關於任務跟踪器的基本知識

已發表: 2023-07-01

組織和時間跟踪可以幫助團隊提高生產力。通過了解每項任務需要投入多少精力，項目經理可以生成更準確的估算，同時解決任何拖慢交付的流程。

找到滿足團隊和工作流程需求的任務跟踪器至關重要，需要尋找以下關鍵功能：

提醒事項

任務跟踪器不僅為用戶提供了一個方便的設置提醒的地方，而且對於從事類似項目的團隊來說，它們也是有價值的組織模板。當他們不斷詢問文件或反饋在哪裡時，這可以節省他們的時間和精力。

舉個例子，當瀏覽網頁時，看到一篇想要稍後閱讀的文章，點擊底部中心的分享按鈕，就會自動將其添加為重複的日常任務，其標題顯示在註釋字段中。事實上，現在藉助提醒中提供的消息集成，您甚至可以通過對話輕鬆添加項目，只需在提醒中輸入其他人的操作方式即可！

破解項目中涉及的所有任務可以提供有價值的見解。通過單獨分解每個計費任務，您可以根據預期評估其持續時間，並衡量每個人為此付出的努力程度。

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集成

任務跟踪器是組織工作的有用框架。通過幫助團隊成員了解他們在項目中的角色和期望，任務跟踪器可確保更高效、更高效的工作流程。

一些任務跟踪解決方案提供自動化功能，幫助經理和團隊成員按時完成任務。如果人們即將錯過，自動通知會提醒他們，以便他們可以及早採取措施解決可能出現的任何潛在問題。

有效的項目任務跟踪器還可以幫助團隊對未來的工作做出更準確的估計。通過跟踪每項任務完成所需的時間，項目負責人可以更準確地報價準確且有利可圖的交付估算。他們還可以快速解決項目中耗時的部分，以加快交付速度，同時仍然在預算內履行對客戶和客戶的承諾。此外，許多此類應用程序可以為用戶自動執行時間表和工作摘要，通過消除手動數據輸入流程來節省寶貴的工作時間。

自動化

自動執行手動重複性任務可以節省工作日時間，使團隊能夠專注於更具戰略性的項目，從而提高投資回報率。但選擇合適的自動化任務至關重要——那些不需要創造力、解決問題或策略的任務將是很好的選擇。

有了全面的任務跟踪器，團隊成員就可以清楚地看到他們當天的職責並了解何時必須完成這些職責。這有助於促進工作流程的順利進行，因為它消除了混亂；此外，管理人員可以更密切地監控生產力。

具有集成幫助台功能的任務跟踪器使客戶支持團隊能夠快速將關鍵的客戶反饋傳遞給產品和生產團隊，而無需在應用程序或服務之間切換。此外，此功能無需不斷向團隊成員索取文件和信息，從而節省了時間，最終提高了團隊的工作效率並增加了組織成員之間的溝通渠道。對於希望確保項目按時且在預算範圍內交付的項目團隊來說，任務跟踪器是不可或缺的資源。

時間跟踪

對於尋求提高生產力的團隊來說，任務跟踪器是寶貴的資產。該軟件可以更輕鬆地識別消耗員工太多時間的活動，迫使員工考慮他們是否花時間回復電子郵件、觀看 YouTube 視頻或推遲他們應該做的事情。

經理可以快速評估團隊的表現並確定優化工作流程的方法。此外，它使跟踪加班變得簡單，這樣就不會有人過度勞累，從而保護團隊士氣並減少倦怠。

任務跟踪器還允許團隊成員通過為列表中的任務設置截止日期來保持井井有條。這使得提前計劃日常任務變得更加容易，幫助團隊成員計劃每日日程而不會錯過最後期限，並以比在電子郵件和社交媒體上花費更少的精力來開始獲得更大回報的任務。此外，任務跟踪器可以幫助團隊成員更快地完成工作，同時更成功地滿足客戶的期望。

報告

有了有效的任務管理系統，員工可以實時跟踪他們在各個項目任務上的時間和工作量。這使管理人員能夠收到員工的詳細報告，以便他們能夠致力於提高團隊生產力和效率。

團隊可以使用此信息輕鬆識別哪些項目落後於計劃或需要額外資源，從而使他們能夠採取完成所需的步驟，從而避免項目潛在的延誤。

任務跟踪還可以通過澄清管理期望並確保正確的人員在適當的時間處理正確的事情來幫助團隊提高績效。此外，任務跟踪通過啟用單個任務的反饋日誌來幫助團隊成員改善溝通，允許團隊成員註冊與這些特定任務相關的反饋、註釋或決策——使用自定義字段對任務進行分類，通過確定優先事項的優先級來進一步細化工作，從而提供更健康的工作對未來項目的估計。