什麼是根本原因分析？ 模板、好處和方法

“讓我們找到問題的根源。”

這是搜索複雜業務解決方案的最佳方式。 查明任何問題的根源是至關重要的，即使您一開始無法指出問題出在哪裡。

公司經常使用包含詳細信息記錄的日誌分析軟件來識別和分析工作場所出現的不同情況。 但是，如果您感到迷茫，請嘗試使用根本原因分析模板來幫助您了解情況並為複雜問題制定可行的答案。

某些 RCA 方法論具有重點和具體性，而其他 RCA 方法論則側重於通用策略。

人們經常使用 RCA 來更多地了解為什麼系統的性能與相似方法不同或優於相似方法。 然而，大多數時候，注意力都集中在特定問題上，尤其是當它們涉及關鍵系統時。 RCA 評估所有貢獻因素並有意義地連接事件以解決問題並防止它們再次發生。 只有關注根本原因而不是表面指標，才能弄清楚問題是如何、何時以及為什麼發生的。

為什麼根本原因分析很重要？

RCA 非常重要，因為它可以識別產品開發過程中的核心缺陷，使團隊​​能夠採取適當的糾正措施來防止將來出現問題。 因此，成品的瑕疵更少，需要的返工也更少。

例如，如果您的企業需要更高的保留率，添加更多團隊成員是一個立竿見影的解決方案。 但是通過使用 RCA，您可能會發現團隊成員離開您的組織的原因，並應用該信息來提高員工保留率。 低保留率可能有以下根本原因之一。

• 缺乏職業發展機會
• 團隊成員福利不佳
• 低於市場價的工資
• 士氣低落

在考慮了可能的原因後，公司可以通過研究來確定一個或多個根本原因。 在了解潛在問題之前，您無法找到持久的解決方案。 RCA 模板使用系統的方法來解決問題，而不是應用繃帶和祈求最好的結果。

根本原因分析的目標

根本原因分析的主要目標是識別核心問題並加以消除。 專業人士可以使用通過這種方法獲得的見解來向員工和客戶保證公司的可靠性和可靠性。

RCA的核心原則

如果您想從此方法中獲益，則應考慮 RCA 的基本原則。

• RCA 的主要目標是確定問題的根本原因，以便採取糾正措施來根除每一個根本原因，而不是僅僅解決系統缺陷的症狀。 這個調查步驟很重要，需要特定的流程來保證成功。 因此，應全神貫注並按照規定執行 RCA。
• 缺陷不會從以太中顯現出來。 對於每個問題，至少有一個根本原因。 誠然，找到它可能具有挑戰性，但除非您想一遍又一遍地“修復”相同的問題，否則您必須付出努力
• 完整的分析需要分解一系列事件，以更好地理解導致問題的元素之間的聯繫。 這意味著您不必擔心是誰導致了錯誤，而是主要關注缺陷發生的原因。

這就是症狀至關重要的原因：它們會引導您發現問題所在，但只關注表面問題是不正確的。 相反，尋找問題根源的實用解決方案。

如何進行根本原因分析

多種技術確定 RCA 中的根源。 以下是您可以遵循的一些步驟，以幫助通過 RCA 流程識別問題。

1.定義問題

要開始根本原因分析，您必須首先實時描述問題的特徵。 如果您有多個問題需要解決，請從一個開始，然後進行多次 RCA 以找到答案。 一次專注於一個問題將使您更有可能迅​​速確定並解決問題的根本原因。

確定您的問題還需要確保每個人都在同一頁面上。

2. 收集數據

需要收集數據來說明這個問題。 您可以使用公司研究資源來更好地理解問題的徵兆和症狀。 在此階段，您應該詢問以下內容：

• 問題出現多久了？
• 誰因此受到影響？
• 這個問題的直接和長期影響是什麼？
• 該問題的主要症狀和表現是什麼？
• 有什麼確鑿的證據表明存在問題？

在更好地了解它如何影響您的業務和網絡之後，您可以提出問題的合理原因。

3. 確定可能的根本原因

根本原因分析方法中最關鍵的一步是識別潛在的根本原因並繪製出根本原因分析模板。 RCA 模板有助於更好地可視化數據並更清楚地了解您的問題。 解決方案和行動計劃最終將從您在此階段確定的原因中產生。 用於解決障礙的流行根本原因分析模板包括帕累托圖、簡單的根本原因分析、因果圖、5 個為什麼技術和原因映射。

4.確定根本原因

您需要盡可能多地檢查可能的根本原因，以找到問題的根本原因。 如果您探索了所有可能性，請考慮以下事項：

• 我確定的主要原因之間是否有任何共性？
• 有什麼理由可以排除這些潛在的根本原因嗎？
• 哪個根本原因似乎是最有問題的？

您可以使用多種根本原因分析方法來獲得有效的解決方案。 這些策略包括：

• 故障模式和影響分析 (FMEA)： FMEA 是一種工具，用於檢查已發現的潛在根本原因，並消除那些最有可能在以後導致故障的原因。
• 影響分析：影響分析評估每個潛在未發現根本原因的積極和消極後果。 為每個原因創建一個假設的讚成和反對列表會讓你更有信心完善你的決定。
• 變化分析：這種類型的分析考慮了事件的直接環境如何隨時間發生變化，這可能直接導致了問題。

為了找到趨勢的根本原因，分析師通常使用數據發現和數據挖掘等替代過程來創建根本原因分析報告。

希望專注於根本原因分析並不斷提高可靠性的專業人員應該能夠根據情況選擇最佳方法。 使用單一根本原因分析模板簡化行動計劃是理想的，但通常需要在報告模板中使用多種策略來解決問題。

5.實施方案

在您了解已發現的基本問題後，就該找到答案並採取行動了。 您的解決方案應該針對實際原因，但結果是，它們會沿著鏈條向上移動並解決您原來的問題。

當您準備好開始製定實施策略時，請確保它經過簡化並在所有利益相關者都可以訪問的工具中共享。 項目管理軟件讓您的團隊輕鬆互動並根據需要安排交付。

根本原因分析模板的類型

根本原因分析模板允許您以圖形形式查看問題及其根本原因，從而簡化了根本原因分析。 RCA 可以通過多種方法完成，每種方法適用於不同的情況。 下面討論的是最常見的根本原因分析模板。

簡單的根本原因分析

簡單的 RCA 模板著眼於不需要深入檢查的問題。 您可以使用它來簡要描述問題或問題、可能原因的列表、預期的解決方案以及關於這些解決方案是否有效的結論。

因果流程圖

此流程圖將問題分為症狀、潛在原因和自然原因，以得出合乎邏輯的解決方案。 因果流程圖通常通過結構化的魚骨圖或樹形圖繪製。 魚骨圖顯示了魚頭或魚口的問題或影響，而樹形圖則列出了根本原因列表。

5個為什麼法

5 個為什麼方法可以找出問題的根本原因。 詢問“為什麼”，而不是只接受表面價值的案例，直到您認識到某個程序或系統沒有按其應有的方式運行。 如果不滿足於那些最初的解決方案，您可能會發現隱藏的問題級別。

5 個為什麼根本原因分析模板通常會包含問題或提示，以幫助您發現問題的根本原因。 一個簡單的五個為什麼根本原因分析模板可能如下所示：

1. 問題是什麼？
2. 為什麼會出現問題？
3. 為什麼會發生問題 2 中的事件？
4. 為什麼問題 3 中的事件會發生？
5. 為什麼問題 4 中的事件會發生？

因為該方法是迭代的，您可以通過回答這些問題來追溯問題的核心原因並設計有效的方法來解決它。 您可以添加問題或自定義模板以適應特定問題和要求。

六西格瑪 DMAIC

六西格碼 DMAIC 是一種最大限度地減少錯誤和改進業務流程的方法。 它有它的檢查和檢查根本原因的方法。 縮寫“DMAIC”暗指此過程中的階段：

定義和衡量：什麼是預期的，什麼是錯誤的？ 發生了什麼，何時何地發生？ 這種情況的重要性是什麼，誰受到了影響？

分析：檢查導致問題的組件之間的因果關係。 是什麼導致了這種情況，必須採取什麼措施來防止它再次發生？

實施和控制：問題的可行解決方案是什麼，實施這些方案的原因和優勢是什麼？ 如何監控和規範解決方案以確保問題不再發生？

此根本原因分析模板將指導您完成上述每個過程，並允許您添加有關根本原因行動計劃、解決方案和調查團隊的信息。 此外，這個根本原因模板包含的圖表可用於描述各種影響因素（例如，人員、流程和設備）如何相互關聯以及如何關聯到問題本身。

原因映射

原因映射模板結合了簡單根本原因分析模板、6 Sigma DMAIC 模板和 5 Whys 根本原因分析模板。 它包含詳盡的問題摘要、時間表、“為什麼”問題的分析、闡明過程的插圖、建議和評估替代解決方案的部分以及製定行動計劃的部分。

從 Smartsheet 下載免費的根本原因映射模板。

根本原因分析的好處

RCA 幫助解決持續存在的項目問題和企業運營中的重大瓶頸。 下面討論了它的一些有益的業務影響。

• 降低成本：如果在開發過程的後期發現問題，修復成本更高，如果將其納入成品，買家可能只購買一次，從而讓公司付出代價。
• 識別失敗：它表明團隊相信他們有足夠的開發和質量保證方法，但仍然發現反復出現的問題，從 RCA 中獲益最多。 很明顯，有些東西壞了，但是什麼、為什麼和在哪裡的問題仍然沒有答案。 RCA 可以發現問題的實際原因，而不僅僅是表面原因。
• 提高安全性和可靠性：由於根本原因分析有助於未來減少缺陷，它主要有利於具有嚴格質量標準且產品可靠性和安全性至關重要的行業中的企業。
• 改進工作流程和縮短上市時間：通過確定問題的根源並採取適當的措施，可以更快地測試產品並將其投放市場，同時減少未發現的缺陷。

根本原因分析的挑戰

下面討論了 RCA 過程中可能面臨的一些挑戰。

• 定義不明確的問題：當問題陳述不充分或錯誤時，各個團隊成員可能對問題有不同的看法，或者團隊可能朝著完全不同的方向前進以解決不是問題的問題。
• 信息缺失：持續觀察問題的每一個潛在原因是一項挑戰。 這經常導致有偏見的識別和不充分的分析。
• 短暫的基礎設施：現代基礎設施的壽命很短。 因此，執行傳統的基於查詢的根本原因調查變得越來越困難。

根本原因分析工具

根本原因分析方法將人為推理與數據收集和報告工具相結合。 為執行 RCA 流程，IT 團隊經常轉向他們已經使用的平台，因為它們通常包含可能提供對已定義問題的更深入洞察的數據。 這些工具可能包括：

• 網絡管理解決方案幫助他們確定誰在使用他們的網絡、網絡的設置方式以及網絡的運行情況。
• 調查管理軟件，用於了解事務管理，包括工作場所事故、合規性和欺詐預防。
• 應用程序管理軟件，用於監視和跟踪特定應用程序的性能，幫助識別和解決可能出現的任何性能問題。
• 雲管理解決方案為數據檢索提供本地訪問點或存儲網關。

其中許多解決方案都在其平台中直接內置了根本原因分析工具。 此外，一些供應商還提供工具來收集和關聯來自許多平台的信息，以幫助解決問題或故障。 例如，具有 IT 運營人工智能 (AIOps) 功能的自動化工具可以從過去發生的事件中吸取教訓，並建議未來的糾正措施。

在進行 RCA 時，分析師應採用最適合其特定情況的技術和資源。

防患於未然

RCA 幾乎可以在任何情況下使用。 選擇進行研究的程度涉及合理的推理和良好的判斷。 提前計劃以預測解決方案的影響也很重要。 這有助於您在潛在問題發生之前識別它們。

RCA 不會立即提供解決方案，但找到問題的根本原因可以將其永久消滅在萌芽狀態。

如果 RCA 方法激起了您的興趣，請探索如何為科學決策執行統計分析！