實施合同管理系統的好處

每個現代組織的核心都是需要快速轉型並定位其業務以求生存。 它包括在規範的業務連續性框架內管理業務需求。

每家公司，無論大小，都會為其業務產品和績效基準執行協議。 它涉及正式合同，以確保協議對雙方具有約束力，並且不存在違反任何條款的風險。 因此，現代技術驅動的公司正在通過一個正式的合同管理系統(CMS) 來維護他們的商業利益和品牌形象，該系統可以自動化整個合同生命週期。

企業環境中對 CMS 的需求

任何合同都從非正式或口頭談判開始，然後由授權簽署人和代表律師事務所進行最終簽署。 法律程序還包括各種條款，說明如何交付最終產品或服務。

但人工流程能否確保無差錯並及時遵守對各方的約束？ 不會。傳統的合同管理方式充滿了誤解或不執行合同條款的風險，可能導致業務損失，或使某些條款無效。

然而，基於規則的自動化合同管理軟件是無差錯的，在整個合同生命週期管理系統中，可以根據日期、任務完成和合規規範自動觸發法律條款。 因此，合同管理系統通過處理合同行為的集成軟件簡化了完整的合同生命週期。

集成合同管理系統的 10 大主要優勢

合同管理系統將所有合同數字化、存儲和分類在一個中央存儲庫中，供法律團隊成員、合規團隊和管理層等利益相關者訪問。 此外，它消除了手動提交合同的需要並節省了時間。 任何潛在的損壞或重要文件被盜或因放錯位置而造成的損失以及火災等問題都是合同管理系統的其他優勢。

在這裡，我們將介紹企業合同生命週期管理系統的一些好處：

1. 一站式合同生命週期管理系統

公司可以利用一個集中存儲庫來存儲和管理所有法律文件，以實現單一訪問點。 一站式文檔存儲點有助於提高透明度和問責制，從而實現更好的控制。

集中式可搜索系統有助於根據預定義的元數據和文本搜索更快、更有效地定位合同。

2.集中式合約分類提取

集中式存儲庫從利用合同管理系統中獲益：通過 AI 驅動的合同數據數字化和提取來降低風險、對法律文件進行分類的統一機制、定義和比較無縫協作仲裁的文件、可跟踪的審計流程等。

單一簡化的合同管理系統提供了合同管理系統的優勢，最終有助於更快、更完美地完成交易。

今天的大部分企業數據都在雲端。 雲合同管理系統是 CMS 的一部分，可促進團隊合作和與位置無關的業務決策。 基於雲的 CMS 是全球商業生態系統的重要組成部分，在不同地點進行交易和協商合同。

3.可配置的工作流程和模板

使用合同管理系統的其他好處是貫穿合同生命週期的內置工作流，用於簡化合同創建、批准、執行和終止的過程，在各種可能發生的情況下為企業提供安全保障。

基於各種合同類型和日期的模板在合同到期前提供及時的警報和通知。 它使續約和 YOY 展期成為一個無縫和自動化的過程，允許企業重新談判或取消協議並避免不利環境中的僵局。

4. 最大限度地減少錯誤和損失

合同管理系統通過優化整個法律流程使企業受益。 法律文件的起草是統一的，並且相對沒有錯誤，因為內置條款庫的條款與合同模板同步，以實現批准和文件管理的靈活性。

5. 網絡攻擊和數據洩露的安全性

合同管理系統功能存儲在集中和安全的服務器中，通常是加密的，並啟用訪問控制。 因此，未經授權的個人無法訪問關鍵的商業法律文件。 集中式企業合同管理系統還具有訪問控制，可確保法律生命週期每個點的可見性，以提高透明度。

6.法律文件的最大安全性

合同管理系統的另一個好處是整個合同生命週期的數字化和端到端超級自動化，因為這意味著一切都有數字備份。 因此，可以避免在有形合同的情況下可能因洪水或火災造成的損失，以及在員工離職時因惡意行為而造成的損失。 CMS 維護商業利益，並在面對大規模辭職或裁員時保障大筆支出的可能性。

七、精簡部門業務流程

合同管各部門的財務績效與合同基準的比較。

8. 識別和減輕財務和聲譽風險

遵守該地區金融和法律監管機構的合同條款是每個企業的關鍵要求。 企業合同管理系統通過在 CMS 合規機制內製定合適的業務連續性計劃來解決這個問題，從而減輕因不遵守法律框架而造成的任何財務和聲譽風險。

9. 自動生成報告

合同管理系統受益於簡化整個法律和合同流程，並有助於生成詳細的即時報告，以根據合同摘要報告監控 KPI。 因此，合同管理系統的一個關鍵優勢是它的智能和自動化報告，以便及時採取行動。

10.更高效的CRM

智能合同管理解決方案利用客戶關係管理 (CRM) 以客戶為中心的整體客戶關係方法。 通過及時和自動的通知無縫地利用和執行合同，以實現高效的 CRM。

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