如何舉行不浪費時間的遠程會議
已發表: 2020-04-13在辦公室環境中保持會議準時和有效可能具有挑戰性。 在遠程環境中，還有一些額外的挑戰，例如不可靠的會議平台和不清楚的“相機打開還是關閉？” 禮儀。 在 Exposure Ninja，我們自 2012 年以來一直在遠程運行，並成長為一個由 100 名忍者組成的團隊。 在這段時間裡，我們改進了遠程會議設置，以提供保持專注的高效會議。
以下是我們舉行的不浪費時間的遠程會議的七大技巧。
1.設定期望
就像面對面的會議一樣，遲到者和分心可能會打亂會議的流程。 不浪費時間的偉大會議的第一步是確保從一開始就設定團隊的期望。
開始此過程的最快方法是將會議預訂到具有指定時間、地點（例如 Skype）和受邀者列表的日曆中。 在 Exposure Ninja，我們使用 Google 日曆，它會在每個 Ninja 的日曆中同步，以確保他們不會被重複預訂。
會議開始是製定“基本規則”的好時機。 這些應該包括諸如使用手機、信使和電子郵件之類的東西。 理想情況下，團隊中的每個人都會在會議期間將所有通知靜音。 這並不總是可能的，但它可以讓通話更加專注，干擾更少。
您還應該設置硬件預期。 如果您要進行簡報，那麼最好讓您的團隊暫時將麥克風靜音，除非他們有問題。 這減少了狗吠和打字噪音干擾說話者信息的機會。
2. 提前分享議程
在會議前分享議程讓每個人都有時間準備，也有助於進行必要的檢查。 該檢查是是否真的需要會議。 如果您正在努力製定議程，那麼很可能根本不需要會議。
如果您偏離了電話會議的焦點，您的議程還可以讓您輕鬆地將會議拉回正軌。 就像物理會議一樣，很容易說出類似的話，“我認為我們開始偏離軌道了。 讓我們在其中放置一個別針，稍後再重新審視它”。
3.使用可靠的平台
那裡有許多不同的看漲期權，選擇一個可靠且非常適合您目的的看漲期權至關重要。 沒有什麼比由於連接不良而不斷掉線或不得不放棄的呼叫更糟糕的了！
如果您希望通過辦公室電話重新創建您可能與客戶進行的通話，那麼像 Yay 或 8×8 這樣的應用程序可能會很強大。 這些提供通話記錄功能，並且可以設置為使用您的辦公室號碼撥打和接聽電話。 它們對您的客戶來說是一項簡單的服務，因為他們會像往常一樣直接接到電話到他們的號碼 - 他們無需下載或執行任何操作即可使用它。
對於更適合使用攝像頭的會議——或者如果你想共享屏幕——那麼有多種平台可供選擇。 我們最喜歡的一些包括 Google Hangouts、Skype 和 Zoom。
Google Hangouts 與 Google Calendar 無縫同步。 您可以共享您的屏幕，對於那些在嘈雜環境中聽不清或難以聽清的人來說，還有一個字幕選項。
Skype 是一個著名的視頻會議平台，具有一些出色的內置功能，如屏幕錄像機和屏幕共享。 Skype 還兼作信使，用於發送快速消息或確保每個人在開始通話之前都準備好。 然而，對於大量的人來說，這可能會很困難，因為穩定性有時會變得有點不穩定。
Zoom 是一項付費服務，但有一個很棒的免費版本可供您使用長達 45 分鐘的會議。 還有一個會議記錄功能以及屏幕共享選項。 它往往是一個非常穩定的平台，可以處理大量的人。
4.使用相機
“攝像頭”會議為提高效率提供了很多好處，而且從團隊建設的角度來看也是如此。 讓每個人都打開相機有助於避免人們互相爭吵，因為某人即將說話的口頭暗示與他們在面對面會議中的相同。 關閉攝像頭後，可能會因為彼此之間的談話而道歉——在原本有效的會議中浪費時間，更不用說尷尬了。
開啟攝像頭有助於衡量團隊在公告期間的反應，當然，它還可以幫助每個人看到事情的表達方式！ 某些事情很容易以與預期不同的方式出現。 能夠看到每個人的臉有助於這一點。
一般來說，最好的辦法是讓您的團隊知道他們應該參加哪些會議，以便他們提前做好準備。 我們通常建議某些會議是視頻通話——但我們也從不堅持，因為團隊中的一些成員可能會感到不舒服。
5. 指定下一位發言人
保持會議正常進行的一個非常簡單的技巧是確保您將問題指向特定的人。 留下一個問題可能會導致沉默，因為你不能依靠你通常的視覺線索來解決一個人。 在面對面的會議中，你可以看看你希望得到答案的人。 在屏幕上，並不總是很清楚你在看誰——你可以盯著屏幕角落裡的同事看，但對其他人來說，你只是在往下看！ 一個簡單的，“這可能嗎？ 你怎麼看，安迪”可以減少不必要的不確定性和空閒時間。
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6. 鼓勵心理安全
會議有時會因房間裡最響亮的聲音而脫軌。 這個問題在遠程會議中沒有什麼不同，儘管您可以幫助一些團隊成員在在線交互時更加自信。
當每個人都感到自在地做出貢獻並且團隊中的所有成員都受到尊重時，團隊就達到了心理安全點。 為了幫助促進這一點，您可以通過指定您想听取的下一個人來鼓勵不同團隊成員的平等貢獻。 在辦公室中，您可以使用視覺提示。 網上也是一樣，但你可能需要更加努力。
心理安全幫助您在會議期間獲得每個人的想法，限制會議後的貢獻點。 將它作為您希望促進的事情之一也可以幫助您發現“沙袋”。 沙袋是團隊成員開始重複他們的觀點或偏離主題並使會議偏離軌道的那一刻。 保持貢獻的平均分配將幫助您保持會議正常進行並使您的團隊更強大。
7.不要太無情
保持會議正常進行並減少浪費時間很好，但請注意不要太無情。 遠程工作可以減少您擁有的團隊建設時間，一點社交互動時間很重要。 在通話開始或結束時留出幾分鐘時間來趕上每個人的晚上或週末，這有助於保持團隊的聯繫。
如果您正在適應遠程工作並想方設法幫助您的團隊在遠程環境中茁壯成長，Exposure Ninja 將為企業提供免費的遠程工作網絡研討會和諮詢電話以幫助您入門。 我們設計了我們的遠程工作革命培訓和諮詢，以跳過自己做的艱苦課程，讓您盡快到達您需要的地方。
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