RFP 與 RFQ：有什麼區別？

RFQ（報價請求）是發送給供應商的請求，詳細說明買方的需求並要求供應商提供定價和付款信息。 業務中的 RFQ 包括買方期望的特定要求和可交付成果。 通常，買家非常了解市場和產品，因此 RFQ 簡短而直接，可以獲取產品規格和定價。

通常，當您發出 RFQ 時，您會知道您正在尋找的產品或服務的確切類型和數量。 由於產品信息通常遵循標準的 RFQ 格式，您可以快速尋找質量最高、價格最低的供應商。

以下是報價請求的典型特徵：

• 當您了解您的確切需求時使用
• 指定詳細要求
• 專注於可交付成果、成本和付款條件
• 評估供應商按要求提供服務和商品的能力
• 將合同授予提供最具競爭力價格的供應商

要準備有效的 RFQ，您可以應用以下最佳實踐：

• 寫出清晰的產品特性和功能要求清單
• 限制無關緊要的背景
• 提供所需的產品數量、交貨時間表和服務期限
• 說明您的首選付款條件
• 詳細說明所有供應商的定價格式以保持一致性

閱讀有關編寫完美 RFQ 的 6 個步驟的更多信息。 創建完整的 RFQ 是幫助您找到滿足公司需求的最佳供應商的第一步。

這總結了 RFQ 在業務中的含義。 讓我們來看看 RFP 的定義。

RFP（徵求建議書）是一份正式結構化的問卷，供買家收集關鍵供應商信息。 在 RFP 中，您詳細說明您的問題並邀請投標人提供解決方案。 每個供應商都有獨特的方法來解決您的痛點。

當您收到提案時，您可以將所有供應商並排放置，並探索他們在執行您的項目時的能力。 有許多因素需要評估，例如他們的方法、經驗以及他們解決方案的可行性。 您應該為每個因素設置一個加權分數，獲勝的供應商應該是得分最高的公司。

以下是 RFP 的基礎知識：

• 各州簡明扼要有關您的問題和需求的背景信息
• 提供您想要的產品和服務的詳細要求
• 包含有關投標人的具體問題以及他們可以提供的解決方案
• 表明您對進一步合作的意願，而不僅僅是一份問卷
• 根據您的優先級評估和比較供應商

編寫 RFP 時請記住一些提示：

• 如果您需要定制服務，請讓投標人為其他客戶提供他們以前的作品示例。 案例研究將使您對他們的能力有更準確的期望。
• 需要一個全面的定價計劃以避免以後的貼紙衝擊
• 寫出深入的問題並徹底強調您的優先事項，作為投標人的指導方針。 盡量詳細，避免含糊不清的問題。
• 如果您不確定供應商的專業知識如何滿足您的需求，請向他們詢問可幫助您做出更好決策的示例、認證或參考資料。

現在您已經了解了 RFP 和 RFQ 的含義，讓我們來探討 RFP 與 RFQ 之間的 4 個主要區別：

標準	詢價 (RFQ)	徵求建議書 (RFP)
目的	當您需要購買預算優先的確切產品或服務時使用。	在您探索解決方案並評估許多因素以選擇最佳供應商時使用。
問題類型	有關產品規格和滿足要求的成本的問題。	關於供應商的解決方案和項目計劃的具體、深入的問題。
風格	結構化和規範性。	正式而直接。
內容範圍	以價格為導向並消除其他干擾。	提供供應商報價和能力的清晰比較。

目的

RFQ 和 RFP 之間最明顯的特徵是它們的用途。 當公司確切地知道他們在尋找什麼並且不需要有關產品或服務的詳細信息時，他們主要使用 RFQ。 相反，他們準備購買並專注於滿足他們的財務限制。

另一方面，當您需要購買需要專業知識或專職人員來完成工作的複雜商品或量身定制的服務時，就會應用 RFP。

問題類型

在 RFQ 中，問題側重於特定商品的定價要求，例如產品規格、供應商成本、付款條件以及採購訂單和發票條件。

相反，RFP 需要有關產品和解決方案的更詳細信息。 這是因為 RFP 的項目通常比 RFQ 更複雜，需要進一步的諮詢。

風格

編寫 RFQ 遵循標準化格式。 所有信息結構良好，讓您可以快速比較不同供應商的價格。

另一方面，由於對細節的基本需求，編寫 RFP 是一個更複雜的過程，需要結合技術知識、價格表格式和法律條款理解。 因此，RFP 通常是正式和直接的文件。

內容範圍

有了 RFQ 和 RFP 的上述特性，當您正確使用它們時，它們都有各自的優勢。

由於 RFQ 以成本為中心，因此您可以在評估供應商時專注於預算並消除其他干擾。 相反，當您需要比較供應商的能力並考慮到價格之外的許多因素時，您應該選擇RFP並選擇最佳提案。

要使用 RFQ 和 RFP 有效管理您的採購流程，您可以採用 PWA Magento 採購訂單。 該系統可以自動化採購訂單處理，幫助您在倉庫快速準備 RFQ，以及控制所有 PO 狀態。 由於該軟件集中了庫存和供應商的所有數據，因此您可以在正確的時間以正確的成本獲得正確的產品。

現在您可以回答“RFQ 是什麼意思”這個問題了，讓我們發現一個 RFQ 的通用模板。 通常，RFQ 包含 3 個主要部分：買方信息、賣方信息以及審查和評估。 每個部分都有一個信息列表，包括：

買家信息：

• 公司名稱和描述：關於貴公司的簡要信息
• 所需產品和服務的要求和目標：您在尋找什麼以及您的期望
• 聯繫信息

賣家信息：

• 商品詳情：商品名稱及規格
• 產品數量：投標人必須滿足的要求數量
• 交貨要求：如果可能，您首選的交貨方式
• 產品價格：每種產品的價格和條件（如果需要）

審查和評價：

• 評估方法：評估供應商的標準，例如技術專長、價格、交付方式
• 時間表：投標人必須遵守​​的具體時間表
• 條款和條件：與供應商協商以達成共同協議，特別是在付款條件、產品質量和交付問題上
• 提交要求和說明

在比較所有報價並選擇最佳供應商後，考慮是否要通過協商一攬子採購訂單與他們建立長期關係。

以下是創建良好 RFP 的標準部分：

1. 您的公司背景：您的公司做什麼以及您的目標客戶
2. 項目概況：項目簡介
3. 項目目標：你想通過這個項目完成什麼
4. 工作範圍：項目描述和詳細工作範圍
5. 目標交付時間表：投標人提出適當資源的預計完成日期
6. 當前成功的障礙和障礙：任何可能影響項目的限制，例如技術問題或人力資源有限，因此您可以快速取消無法處理任務的供應商並與有能力的供應商聯繫
7. 關於投標人提出的解決方案的問題：投標人必須回答的與項目有關的問題。 要求他們提供詳細的項目執行計劃以供評估。
8. 預算限制：最好提前準備好預算，以免以後給各方帶來意外。
9. 評估指標和標準：您如何評估和選擇供應商，例如過去的業績歷史、案例研究、預計成本、技術專長或投標過程中的響應能力
10. 提交要求：投標人在提交提案時必須遵循的準則，包括格式、截止日期、內容要求
11. 聯繫信息：您的電子郵件地址或投標人聯繫您以進行 RFP 澄清和提交的其他方式

本文僅向您介紹 RFP 和 RFQ 定義以及它們之間的顯著區別。 如果您正在尋找具有已知規格的物品或商品，RFQ 是最合適的。 如果您需要復雜的服務來滿足您的需求，那麼 RFP 將是您的選擇。 使用正確類型的請求將為您的公司創建有效的採購策略，並幫助您做出更好的業務決策。