麼是時候進行更新並設置您的企業電話號碼了。