項目經理如何高效遠程工作

一場遠程工作革命即將來臨，我們看到越來越多的公司轉向部分或完整的遠程工作模式，但在家工作既是挑戰也是機遇。 每個企業，甚至這些企業中的單個團隊都是不同的，並且將受益於獨特的工作方法、實踐和遠程操作工具。 對於那些擔任項目管理角色的人來說，他們必須精心計劃、保持井井有條、有效溝通和管理時間，但所有這些都可以遠程完成嗎？

在 Exposure Ninja，我們完全倡導遠程工作，並且已經運營 100% 遠程模式超過八年。 我們已經詢問了我們的溝通大師——我們的項目經理——他們日復一日地在前線，讓客戶滿意並創造出色的結果，以獲取他們有效遠程工作的重要技巧。

1. 高效溝通：提防即時通訊

項目經理的大部分職責都集中在溝通上，無論是向內部團隊介紹客戶請求和新項目，還是向客戶介紹他們的活動進展情況。 有效溝通不僅僅關乎你的信息的清晰性或建立良好的關係。 它還涉及優先考慮您與客戶和團隊共享的時間、內容和數量。

如果您在遠程工作，您的大部分內部通信可能通過電子郵件和即時消息平台進行。 如果使用得當，這些對於與您的團隊保持聯繫並及時了解他們的工作進度非常有用。 但即時通訊平台尤其可以迅速從一種有效的工具轉變為一種分散注意力的消遣，支配你的一天。

當通過消息而不是親自或通過電話進行溝通時，溝通的清晰性更為重要。 考慮消息的語氣和頻率是很有用的——嘗試將客戶反饋濃縮為每週更新，以避免向群組頻道發送垃圾郵件，並考慮一個電話對於您需要傳達的信息是否更有效（或更低）。

如果您沒有時間處理通過的消息，請不要打開它們！ 如果您無法抗拒，請迅速記下該信息，評估其緊迫性並返回手頭的任務。 我們使用 Slack，它具有一種方便的方式來設置您收到的消息的提醒，以便您可以在一小時內、明天或下週對它們採取行動。 當您執行特定任務或通話時，也可能值得打盹通知。 這不僅可以防止通知彈出、分散您的注意力並誘使您簽到，而且還會向您的同事發出信號，表明您目前無法聊天。 設置定期檢查消息和跟進消息的時間間隔（甚至將這些消息放在日曆中）可以讓您專注於其他任務而不會錯過重要更新，從而提高您的工作效率。

2. 計劃你的一天：分塊工作

遠程工作的巨大優勢之一是可以靈活地計劃您的一天，並且可能比您在辦公室更早或更晚地開始或結束。 雖然這對某些人來說可能很棒，但對其他人來說，關閉可能具有挑戰性。 當您在晚餐後查看幾封電子郵件，回复非緊急請求（即使您只需要幾分鐘）或比平時工作更長的時間時，您的工作日很容易滲透到您的晚上，因為沒有需要通勤。

仔細規劃你的一周可以幫助你關閉並提高工作效率。 我們的許多項目經理 (PM) 將他們的時間劃分為多個塊，每個塊專門用於不同的客戶或任務。 允許在一周內突然出現的不可避免但不可預測的任務也很有用，可以通過在時間塊的任一側添加緩衝區或為意外請求創建額外的塊，這將允許您堅持自己的日程安排，甚至當最後一刻出現需要您注意的問題時。 阻止特定時段是確保您最大化工作週的好方法，它讓您高枕無憂，您將為每個客戶或項目投入足夠的時間。

最後，在遠程工作時保持工作與生活的平衡對我們中的佼佼者來說可能是一個挑戰。 嘗試在一天的最後 30 分鐘內計劃一些“輕鬆”的管理任務——這可能會幫助你放鬆。 如果您是項目經理，您可能喜歡列表和計劃，因此請嘗試在您的手機或記事本上寫下晚上出現在您腦海中的任何與工作相關的事情，而不是突然回到筆記本電腦上進行操作。 我們的許多 PM Ninjas 發現，下班後立即抽出時間進行一些鍛煉或愛好是過渡到休息時間並在工作日結束時硬中斷的好方法。

3. 主持虛擬會議：一切都在準備中

遠程工作時，會議的發生頻率往往低於辦公室——這可以幫助個人和企業真正考慮會議的目的和價值，並確保會議盡可能高效。 我們盡量堅持 30 分鐘的時間，以避免開放式、冗長的討論，這些討論可能會被壓縮到一半的時間——我們都熟悉拖拖拉拉和偏離軌道的會議，以及有效的舊原則擴展以填補可用時間。 如果您正在領導通話，請嘗試限制開始時進行的閒聊。 趕上客戶和團隊成員很重要，但在一兩分鐘後，輕輕地提醒與會者通話的目的並開始您的議程。

為確保會議富有成效，請在電話會議前與其他與會者分享您的筆記或議程，明確會議目的並鼓勵其他人在會議前做好適當的準備。 無論您使用的是視頻會議軟件、Skype 還是您的手機，請確保您有備份。 當技術問題在最糟糕的時間中斷通話時，我們都去過那裡，但如果這種情況發生在客戶通話期間，那不僅不專業，而且還會浪費時間。 在會議之前，請檢查您的麥克風是否正常工作，並且您可以訪問您可能正在使用的任何虛擬會議室。 隨時準備好客戶的電話號碼以防萬一。

4. 設置你的工作站：努力是值得的

無論您是在家工作一天、一周還是無限期，為您設置工作空間都是必不可少的。 作為項目經理，您可能會在一周內接到很多電話，因此優質的攝像頭和麥克風至關重要。 在加入通話之前考慮（並檢查！）您的周圍環境 - 我們都看到遠程工作失敗，一條褲子躺在地板上或流氓孩子溜進房間......如果可能，創建一個免費的專用工作空間從雜亂和分心。 這將使您保持專注，並能夠更輕鬆地在工作和個人時間之間切換。

最終，大多數辦​​公室工作都可以遠程執行，如果不是更有效的話。 有效的項目管理所需的技能保持不變，那些被項目管理吸引的人是有組織的和獨立的，這不僅是在遠程工作時生存而且蓬勃發展的完美特徵。

如果您正在努力從辦公室過渡到家中，遠程工作革命可以幫助您適應，為您提供我們的項目經理用來有效管理團隊和與客戶合作的所有工具、技術和技巧。 使用 Exposure Ninja 從辦公室切換到遠程，讓您的客戶和同事關係比以往更好。