成為項目經理的 14 項項目管理技能

當有人問及您的長處和技能時，您會僵住嗎？

談論你自己、推銷你擅長的東西並希望決策者會購買它可能很難。 我們甚至可以知道我們最擅長什麼嗎？ 還是我們給出的答案反映了我們希望自己最擅長的事情？

這就是我們研究愛情語言和九型人格測試的原因：我們痴迷於更好地了解自己。

項目管理是一個需要高度自我意識的角色。 要處理利益相關者的溝通並使業務資源和目標保持在正軌，了解您的優勢以及在與他人合作時如何利用它們很重要。

所有企業都使用某種形式的項目管理工具來幫助提高組織效率。 現代企業投資高性能項目管理軟件來監控進度和生產力。 當項目遇到意外變化時，這些解決方案還擅長生成有價值的關鍵路徑。

項目經理需要一套包括硬技能和軟技能的技能。 項目範圍界定等技術技能、溝通等軟技能以及適應能力對於積累該職位的經驗至關重要。

與任何職業道路一樣，具有關鍵角色特定技能以及領導能力和商業敏銳度的項目經理可以輕鬆找到一個好機會。

14 項基本的項目管理技能

項目經理從不孤立地工作，而是受到跨職能協作以及對整個公司任務和工作流程的更好可見性的推動。

無論您的企業使用傳統的項目管理生命週期方法還是高級解決方案來管理項目，項目經理所需的技能都有些相似。 如果你想進入項目管理行業，這裡有一些重要的專業和個人特徵可以幫助你獲得成功。

組織

您能想像一個心不在焉的人試圖協調公司級項目的各個方面嗎？ scatterbrains 沒什麼問題——我也是那個俱樂部的一員。 但是一個人應該具有出色的組織能力才能正確管理項目。

項目經理需要組織能力來保持他們的團隊及其任務順利進行。 一個有條理的人會按時回復電子郵件，遵守最後期限，並且對所有事情都有清單。 他們精通目標設定方法，並負責確保在截止日期前完成項目里程碑。

授權和任務管理

項目管理的另一個方面是了解誰最擅長什麼。 如果是學校項目，這可能意味著要問誰最擅長數字，誰能想出一個有創意的項目名稱。

在專業領域，這意味著了解您的員工以及如何讀懂他人。 許多項目之所以失敗，是因為他們被委派給了錯誤的人或團隊，而這僅僅是因為許多領導者認為團隊應該愉快地接受他們的任務。

雖然這可能對他們有用，但往往會失敗。 員工被困在做他們不想做的工作，同時覺得自己的才能被浪費了。 出於這個原因，尋找或嘗試成為項目經理，他可以根據個性或才能適當地委派項目的各個方面。

選擇正確的策略

一個好的項目經理知道如何為您的公司、項目和所有相關人員選擇最佳策略。

在規劃和實施全公司範圍的項目管理戰略和路線圖之前，請問以下問題：

• 一個特定的團隊擅長什麼？
• 在正確的指導和領導下，他們能做什麼？
• 他們最大的痛點和阻礙項目完成的障礙是什麼？

項目管理方法本身不應成為挑戰。 例如，品牌設計師可能會發現使用甘特圖具有挑戰性，並且可能需要更直觀的媒介才能成功工作，例如易於學習的項目管理平台。

溝通

溝通是許多公司的一個問題。 我們不說我們的意思，害怕踩到腳趾。 關於項目管理，沒有時間擔心。

項目經理身兼數職，其中一個是首席溝通者。 他們與項目中涉及的每一位經理進行溝通，包括每一位員工、公司的高層人員以及可能與貴公司合作完成該項目的組織外部的任何人（例如，客戶溝通）。

因此，項目經理必須是出色的溝通者。 這份工作不適合那些電子郵件收件箱停滯不前幾天或繞圈子說話，尋找他們的意思的人。 他們應該是一個快速反應者，可以簡明扼要地陳述他們試圖交流的要點。

如果事情發生了變化，員工錯過了截止日期，或者設計與批准的草稿不一樣，項目經理需要能夠專業地將情況傳達給其他員工或領導層。

領導

作為項目經理，許多人會向您尋求答案、指導或解決方案。 項目經理應該表現出很強的領導才能。

通過這個，我的意思是你的經理應該是一個很容易引起注意的人。 在您的公司以及外部利益相關者和參與者中，其他人應該尊重他們。 項目經理對其同事保留一定程度的權力。

有些員工是天生的領導者。 其他人在接受一些指導後有可能成為領導者。 如果您的團隊中擁有完美、有條理的溝通者，但懷疑他們的領導能力，請考慮讓他們擔任項目經理，因為您知道您必須在許多階段指導他們。

談判

雖然這絕不是希望，但項目有時會變得艱難。 也許您報出的價格與最終發票不符。 也許圖形設計團隊沒有在您約定的時間將圖像返回給您。

無論問題是什麼，項目經理都需要能夠協商解決方案。 此特徵與領導力和溝通技巧相鄰。 雖然它們並不完全相同，但您經常會在同一個人身上看到所有這些特徵。

以下問題有助於確定員工的談判技巧：

• 他們以前在危機時期的反應如何？
• 他們是否曾經冒著無法如願以償的風險，只是為了找到雙方都滿意的妥協方案？

談判具有挑戰性，而且沒有多少人願意這樣做。 這感覺就像是在與其他專業人士爭論——但優秀的項目經理知道如何在各方之間，甚至在為同一家公司工作的團隊之間找到中間立場。

風險預測與管理

風險分析和管理是預測任何可能發生的金融風險，然後再將其變為現實。 除了預測這些問題外，風險管理還包括開發潛在的解決方案，以幫助避免或盡量減少其影響。

風險管理策略是確保您可以從尚未發生的事情中恢復過來的好方法。 通過預測問題並為您的公司做好應對任何事情的準備，您可以在問題發生之前解決問題。

風險管理不一定要縮小到財務問題。 尤其是作為項目經理，您團隊的成功在很大程度上取決於其按時完成任務的能力。

一種風險管理策略可能是比需要提前一周提出每個截止日期，確保團隊努力工作以滿足它，但允許出現一些緊急情況。

考慮您的項目可能出現的特定類型的問題。 沒有兩個項目是完全相同的，項目特定的風險管理策略也不相同。

調度

日程安排是項目管理的一個重要方面，因為其他人依靠你來按時完成任務。 如果您的團隊簽訂了項目合同，則尤其如此。 質量項目經理將確保所有客戶按時交付高質量的工作。

適當安排的影響超出了委派和任務管理。 調度包括付款和計費調度、到期日調度、輪班調度等。

優秀的項目經理可以使用顏色編碼和優先級標籤等策略來處理多個日曆。

成本管理

超出團隊預算不僅會影響手頭的項目，還會影響您的團隊和公司整個財年的剩餘時間。 這就是為什麼成本管理和成本跟踪是一項必不可少的項目管理技能。

簡單地說，成本管理是指規劃和監控業務成本。 項目經理經常使用項目成本管理軟件來確保團隊在交付高質量產品或服務的同時保持在成本以下。

在整個項目中需要考慮的一些成本是供應、人力資源——例如承包商或自由職業者、設備或空間，以及如果工作需要比最初預期更多的工作可能需要支付的任何費用。

批判性思維

如果你在小學時必須參加標準化考試，你就會記得強調要成為一個批判性思考者。 這意味著您可以根據所掌握的信息得出最佳結論。 作為項目經理，這項技能派上用場，必不可少。

項目經理制定日常決策，從項目預算和利益相關者的支持到目標調整和工作流程優化。 因此，PJM 成為優秀的決策者至關重要（沒有雙關語意）。 您需要一個權衡所有選擇並且可以在十分之九的情況下選擇最佳選擇的人。

理解項目管理的另一個關鍵組成部分是了解哪些項目將成功實現最大的業務影響。 了解如何進行可行性研究可以為項目經理提供項目執行的相關信息。

以人為本

這種技能在商業世界中被低估並且經常被忽視。 然而，項目經理也必須是優秀的人事經理。 仔細想想就很明顯了。

項目經理每天都要與人打交道。 他們是整個團隊和參與該項目的人員的聯繫人。 他們也是外部參與者的聯絡點。

在發生任何爭執、困境或衝突的情況下，項目經理是各方之間的首選。 由於他們負責確保人們保持在實現目標和完成項目里程碑的軌道上，因此對於項目經理來說，討人喜歡和具有團隊合作精神至關重要。

解決問題

這項技能與批判性思維有關，批判性思維涉及個人的決策能力。 然而，這種特殊技能指的是經理在衝突期間的反應。

當大型團隊一起工作時，就有可能發生衝突，或者以違反合同或超出預算的形式發生災難。 項目經理必須善於處理複雜的問題，並且能夠適應高風險的工作條件。

成功的項目經理擅長開發複雜的系統，例如關鍵鏈項目管理方法。

輔導

與領導力不同，教練處理的是經理如何與團隊互動並教導他們的團隊。 教練是一種幫助人們做出最佳決策的形式，為他們提供實現最佳決策的工具。

一個好的項目經理可以通過挑戰其批判性思維技能、為頭腦風暴和協作提供空間以及創建一個以目標為導向的部門來提升他們的團隊。

報時

我們都坐在一個混亂的會議室裡，希望我們有一把木槌來增強我們的力量，同時尖叫，“命令！ 法庭令！” 項目經理知道如何在沒有榮譽法官頭銜的情況下控制房間。

他們擅長有效地安排會議、充分利用團隊的時間並保持注意力。 他們還擅長確保會議按任務進行並回答必要的問題。

我們已經討論過卓越的日程安排能力——這些在討論會議管理時會發揮作用。 在僱用或選擇項目經理時，了解他們管理和影響會議的經驗。

聘請項目經理

事實上，沒有人或項目是完美的。

在尋找項目經理時，列出以上特徵——哪些對您來說最重要和最有價值？ 列出上面提到的一些技能，並考慮那些你必須具備的技能。

如果候選人有額外的東西，那就太好了！ 尋找能體現每個人的人可能會限制您的選擇並延長招聘過程。 通過選擇那些你知道你離不開的人，你可以迅速聚集一個體面的候選人小組進行面試和潛在的招聘。

內部候選人

如果您希望從您的團隊中選擇一名項目經理，您可能已經對您的員工的長處和短處有了很好的了解。

例如，您可能知道 Janet 經常錯過截止日期，但交出了非常詳細的工作。 或許埃莉諾很有條理，但常常沒有考慮到潛在的緊急情況。

如果您的團隊難以選擇項目經理，那是個好問題。 考慮在不同的時間與不同的員工坐下來討論他們是否對這個機會感興趣，並詢問他們是否願意在某些領域挑戰自己以跟上角色。

外部候選人

如果您希望從外部候選人中聘請項目經理，您面臨的挑戰會略有不同。 最好在面試期間了解某人的短時間內了解他們是否具備這些品質。

實現這一目標的一個好方法是要求候選人準備好他們收到的視覺示例或證書。 同樣，銷售候選人會提供他們的季度數字，並要求項目經理候選人提供他們已完成項目的一些樣本。 這提供了對該項目的口頭解釋，並讓您了解他們過去產生的影響。

為項目規劃鋪平道路

項目管理是一項不可或缺的業務功能，它管理多個相互依賴關係，管理和分配組織資源，並使團隊能夠無縫地實現業務目標。

聘請項目經理時，請關注他們帶來的技能，因為這些是團隊可以從優柔寡斷轉變為堅不可摧的決定性特徵。

項目管理在其角色和過程中是跨職能的。 詳細了解項目集成管理及其如何使不同部門在同一目標上保持一致。

本文最初發表於 2018 年。已更新新信息。