Salesforce 資料載入器：它們是什麼以及如何選擇最佳工具

已發表: 2023-10-19

如果您之前閱讀過 Validity 的博客，您就會知道我們已經詳細討論瞭如何管理您的Salesforce 數據，以便您可以充分利用客戶資訊的潛力並做出更具策略性的業務決策。

這次，我們將討論如何管理這些數據。 更具體地說，我們將討論將不同來源的資料正確匯入 Salesforce 的重要性、可用的工具以及如何為您的業務選擇合適的工具。

什麼是資料加載？

資料載入是指以結構化和受控方式在 CRM（客戶關係管理）系統中匯入、更新或刪除資料的過程。 它涉及將資料從各種來源（例如電子表格、資料庫或外部應用程式）傳輸到 Salesforce。

這種方法使您能夠有效管理大量數據，而無需手動輸入數據​​，從而降低了錯誤風險並節省了寶貴的時間。

為什麼資料載入很重要

當您努力維護組織的 CRM 系統時，您可能會發現管理和更新資料可能是一項具有挑戰性的任務。 資料載入有助於透過以下方式簡化此過程：

  • 提高準確性－資料載入最大限度地減少了手動資料輸入，降低了錯誤和不準確的風險。
  • 提高效率－資料載入加快更新或新增大型資料集的速度，節省您的時間和精力。
  • 品質和一致性－資料載入透過遵守預先定義的規則和驗證來強制一致性並保持更高的資料率。
  • 簡化的資料遷移－資料載入簡化了從舊 CRM 轉換或合併資料庫的遷移過程。

專業提示：擁有適當的Salesforce 資料模型對於保持資料乾淨、準確和可操作至關重要。按照建議的最佳實踐在 Salesforce 中設計資料模型，以便您可以充分利用您擁有的資訊。這意味著清晰一致的命名法，僅在必要時建立自訂物件或字段，設定適當的使用者權限，並避免在字段或物件名稱中使用特殊字元（僅舉幾例）。

資料載入器需要注意的 10 個重要功能

在為 CRM 選擇資料載入工具時，Salesforce 管理員應考慮幾個基本功能和功能，以確保工具符合其特定需求和要求。 以下是一些需要尋找的關鍵功能：

1. 與您的 CRM 的兼容性

確保資料載入工具與您的 CRM 平台（例如 Salesforce）相容且無縫整合。

2. 易於使用

該工具應具有直覺的使用者介面，允許非技術使用者和 CRM 管理員等無需大量培訓即可輕鬆導航。

3.批量資料處理

有效處理大量資料的能力對於任何成功的企業至關重要。

一個好的資料載入器應該支援批次資料操作，以加快資料載入速度。 例如， Salesforce Data Pipelines可以大規模清理、轉換和豐富大量數據，而無需第三方工具或將數據移出您可信任的 Salesforce 環境。

4. 錯誤處理與報告

尋找提供詳細錯誤日誌和報告的工具。 這可以幫助您快速識別並解決資料載入過程中可能出現的任何問題。

他們還應該能夠提供有關數據品質問題的反饋，並允許您在加載之前更正它們。 例如， Salesforce 中的更改資料擷取發布對 Salesforce 記錄的更改，包括建立新記錄、更新現有記錄、刪除記錄，甚至取消刪除記錄。

5. 自動化和調度

自動化功能可讓您在特定時間或間隔安排資料載入任務。 這有助於重複資料更新，例如每日或每週匯入。

6. 安全性和資料加密

資料安全至關重要。 確保您選擇的任何工具都符合安全標準，並提供資料加密選項以在傳輸過程中保護敏感資訊。

此外，具有內建備份和復原功能的資料載入器提供了額外的資料保護層，使您能夠從意外的資料遺失或損壞中復原。

7. 可擴展性

確保資料載入器可以擴展以滿足組織不斷增長的資料需求。 它應該能夠處理增加的數據量而不會顯著降低效能。

8. 支援和文檔

考慮客戶支援、使用者文件和線上資源的可用性。 面對挑戰時，反應敏捷的支援團隊非常寶貴。

9. 成本和許可

評估定價結構和許可選項。 確保該工具符合您的預算並且沒有隱藏成本。

10. 社群和使用者回饋

在線上 CRM 社群或論壇中尋找使用者評論和回饋。 使用過該工具的其他 CRM 管理員的見解可以提供有關其效能和可靠性的寶貴資訊。

透過進行徹底的研究，您可以選擇最適合您組織的資料管理需求和目標的資料載入器工具。

專業提示：在完全部署之前在沙盒環境中測試該工具有助於確保其滿足期望並在 CRM 生態系統中無縫運行。

4 個需要考慮的 Salesforce 資料載入器

幸運的是，有多種可用的資料載入工具，但目前我們將重點放在 Salesforce 擁有或相容的工具，即：

Salesforce 資料載入器

Salesforce Data Loader因其內建的 CSV 檢視器和易於使用的介面而成為受歡迎的選擇。 這個工具：

  • 可以輕鬆插入、更新、刪除和匯出 Salesforce 記錄；
  • 支援多達500萬筆記錄；
  • 具有拖放字段映射功能，並且；
  • 可用於處理 Salesforce 和 Database.com 中的資料。

Salesforce 資料匯入精靈

資料匯入精靈可作為 Salesforce 中的內建工具輕鬆使用，因此無需額外設定。

這個工具：

  • 可以輕鬆匯入許多標準 Salesforce 物件的數據，包括客戶、聯絡人、潛在客戶、解決方案、行銷活動成員和個人帳戶；
  • 提供其他有價值的功能，例如重複資料刪除、行銷活動的聯絡人分配以及匯入期間的自動觸發。
  • 也就是說，它通常用於管理初始角色數據，因為它僅限於三個功能（上傳、更新插入和更新），沒有匯出或刪除記錄的選項。

需求工具

Validity DemandTools 採用更全面的方法，使企業可以在短時間內管理資料的各個方面（並在此過程中改善其收入營運）。 該工具提供：

  • 重複的、自動化的資料品質例程，以便管理員可以提供標準化的、可立即報告的資料；
  • 大量、按需電子郵件驗證，以便僅從最可靠的銷售、行銷和服務通訊管道產生有效資料；
  • 即時重複預防，防止同一客戶或潛在客戶的多次詢問幹擾銷售流程；
  • 按需資料管理，使管理員可以立即解決新的資料品質問題，以免影響依賴 CRM 資料的其他團隊。

不要有偏見，但是，最近一位客戶告訴我們，「 DemandTools 就像類固醇的資料載入器」是有原因的！

使用正確的工具提高數據生產力

在資料管理方面，選擇正確的資料載入工具是成功的關鍵。 透過選擇符合其資料管理需求的工具，CRM 管理員可以簡化資料操作、提高資料質量，並使 CRM 系統成為組織的寶貴資產。

借助工具包中正確的資料載入工具，他們可以充分優化 CRM 體驗並釋放客戶資料的全部潛力。

也就是說，低效率管理 CRM 資料的成本可能會很高。 若要了解正確的技術如何幫助 Freshfields Bruckhaus Deringer LLP 律師事務所完成多年的 CRM 轉型並降低資料管理成本，請閱讀此案例研究。

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