開始發送個性化群發電子郵件的 9 個步驟

電子郵件營銷活得很好——與許多其他營銷或銷售策略相比，它可以幫助您以更低的成本發展業務。 也就是說，如果您擁有正確的群發電子郵件工具和策略來啟動將產生您想要的結果的活動類型。 您可能想知道您應該如何制定策略並找到合適的工具——這就是您閱讀本文的原因！

儘管發送批量電子郵件似乎是吸引觀眾的一種簡單方法，但在您準備好點擊發送按鈕之前，有很多步驟可以製定電子郵件活動。 如果您剛剛開始發送冷電子郵件或營銷電子郵件，您可能需要一些指導來微調您的最新活動。 今天，我們將發現您需要採取的 9 個最重要的步驟來啟動成功的電子郵件活動並開始看到真正的結果。 在我們過於超前之前，讓我們定義大量電子郵件。

什麼是群發電子郵件？

批量電子郵件，也稱為批量電子郵件，會一次發送給一大群人。

海量電子郵件是我們日常生活的一部分。

當我們談論群發電子郵件時，我們指的是向許多收件人發送電子郵件的行為——通常是數百甚至數千，具體取決於您的地址列表的大小。 這些消息是出於直接目的發送的，通常屬於營銷電子郵件或銷售電子郵件的類別。 發送營銷電子郵件以吸引已選擇接收您的消息的現有受眾。 銷售信息最常採用冷電子郵件的形式，這意味著它們會被發送到根據他們的工作、居住地或其他一些決定性因素預測的地址。 您將發送的電子郵件類型取決於您的行業，因為某些領域將使用一種類型的群發電子郵件而不是另一種。

如果您有一個電子郵件地址（大多數人都有），那麼您很可能以前遇到過大量電子郵件。 如果您已註冊工作委員會並收到電子郵件通知，則這些是群發電子郵件。 如果您從在線商店購物並收到優惠券或其他形式的獎勵，這也是一封群發電子郵件。 您可能已經註意到，即使這些消息同時發送到多個地址，它們仍然以某種方式使用您的姓名進行個性化。 個性化是大量電子郵件發送者用來吸引受眾注意力的關鍵策略之一。 這就是為什麼我們將研究一些策略來幫助您創建您的受眾想要打開的深思熟慮、個性化的群發電子郵件。 讓我們開始吧！

發送個性化群發電子郵件的步驟

第 1 步：選擇您的群發電子郵件工具

在開始發送電子郵件甚至制定策略之前，您需要選擇合適的群發電子郵件工具來幫助您入門。

群發電子郵件插件界面的示例。 圖片由 GMass 提供。

無論您的企業有多小，您的 Gmail 或 Outlook 帳戶都不足以開始發送大量電子郵件。 如果沒有群發電子郵件工具的關鍵自動化功能，您最終會浪費時間。 幸運的是，您可以使用許多選項來啟動您的廣告系列。

滿足您需求的最佳群發電子郵件插件將根據您的行業、活動的意圖、技能組合和預算而有所不同。 有許多提供免費試用或免費選項的群發電子郵件工具，您可以在購買前試用。 大多數此類工具的高級計劃從每月 10 美元到每月 100 美元以上不等。 但是，更高的價格計劃更適合每天發送數千封電子郵件的大公司。

如果您不完全是世界級的平面設計師，那麼您將希望在選擇過程中專注於電子郵件生成器功能。 您的群發電子郵件工具不僅應該幫助您發送電子郵件，還應該幫助您製作消息。 因此，嘗試一些不同的插件，看看哪一個在設計方面對你來說最直觀。

儘管每個群發電子郵件工具都會略有不同，但它們都具有相同的一組關鍵特性，這些特性使它們成為發送群發電子郵件的重要工具。 需要注意的功能包括：

• A/B 測試
• 綜合報告
• 電子郵件生成器工具
• 個性化和細分選項
• 電子郵件流

一旦您權衡了您的選項並選擇了您的群發電子郵件工具，就該進行下一步了——您的地址列表。

第 2 步：您的地址列表

使用群發電子郵件工具輕鬆導入、管理和更新您的地址列表。

請記住經常更新您的地址列表。

您的地址列表是將您與您的目標受眾聯繫起來進行大量電子郵件活動的原因。 如果您還沒有地址列表，現在是時候開始了。 可以通過以下兩種方式之一構建地址列表。 出於營銷目的，您將通過鼓勵網站訪問者分享他們的電子郵件地址並選擇接收您的消息來開始收集地址。 以這種方式收集地址通常是通過網站彈出窗口或電子商務購買附帶的選擇加入來完成的。

開始構建地址列表的第二種方法是通過潛在客戶生成或勘探。 勘探涉及搜索公開可用的地址並根據您的目標受眾將它們添加到您的列表中。 例如，許多人會在他們的 Facebook 或 LinkedIn 頁面上公開他們的電子郵件地址。 通過搜索特定的受眾，您可以為即將到來的活動建立一個強大的地址列表。

如果您已經準備好地址列表，那麼下一步就是使用群發電子郵件工具導入您的地址。 此過程有時稱為郵件合併，可以使用 Excel 或表格執行，具體取決於您的偏好。 導入地址列表後，就可以開始製定策略和構建電子郵件了。

第 3 步：富文本與 HTML

我們正在討論您可以使用群發電子郵件工具發送的兩種主要類型的消息。

您的電子郵件意圖將決定您選擇富文本還是 HTML。

在我們了解您要發送的許多不同類型的群發電子郵件之前，我們應該先討論一下這些郵件所屬的兩大類。 當您發送大量電子郵件時，您要么發送富文本消息，要么發送 HTML 消息。

富文本電子郵件在很大程度上依賴於您的書面副本，並且不允許包含許多設計元素。 這種方法更常用於銷售電子郵件，因為富文本電子郵件看起來好像是從個人而不是企業發送的。

第二種類型的電子郵件在很大程度上依賴於 HTML，而不是複制。 這些信息包括更華麗的設計元素，包括可點擊的號召性用語，以及對公司品牌的高度關注。 這些類型的電子郵件更適合營銷，因為與富文本電子郵件相比，它們在傳達品牌和所需行動方面做得更好。 再一次，您此時的決定將取決於您的行業和下一次廣告系列的策略。 現在我們已經討論了富文本與 HTML，是時候選擇您的設計模板並開始製作您的電子郵件了。

第 4 步：開始設計您的信息

使用您的群發電子郵件工具，您可以從可自定義的模板創建引人注目的設計。

電子郵件營銷人員必須做出許多重要的設計決策。

現在您已經概述了基本策略，是時候開始設計您的信息了。 您的消息設計將取決於您希望在即將到來的活動中向觀眾展示的內容類型。 您可以發送消息歡迎您的新訂閱者，用時事通訊更新他們，介紹您自己和您的公司，或宣布銷售。 這些消息中的每一個都應該看起來不同，因為它們在視覺上和通過電子郵件副本傳達不同的消息。 您的群發電子郵件工具將有幾個模板可供您開始使用。 這些模板是完全可定制的，因此您將能夠插入您需要的任何品牌材料、徽標或顏色，以使您的信息成為您自己的。 大多數海量電子郵件工具都具有拖放功能，您可以使用該功能輕鬆插入許多原本複雜的設計元素，從而使您的電子郵件與眾不同。 使用您的群發電子郵件插件，您可以使用以下任何設計元素：

• 號召性用語按鈕
• HTML 代碼
• 圖片
• 社交媒體圖標
• 倒計時器
• 視頻

準備好電子郵件草稿後，您就可以繼續下一步了！

第 5 步：個性化

使用群發電子郵件工具，您可以自動個性化群發電子郵件，吸引觀眾的注意力。

事實證明，個性化可以提高您的打開率。

開始您的廣告系列的第一步是在您的群發電子郵件工具中為您的廣告系列命名。 一旦您的廣告系列有了名稱，就該開始指定您的信息的哪些部分將被個性化。 當您編寫主題行和電子郵件副本時，可以輕鬆指定您希望個性化信息出現的位置。 例如，您可以從“Hello [First Name]”這樣簡單的內容開始。 您指定個性化的方式可能因您選擇的群發電子郵件插件而異，但您可以放心，所有工具都可以輕鬆個性化您的消息。 根據您為地址列表收集的信息量，您可以個性化除名字和姓氏之外的部分消息。 您可以針對位置、家鄉、職位以及您認為對受眾很重要的任何其他收集到的信息進行個性化設置。

第 6 步：確保您的電子郵件針對移動設備進行了優化

如果您的消息無法翻譯到移動設備，您的廣告系列可能會遇到麻煩。

移動設計與桌面設計一樣重要。

如今，人們在移動設備上接收的內容比在其他任何地方都多。 沒錯，當您發送群發電子郵件時，您的大多數受眾將在移動設備上查看您的消息。 如果您忽略檢查您的消息在移動設備上的顯示方式，則您的消息存在潛在問題的可能性要高得多。 如果您的郵件無法正確加載或充滿錯誤，您的收件人可能會將郵件報告為垃圾郵件。 所有優秀的電子郵件營銷人員都知道，將您的郵件報告為垃圾郵件會使您失去地址並損害您的電子郵件發件人聲譽。 如果很多人將您的郵件報告為垃圾郵件，您最終會遇到送達問題，因為服務器會將您的地址標記為不可信。

為確保您的消息在每台設備上正確顯示，請向您自己或團隊的其他成員發送幾封測試電子郵件，以確保您的所有元素都出現在正確的位置並且您的副本沒有錯誤。

雙重和三重檢查您的郵件在發送後的外觀是整個過程中最重要的步驟之一。 通過多花幾分鐘檢查您的工作，您可以避免發送帶有明顯錯誤的電子郵件的尷尬。

第 7 步：細分您的地址列表

一旦您測試了您的消息，就可以使用您的群發電子郵件工具來細分您的受眾。

細分會帶來更好的參與度報告。

當談到您的群發電子郵件策略時，細分是關鍵。 細分是指將您的地址列表分成組的做法，以便您可以更準確地定位同一活動中的不同受眾。 例如，如果您經營一個電子商務網站，您可能會將您的受眾分為在過去 6 個月內購買過的受眾和在該時間段內未購買過的受眾。 通過以這種方式細分您的受眾，您可以更改您的信息和個性化以吸引這兩個受眾。 在這種情況下，您可以嘗試使用一些郵件副本，而不是使用標題——“閱讀我們公司的最新消息”——你可以嘗試類似——“我們想念你！”——為您的收件人在過去 6 個月內沒有購買過。 通常，您可以使用細分來確定這些小細節，這些細節決定了電子郵件活動的成敗。 畢竟，如果您的郵件與地址列表中的特定人群無關，您的電子郵件更有可能被報告為垃圾郵件。

第 8 步：安排您的電子郵件流

通過使用群發電子郵件工具安排您的電子郵件，您可以確保您的消息在正確的時間發送

您的群發電子郵件服務可以自動聯繫目標受眾

現在您已經仔細檢查了您的消息並細分了您的受眾，點擊發送之前的最後一步是安排您的消息。 安排您的消息很重要，原因有兩個 - 第一個原因是它允許您開始您的電子郵件流。 電子郵件流是一組指令，您可以在群發電子郵件工具中指定這些指令以在特定時間發送特定消息。 例如，您可以使用電子郵件流來運行重新參與活動。 如果收件人幾個月沒有與您的消息進行交互，您可以指示您的群發電子郵件工具自動向他們發送消息，希望讓他們進行交互。 這些電子郵件流可幫助您自動保持受眾參與。

您應該安排消息的第二個原因是一周中的某些時間最適合發送大量電子郵件。 具體時間取決於您的受眾，因此您應該進行研究以發現哪些時間最適合您的地址列表的不同部分。

第 9 步：您已準備好點擊發送！

對於發送個性化電子郵件的最後一步，我們正在研究如何閱讀和解釋來自群發電子郵件工具的指標。

恭喜，您已經創建了您的第一個群發電子郵件活動。

完成我們的前 8 個步驟後，您就可以開始您的廣告系列了！ 看，這並不難——尤其是在您的群發電子郵件工具的幫助下。 在您的活動中點擊發送是一項了不起的成就，但在電子郵件營銷方面，您的工作從未完成。 發送電子郵件後，您可以繼續進行報告。 您的群發電子郵件插件可以跟踪您的受眾行為並提供您可以在未來的活動中使用的見解。 使用您的群發電子郵件插件，您可以提取以下電子郵件營銷指標，並查看您的活動如何與您的受眾互動：

• 發送的電子郵件總數
• 打開率
• 點擊率
• 點擊打開率
• 交貨率
• 跳出率
• 退訂率

使用這些指標，您可以查看郵件的哪些部分是收件人，哪些部分不是收件人。 從那裡，您可以開始為您的下一個廣告系列集思廣益！

我們希望您從我們發送個性化群發電子郵件的 9 個步驟中學到了很多有價值的信息。 雖然沒有一種簡單的策略可供您信賴，但您可以通過多種不同的方式使用群發電子郵件工具來最大化您的覆蓋面。 如果您的第一個廣告系列沒有按照您的計劃進行，那沒關係！ 您可以繼續學習和嘗試不同的策略，直到您能夠始終如一地完成後續的大規模電子郵件活動。