在開始工作流程自動化之前要問的問題

在當今快節奏的世界中，企業充滿了需要扮演越來越多角色的員工，如果沒有某種形式的自動化，可能很難跟上。 在許多情況下，第一步是工作流自動化。

它已經存在了幾十年，但隨著技術的進步和越來越多的人對電腦和智能手機感到滿意，每天都會出現使用這項技術的新方法。

乍一看，尋找一個運行良好的軟件程序或為您的工廠購買一台機器似乎是一種自動化某些日常任務的簡單方法，但如果您想要完成任何過於復雜的事情，您需要做更多的研究從一開始。

工作場所如何使用工作流自動化

組織和企業可以使用工作流自動化來改進流程和員工效率。

例如，一家擁有數百或數千名員工的公司可以使用軟件實現其工資核算流程的自動化，該軟件可以直接從組織的會計軟件中獲取輸入，並在無需人工處理的情況下分發員工的工資。

這種自動化有助於在工作場所提供準確性，同時減少手動計算錯誤。

另一個例子是，如果您的營銷部門每月發送時事通訊，但在不同部門內有許多不同的聯繫人，他們應該根據他們的職位/職責接收它們。 他們可以使用工作流程自動化來為公司內的特定聯繫人為每個時事通訊創建定制的電子郵件模板。

然後，工作流軟件將能夠使用自動化過程。 每個模板都使用必要的聯繫信息進行定制，並根據您組織的設置發送個性化的電子郵件。

這種自動化有助於通過減少手動發送個性化電子郵件所花費的時間並將員工錯誤保持在最低限度來提高效率，因為優化的電子郵件模板在發送之前精確地進行了個性化。

您的組織需要工作流程自動化嗎？

如果您想在工作中改進業務流程或自動化任務，有很多地方工作流自動化可以幫助簡化效率。 通過問自己以下一些問題來評估工作流程自動化是否會使您的組織或工作場所受益：

• 員工是否在手動、重複性任務上花費了太多時間？
• 您的組織是否有可以通過自動化改進的流程？
• 是否有需要高精度完成的任務？
• 實施工作流程自動化會為您的企業節省時間或金錢嗎？

如果您對上述任何問題的回答是肯定的，那麼您的組織可以從工作流程自動化中受益。 與您的團隊和管理層討論改進流程，並開始調查可用於幫助入門的不同類型的軟件。

為什麼使用工作流自動化？

在商業中，時間就是金錢。 自動化任務可以通過多種方式幫助節省時間和金錢：

1. 節省成本

工作流程自動化可以幫助減少或消除對特定任務的人工干預需求，從而顯著節省成本。

例如，如果您有一個流程需要有人手動將數據輸入系統，您可以使用軟件程序自動化該流程。 這不僅可以加快流程，還可以消除人為錯誤的可能性。

2. 能見度

借助工作流程自動化，經理和主管可以實時了解公司中所有任務和項目的狀態。 這有助於他們更好地決定將時間集中在哪裡，並確保按時完成任務。

3. 溝通改進

工作流自動化可以通過多種方式幫助改善溝通，從向員工發送提醒或通知到通過模板共享重要信息。

員工對分配給他們的每項任務的工作流程了解得越多，他們就能更好地確定工作的優先級並完成工作。 反過來，您將從工作流程系統中獲得更好的結果。

4. 更好的客戶服務

當每天都有大量的工作請求湧入時，一個人或一個部門很難獨自處理所有事情。

但是，通過工作流自動化，您可以根據個人員工的技能和知識分配項目和任務，使他們更容易完成分配給他們的特定任務。

5. 提高客戶參與度

您可以通過實施工作流程自動化主動接觸客戶並讓他們參與您的業務。 示例包括自動發送電子郵件，詢問他們的包裹是否已經到達，或者提醒他們的第一筆付款即將到期在新的訂閱服務上。

這有助於通過在組織內的客戶和員工之間建立個性化的聯繫來提高參與度。

6. 消除冗餘

工作流自動化的另一個好處是消除當前流程中的冗餘，這會佔用其他更重要的任務的時間，並導致錯誤和客戶不滿。 通過自動化這些，您可以在不影響最終產品的情況下消除冗餘。

7. 整體產品改進

當您擁有一台運轉良好的機器時，不僅單個任務或流程運行得更順暢，整個公司都會受益。 同樣，有效的工作流程自動化系統可以改善您的整體產品。

這是因為員工可以更好地專注於他們的特定任務和知識集，從而獲得更高質量的產品或服務。

8. 更輕鬆的工作流程跟踪

最後，隨著自動化工作流程的到位，從頭到尾跟踪每個任務和項目的進度變得更加容易。 這有助於確保一切都按應有的方式進行，並在此過程中進行更好的決策和改進的溝通。

SMB 和企業工作流自動化之間有什麼區別嗎？

雖然工作流自動化可用於小型企業和企業，但在進入自動化項目之前，您需要了解這兩種類型的公司之間的一些本質區別：

中小型企業員工沒有接受過培訓

與大型企業相比，小型公司往往擁有更少的流程和工作流系統，因此在小型公司內自動化特定任務可能需要更多時間和精力。

如果您的員工沒有受過良好的培訓或不明白為什麼需要這樣做，則尤其如此——他們不會意識到通過實施這樣的系統可以節省多少時間。

大公司需要較少的培訓

如果您的員工已經熟悉工作流系統，您應該會發現培訓他們使用自動化系統只需很少的努力。 他們可能會幫助實施它或建議更好地工作或修改的方法。

這也意味著，如果您的公司足夠大，您很有可能會在使用工作流自動化的第一個月內看到投資回報率。

是否有任何關於工作流自動化的統計數據我應該注意？

自動化您的工作流程可能是提高生產力和效率的一種非常有效的方式。 但是，在決定使您的工作流程自動化之前，了解有關自動化工作流程的統計數據至關重要。

根據研究，將至少一個流程自動化的企業的生產力提高了 54%。 此外，自動化工作流程還可以幫助將錯誤減少約 88%。 考慮到這些統計數據，很容易理解為什麼自動化您的工作流程可能是一個如此有益的步驟。

如何快速自動化工作流程？

如果您希望快速自動化工作流程，您可以採取幾個步驟。

• 首先，確保您對自動化過程的預期結果有一個清晰的認識。
• 一旦你有了一個目標，試著找到一個現有的解決方案或工具來幫助你實現這個目標。
• 如果現有解決方案不存在，請考慮使用自動化工具和編程語言自行構建。

通過執行這些步驟，您可以簡化自動化流程並立即啟動和運行您的工作流程。

結論

對於任何希望提高組織效率和促進生產的企業來說，工作流程自動化都是一個有益的工具。 只要您知道在實施此類系統時應採取哪些步驟，無論您的組織規模大小，您都一定會看到生產力和產出的積極變化。