如何成功建立遠程內容營銷團隊

這篇客座文章由來自 Breadnbeyond 的 Andre Oentoro 撰寫。

現在，冠狀病毒病例在全球範圍內繼續激增，越來越多的公司推出了強制性的遠程工作。

這種情況可能會讓您一時不知所措，您會發現自己在問：“營銷團隊如何建立高性能的遠程環境？ “

對您而言，在家工作也意味著：

• 您和您的團隊無法親自見面並在同一個白板前討論時間表和任務
• 您將無法聚集在會議室的桌子周圍集思廣益
• 當作家的挫敗感襲來時，你不能用茶歇來犒勞自己

然而，即使在大流行爆發之前，遠程工作一直是一個流行詞。 但是，無論您如何嘗試放鬆，突然轉向集體遠程辦公似乎是一項艱鉅的任務——尤其是如果您和您的團隊一直是辦公室員工。

考慮到這一點，這裡有一個快速指南，可以讓您的營銷團隊做好準備，並在這個“新常態”中保持內容營銷策略順利運行。

1. 了解絆腳石

在辦公室，工作流程中的任何漏洞都會立即暴露出來，因為每個人都在同一個房間裡。 現在，故事完全不同了。

以下是遠程工具最近調查的一些最大挑戰，以便您可以捲起袖子：

您的營銷團隊可能會遇到一些常見的遠程挑戰。 有了這樣一個不尋常的例程，需要時間來適應它。 現在，我們將更深入地了解您和您的團隊在旅途中可能面臨的三大挑戰。

讓每個人都在同一個頁面上

足以讓您擔心的最大挑戰可能是找出最佳的協作方式，並確保您在遠程位置的每一步都始終保持在同一頁面上。

當你在辦公室時，每當你發現項目中有任何不清楚的任務時，你都可以自發地與團隊成員交流。 這樣，很容易確保團隊中的每個人都在頁面上。

當您都處於遠程狀態時，需要對團隊溝通進行更多投資，以確保您的團隊項目經過有組織的計劃和執行順序。

克服分心和孤獨

遠程工作面臨的重大挑戰之一是試圖平衡工作生活和家庭生活的需求。 對於某些人來說，它變得非常模糊。

有太多的干擾會破壞你的創造力和生產力。 結果，您無法完成所需的工作。

以下是您在家中可能面臨的一些常見乾擾：

• 家務
• 孩子或家庭成員
• 通過各種流媒體服務立即訪問內容
• 社交媒體
• 手機通知
• …

除了分心，房間裡總有大象——孤獨。

家裡沒有面對面的社交暗示，很容易感到孤獨。 而且無論你如何否認，孤獨是大多數員工 (27%) 在遠程工作時必鬚麵對的最大困難。

管理團隊協作

辦公室是建立公司文化的好地方，可以將每位員工聯繫起來，形成強大的團隊。

特別是對於需要有組織、精心策劃的工作流程來保持團隊專注，從而使內容工作步入正軌的內容營銷而言。 由於團隊成員分散在不同的地方，許多人很容易迷路或躲在電話線後面。

在這種情況下，如果團隊不能共享相同的空間，則用於創建優質內容的創造性協作可能會受到影響。

2. 將團隊凝聚在一起

將您的營銷團隊聚集在一起並讓他們參與面對面的會議是很困難的。 更不用說在遠程工作的情況下。

幸運的是，即使沒有準備，您也可以做很多事情來使遠程工作成功。 以下是幫助您設置無縫過渡的實用技巧列表。

計劃。 計劃。 計劃。

計劃對於成功的協作工作和清晰的溝通至關重要。 在您的團隊開始遠程工作之前，請嘗試執行以下操作：

• 記下工作模式的變化以及您的團隊將如何處理這些變化。
• 幫助您的團隊弄清楚他們應該做什麼，並為遠程工作政策建立現實的期望。
• 創建一個可靠的策略，定義哪些項目是至關重要的，包括可以在家完成和不能在家完成的項目。
• 確保團隊中的每個人都能獲得完成工作所需的技術。

設定清晰的界限

每個團隊都有早起的鳥兒和夜貓子，所以他們的工作時間更容易出現分歧。 在這種情況下，當團隊中的每個人都可用時，在一些商定的辦公時間進行重疊是至關重要的。

只需向您的團隊詢問他們首選的會議時間，或者他們何時可以實時響應某些討論。 這樣，他們就會感到被理解和認可。

畢竟，設定明確的界限應該可以幫助您和您的團隊在在家工作時保持敏銳和快樂。

不要忘記您的內容日曆

內容日曆可幫助您保持團隊的專注和井井有條。 它使您的團隊更容易確保所有內容營銷活動（包括視頻營銷計劃、SEO 工作等）都有相同的目標。

以下是Point Visible的內容日曆示例：

在遠程工作時，與項目管理工具一起，內容日曆可以讓您的團隊保持正軌並確保內容生產定期進行。

接受每日簽到

確保您和您的團隊每天或每週更新您已完成的工作以及它對整個項目的貢獻。

它使您的團隊更容易保持同步並根據日曆專注於重要的事情。 這樣，您可以與組織的其他成員異步共享進度。

或者，如果您的團隊正在使用項目管理工具，您可以通過“待辦事項”任務和進行中的工作泳道跟踪完成的工作。 不過，要讓它發揮作用，人們在完成後正確標記並相應地更新文檔比以往任何時候都更加重要。

3. 技術工具變得簡單

您的團隊將需要大量工具來保持井井有條。 這將幫助他們繼續執行項目，而不會造成不必要的延誤。

但是，由於先進的技術和互聯網，您和您的團隊可以保持聯繫，無論距離多遠，處於隔離狀態。

以下是您的團隊需要在家中工作的一些基本工具，以保持您在辦公室中的工作效率：

雲會議軟件

如果您的團隊不習慣通過實時聊天互相見面，那麼對他們來說，一個出色的第一步將是虛擬會議或電話，讓他們感覺好像他們在同一個房間裡。

您可以使用 Zoom 或 Google Hangouts 等雲會議軟件主持或加入虛擬會議。

這些類型的軟件可以幫助您和您的營銷團隊解決溝通問題。 以下是大多數雲會議軟件應包括的基本功能：

• 一對一和群組視頻通話，參與者可以使用他們的網絡攝像頭看到對方
• 從桌面或移動設備共享屏幕
• 用於協作的實時白板共享
• 具有文件共享功能的實時聊天

借助所有這些功能，雲會議軟件使您的遠程團隊更容易保持人際聯繫，從而加快決策制定並改善協作。

項目管理工具

內容營銷就是跟踪項目、截止日期和內容。 當團隊中的每個人目前都在家工作時，您需要一個一流的平台來保持正常的工作流程。 實際上，即使您在辦公室工作，您也需要一個 PM 工具！

作為基於雲的平台，利用項目管理工具（如 Asana、Trello 和許多其他工具）作為遠程工作平台可以讓您的內容營銷團隊更輕鬆地：

• 計劃和安排工作
• 將任務分配給獲得即時通知的特定團隊成員
• 將文件附加到特定任務
• 清楚地了解他們每天和每週的工作量
• 跟踪他們花在特定任務上的時間，尤其是那些按小時計費的任務
• 可用於特定任務討論的評論部分

看看這些功能，很明顯，項目管理工具為您的團隊提供了一種簡單直接的方式來掌握內容營銷項目，無論您是在辦公室還是在客廳沙發上工作。

通訊工具

在家工作的關鍵是與您的團隊進行清晰的溝通，因為您將無法面對面交談。

雖然像 Skype 這樣的工具可以工作，但它們確實不是最適合這個角色，至少不適合內容營銷團隊。 他們會需要像 Slack 這樣的工具，讓您能夠：

• 將對話分成多個頻道，這樣您就不會在同一個聊天中引導關於 5 個不同項目的對話
• 僅向特定團隊成員（或客戶/自由職業者）授予訪問某些頻道的權限
• 在任何移動設備上輕鬆使用該工具
• 將您的通信工具與您使用的其他工具集成在一起，以另一種方式來跟踪通知和工作進度
• 通過簡單的搜索訪問保存的對話歷史記錄

專用的通信工具為您的內容營銷團隊提供了一個中心，他們可以在其中以高效和分類的方式快速交換筆記和其他重要信息，而不會造成不必要的混亂。

現代通信工具讓您使用表情符號和 GIF 也沒有什麼壞處，這可以成為減輕壓力並為經常陳舊的遠程工作程序帶來一點樂趣的好方法。

雲儲存

遠程工作的最大挑戰之一是您無法訪問公司的內部服務器。 這就是像 Google Drive 或 Dropbox 這樣的基於雲的存儲會派上用場的地方。

以下是您現在遠程團隊利用雲存儲可以獲得的一些好處：

• 您的團隊可以更輕鬆地管理文件、共享數據和改善遠程工作體驗以獲得最佳結果。

• 通過將所有文件移動到雲中，您可以使所有數據穩定、安全且可供團隊中的每個人輕鬆訪問。
  
• 這些工具還允許您的團隊實時協作，而無需再次下載和上傳。

最後總結——條條大路通羅馬

無論您喜不喜歡，在大流行爆發期間，在家工作已成為必需。 作為一個辦公室內容營銷人員，遠程工作似乎是一個全新的世界。

您的內容營銷團隊必須付出額外的努力來適應新的工作環境並保持所有內容項目的順利運行，儘管您和團隊之間的距離很遠。

即使您沒有為這種情況做好充分的準備，您的團隊仍然可以計劃一些基本的事情來最大程度地減少與第一次在家工作相關的障礙。 好消息是您應該已經在使用本文中概述的大多數工具和實踐，這意味著將您的工作帶回家應該不會那麼難。

一旦您適應了新的日常工作，遠程工作就不會那麼令人生畏。 當您不必花費數小時通勤或參加無數的面對面會議時，您甚至可能最終變得更有效率。

安德烈·奧托羅

Andre Oentoro 是屢獲殊榮的解說視頻公司 Breadnbeyond 的創始人。 他幫助企業提高轉化率，完成更多銷售，並從解說視頻中獲得正的投資回報率（按此順序）。