寫道歉郵件的藝術

已發表: 2022-06-29

相信我們：沒有人願意發送道歉電子郵件。（咳咳，尤其是如果您是一家電子郵件營銷公司。）無論您是在錯誤的時間將消息發送到錯誤的列表，還是直到為時已晚才發現錯誤，這確實發生在最好的情況下我們。

您當天的計劃可能不包括谷歌搜索“最好的道歉電子郵件”，但沒有汗水，我們在這裡幫助您充分利用它並繼續您的電子郵件營銷天才。

承認你的錯誤

好的，在我們繼續之前，我們可能應該告訴你這篇文章的想法來自我們自己的錯誤。是的，我們生活和呼吸電子郵件最佳實踐，但在這些博客文章和電子郵件指南背後，我們仍然是人類，希望我們有一個“未發送”按鈕。

在 Emma，我們一直在對我們的電子郵件列表進行 Marie Kondo 處理，以增強訂閱者的用戶體驗。但是在組織過程中，我們遇到了一個小問題，導致一封電子郵件發送出去，要求我們的客戶（再次）確認他們的電子郵件訂閱。

就在那時，我們意識到在需要寫一封道歉電子郵件之前，您不會考慮如何寫一封道歉電子郵件。這不是自動化工作流程中的內容，也不會出現在您的內容日曆上。所以，它通常既緊急又不可預測，讓你爭先恐後地說出正確的話。

在我們的案例中，客戶營銷總監 Kalyn New 負責製作這封道歉電子郵件。 “我想了很多關於如何處理道歉以及如何透明，”卡林說。

“我決定做一個人，並準確地解釋發生了什麼，我希望這種誠實得到了好評。 我認為人們理解錯誤的發生，但真正重要的是你如何處理錯誤，”她補充道。

這是 Kalyn 發送給收到錯誤信息的客戶的道歉電子郵件：

在這次經歷之後，我們意識到我們可能不是唯一想發送道歉電子郵件的人。我們還認為最好在未來做好準備，以防它再次發生，所以這裡是我們為這封電子郵件選擇的內容的總結。我們希望它對您的下一個“哎呀！”有所幫助情況：

主題行總是很重要，但在道歉電子郵件中更是如此。在收到錯誤電子郵件的奇怪或迷失方向體驗後，您希望向訂閱者保證一切都在控制之中，並儘可能防止退訂。

選擇一個以真正反映您的品牌的方式承認錯誤的主題行。就像 Kalyn 上面所說的那樣，我們注意對客戶保持真實，並使技術個性化，因此我們選擇了“今天出了點問題”的主題行。

以下是該場合的更多主題行：

此消息來自“Emma 電子郵件營銷”和電子郵件地址 [電子郵件受保護] 事實上這是一封來自 Kalyn 的私人信件（而且她馬上自我介紹了！）使它更具個人風格，並有助於道歉感覺真實的我們。

在這封電子郵件中，Kalyn 告訴我們的訂閱者該錯誤是由於列表問題而發生的，她具體描述了他們錯誤收到的電子郵件。包括那封電子郵件的“發件人”地址，尤其是因為讀者可能以前沒有從該地址收到任何東西，這表明我們已經發現了問題並控制了一切。

如果您對問題含糊不清或試圖隱瞞錯誤，您的訂閱者會覺得您已經破壞了他們的信任，並且更有可能退訂。

這似乎是一個給定的，但你的道歉應該在你的主題行以及正文中傳達。您的品牌是否使用俏皮的“哎呀！我又做了一次”的語氣或更嚴肅的“這不會再發生”，確保你真的傳達你很抱歉。

承認您的客戶可能因此而經歷的困惑也是一個很好的補充。您的訂閱者通過收件箱信任您，您想讓他們知道您仍然可以信任。

但是，當我們討論這個話題時，不要在從現在開始發送的每封電子郵件中道歉。發送道歉，擺脫自己，然後回到平常的內容。

解釋為什麼這種情況不會再次發生或您已採取預防措施以確保它不會再次發生也將幫助您的訂閱者重新獲得信任。在這種情況下，Kalyn 提到，雖然電子郵件地址確實屬於她，但客戶不會從該地址收到任何額外的通信。在客戶溝通方面，創造期望並滿足它們大有幫助。

一旦您傳達了基本情況、道歉並談到了前進的方向，請為訂閱者提供一種跟進問題或疑慮的方式。讓您自己可以進行進一步的個人交流，並向您的訂閱者保證您在那裡傾聽他們的聲音。

“感謝您的理解”是結束這封電子郵件的好方法。它清晰、真實，標誌著信息的結束。包含可識別的品牌圖標有助於增強可信度，並且以熟悉的音符結束很有幫助。

如果你想超越和超越，把它變成一種情況，不僅可以解決問題，而且可以把它變成積極的。

Kalyn 向我們講述了與另一家公司合作的經歷，當時他們錯誤地將電子郵件列表中的每個人都稱為“約翰”。不是一個很好的情況。

但他們的反應能夠徹底扭轉局面。 “我們發了一封道歉信說“嗨 [NAME]（我們知道你不是 John），我們給他們發了 10% 的折扣代碼 [JOHN] 來取笑整件事，”她說。大受歡迎！”

雖然我們顯然對我們發送了不正確的電子郵件這一事實並不感到自豪，但我們已經從中吸取了教訓，並希望我們的流程背後的一點點也能幫助您為未來做好準備！如果有的話，讓這提醒我們，我們都是人類，都會犯錯誤。記住——重要的是你如何處理它。發送快樂！