數字檔案在企業中的戰略重要性

企業的數字檔案主要是企業的數字化記憶，主要由電子文檔組成。 因此，組織必須以適當的方式對文檔進行數字化保存，以便隨著時間的推移保存其檔案的記憶。

現在是管理層意識到需要在其組織中實際建立數字文化的時候了，以便他們能夠在整個生命週期內了解和管理檔案。

公司的文件和數據計算機檔案代表了組織的專有和戰略財富，其價值不僅限於構成它的數字對象（即公司的電子文件），還涉及流程、關係和方式隨著時間的推移，它們被用來形成、管理和保存它們。

意大利的立法推動適當的形成、管理和保存

意大利法律正在推動公司採用和越來越多地使用電子簽名解決方案、具有有效工作流程管理的文檔系統以及符合法律的數字保存功能。 這些系統可以由公司內部管理，也可以通過專業的、經過認證的和合格的服務提供商（如 Doxee）用作“軟件即服務”（SaaS）雲服務。

意大利關於數字化的主要監管來源的規定，以數字管理代碼(CAD) 為代表，在第 1 號法令中提及。 2005 年 3 月 7 日的第 82 號和隨後的修訂，以及有關電子文檔、電子簽名和信任服務、文檔的複制和保存、電子通信和數字身份的相關AgID 指南也適用於私營公司。

CAD 確定必須保存的書籍、著作和文檔可以在符合本規範的規定和 AgID 指南的情況下在 IT 支持上形成和保存。

藝術也重申了這一點。 《民法典》第 2215 條之二確認法律或法規強制保存或業務性質或規模要求保存的賬簿、記錄和文件可以通過計算機形成和保存，構成主要和可以根據法律允許的用途對不同類型的支持、複製品和副本進行製作的原始信息。

此外，根據藝術。 43，CAD第3段，計算機文件，其保存由法律或法規規定，必須以數字方式保存，符合根據藝術制定的技術規則。 CAD 71，因此根據 AgID 創作管理和保存指南確定的規則，該指南於 2020 年 9 月 10 日生效，並從 2022 年 1 月 1 日起強制適用。

如果使用的程序符合第 20 條第 5 款之二和第 43 款規定的 AGID 指南，則構成公司數字檔案的文件的保存和展示義務被視為通過計算機文件履行了所有法律目的1.

對於公司而言，挑戰在於保證今天產生或接收的計算機文件在遙遠的將來可以繼續被閱讀和使用，確保它們的法律價值和它們在公司檔案中的正確位置。

這一目標只能通過採用保證符合 AgID 指南的技術規則並確保高安全性和保密性要求的文件系統和保存服務來實現。

但什麼是數字檔案？

私人組織（例如公司）的數字檔案是由組織在其活動過程中產生或接收的文件的有機綜合體和關係組成的。

歷史學家雅克·勒高夫（Jacques Le Goff）將文件定義為“保留下來的東西” ，即它的製作是為了及時保存，並提供給有興趣了解文件中所代表的行為或事實的人。

它保證的完整性、不可修改性、真實性、時間搭配、可用性和隨時間保存的要求是公司必須知道如何計劃以正確管理其計算機檔案的主要目標。

這是由數字管理代碼本身提供的，這在藝術中表示。 第 44 條第 1 款之三，“在法律規定保存義務的所有情況下，即使對於私人當事方，電子文件保存系統確保所保存的內容具有真實性、完整性、可靠性、可讀性、可檢索性的特徵，根據 AgID 指南中指示的方法。

長期可靠的文件系統要求公司提供：

• 組織和控制生產、維護和保存公司文件的責任；
• 採用在時間和空間上以某種方式識別存儲的計算機文件的程序和工具，確保文件和識別信息（包括與文件相關的元數據）的可讀性和易於檢索；
• 選擇和依賴專門從事數字檔案管理和保存並保證最高水平的安全性、質量和可靠性的供應商。

保存是指組織具有法律價值的數字檔案，由信息系統管理並由保存手冊中描述的組織模型、程序、角色、任務和活動支持。

所有業務領域都可以實現數字化

一段時間以來，有關數字化的參考立法並未對公司各個部門的正確數字化程序設置時間限制，從而使公司的數字檔案館能夠接收到數量不斷增加的橫向文件和數字數據在存儲中。 以下是商業文件類型的一些部門和實際示例：

• 與稅務相關的文件：發票和主動和被動票據、主動和被動運輸文件、NSO 訂單、會計賬簿和登記簿、輔助文書、財務報表、聲明、CU 認證、F24、稅務通信、公司賬簿、費用票據和收據，已蓋章的稅收減免發票等
• 民法文件：表格、付款通知、信件、邀請函、通信、提醒、採購訂單、合同、銀行對賬單、信件、收據、電子郵件和 PEC 消息、計算機日誌或記錄、技術文件、合格證書、質量流程文件、隱私同意書、生產文件等
• 勞動文件：工資單（在意大利，Libro Unico del Lavoro – LUL）、僱傭合同和工作關係管理、分配書、通訊、社會保障和稅務申報等。
• 銀行文件：賬戶（存款和取款單）、合同、擔保信用文件、交易和投資管理文件、收銀機、本地計算機訂單、非實物化支票、適當的驗證文件等。
• 保險文件：保險單和其他證明文件，人壽和雜項損壞保險記錄等。
• 海關文件：與進出口、貨物過境、海關單、e-DAS等有關的文件。
• 臨床資料：實驗室分析報告、放射診斷和核醫學的報告和圖像、門診報告、出院信、電子病歷、FSE、電子處方、健康記錄等。
• 其他領域的文件。

在 IT 檔案的整個生命週期中受益

如果根據旨在達到更高效率水平的路徑，數字檔案的管理基於自動化和簡化組織文檔流的整個生命週期的原則，則可以在中長期提供真正相關的好處、有效性、透明度和合規性。

在數字化流程方面，優化文檔接收、製作和簽署、數據和文檔共享、歸檔、存儲和文檔在其生命週期結束時銷毀等階段的能力需要對公司的內部和外部關係流程進行重大優化.

採用集成方法來採用與文檔歸檔系統和數字保存服務通信的軟件和服務，並為交換和處理的數據賦予價值，使公司能夠實現許多好處：減少時間，從而減少運營成本管理文件流，使其更簡單； 大幅減少人為錯誤； 消除文件的分散； 改進審批、監督和控制流程； 提高安全性和透明度； 並為環境可持續性模型做出貢獻。

因此，各種業務流程的數字化使得生產和/或保存許多不同類型的電子文檔成為可能，這些電子文檔為公司的數字檔案提供了信息。

數字檔案中的格式和文檔元數據

因此，為了保存公司的數字存儲器，不僅要注意數字對象（例如計算機文檔），理解為比特序列及其法律有效性要求，而且要採用符合以下要求的合適電子格式AgID 指南附件 2。 還必須保證對要增強的文檔進行索引所需的元數據集的價值。 這樣做是為了突出檔案的文件之間存在的一組邏輯和形式關係所代表的文件特徵和檔案約束，這必須符合 AgID 指南的附件 5。

元數據只不過是與數字對象相關聯的一組數據（信息） ，例如計算機文檔，用於識別和描述其上下文、內容和結構，並允許在保存系統中隨著時間的推移對其進行管理。

對於檔案保存，元數據具有各種功能。 這些範圍從對象及其關係的永久標識，到形成、維護和保存的技術和程序機制的存儲，再到訪問權限、選擇邏輯、生產環境的描述以及隨後的保管和保存.

因此，要保留的文件應按以下方面進行描述：

• 文檔的性質（例如，類型、類別）；
• 使用的格式；
• 元數據列表和描述；
• 保留期；
• 任何被認為對保存有用的信息。

在數字社會時代，意大利公司持有的 IT 文檔量呈指數級增長。 這需要一個最先進的保存系統，通過適當的元數據使信息資產隨著時間的推移而可用，這也意味著隨著時間的推移消除在檢索、訪問和展示文檔中遇到關鍵問題的風險，儘管事實上它們已被非物質化並以數字方式存檔。

依靠 Agid 認證和合格的供應商的重要性

檔案保存的管理可以由公司外包給專門的主體，即所謂的保存提供者，通過委託保存計算機文件的活動和任命數據處理經理的合同。

具體而言，所應用的規則和程序、負責人的專業性和質量，特別是在所應用技術的穩健性、安全性和可靠性方面，都非常重要。 因此，選擇將公司檔案的數字存儲委託給經過認證和合格的供應商至關重要。

AgID 合格的保存提供商具有最高的質量、安全性和組織要求，根據電子文檔的形成、管理和存儲指南中的歐洲法規確定。 私營公司沒有義務外包給合格的保存供應商，但強烈建議依賴於數字意大利機構合格的供應商，例如 Doxee，以減少在這方面，AgID 於 2021 年 6 月 25 日第 455 號決定發布了新法規，定義了提供計算機化文件保存服務的標準，規定了一般要求以及質量、安全性和在特定附件中提供保存服務的組織要求，並為合格的保存服務建立特定市場。