你所不知道的項目造價估算

項目成本估算不是簡單的數學運算，而是一個複雜的過程。

要使項目管理取得成功，需要進行良好的成本估算。 在整個項目生命週期中會出現許多成本，但準確的估算方法可以使失敗的計劃成為成功的計劃。

它涉及直接的客戶輸入，並允許項目經理和團隊齊心協力，以完美理解業務價值、功能優先級、最佳清單等。

在本文中，您將了解如何通過了解成本估算、其重要性、如何入手、其技術和其他重要事項來處理這些風險和相關問題。

讓我們開始！

什麼是項目成本估算？

成本估算是將直接成本、間接成本和許多其他因素考慮在內，以計算滿足您的財務承諾的項目預算。 這確實是項目成功的重要一步。

從修路到開發應用程序，項目成本估算技術可以應用於各個領域。 在項目管理生命週期中，成本估算是使用估算方法和有效數據將單個成本相加。 這用於根據今天的經驗估算項目的未來成本。

為此，您需要遵循一些簡單的步驟：

• 清晰的任務標識
• 參與編制成本估算
• 適當數據的可用性
• 成本估算的標準化結構
• 對未來不確定性的準備
• 排除費用
• 獨立估計審查
• 修改估計

簡單來說，成本估算就是告訴您提前完成一個定義範圍的項目所需的財務和資源。 項目經理和團隊必須考慮直接和間接成本才能進行估算。

您需要考慮的一些典型要素是勞動力、設施、資源、材料、設備、供應商、風險和時間。

為什麼成本估算很重要？

使用成本估算技術和工作分解結構 (WBS) 可以估算項目成本。 這用於可視化項目範圍並將成本分配給每個項目任務。

通過項目成本估算，客戶可以判斷項目經理將如何處理項目並實現項目的目的和目標。 這樣，項目利益相關者和管理人員就可以預測項目完成後他們將獲得的質量。

為成功完成項目，利益相關者必須規劃利益相關者進一步接受的預算以滿足質量期望。 一個合理的項目估算對於確保實際工作是必要的。 這有助於您按計劃進行。

何時進行成本估算？

那麼，成本估算用於預測完成項目所需資源的成本、價格和數量。 項目成本估算的準確性取決於項目的級別、項目、項目的設計和條件以及您所需資源的估計值。

當您擁有資源、設備、勞動力等時，您可以通過提及項目的範圍和質量來開始估算項目的總體成本。 因此，它需要技術、持續時間、任務等來預測總成本。

如何準確估算成本？

在估算項目成本時，您需要將項目分解為單獨的任務並確定哪個團隊將做什麼。 項目準備就緒後，關鍵目標是確保不超出預算。

執行成本估算涉及一些簡單的步驟。 讓我們一一討論。

編制所需任務和資源清單

成本估算過程的第一步是確定您需要哪些資源和任務。 為此，您可以將整個項目分成小塊。 它涉及研究、設計、前端或後端開發、文案撰寫、測試或錯誤修復、發布等。

任務列表因項目而異，但步驟保持不變。 當您按照小時費率將工作分配給不同的團隊成員時，您將更容易計算提交項目所需的人工成本和時間。

識別和分配資源

您需要確保有足夠的人具備項目所需的正確技能來分配資源。 您需要列出可用成員並根據他們的專業知識分配任務。 這導致充分的資源規劃，從而導致項目的成功完成。

估計任務長度

在這裡，您需要估算任務的長度，以創建具有一定緩衝的項目進度表。 由於您無法預測一個人的未來，因此您的團隊更有可能採取額外的緩衝措施，以便項目能夠在正確的時間完成而沒有任何壓力。

使用時間跟踪方法，您可以準確地繪製項目的持續時間。 你不能指望你的團隊有 100% 的利用率。 顯然，這會導致精疲力盡。 因此，每個團隊的理想利用率是 80%，為您的團隊留出一些空閒時間。

計算項目成本

很多時候，您會在數據庫中找到類似的記錄。 您可以使用以前的記錄來分析每項任務花費的時間和成本。

如果沒有，則需要從頭開始計算。 首先，您需要創建一個粗略的估算，以便您的團隊可以開會並確定確切的時間和成本。

使用成本估算工具

跟踪所有內容至關重要。 為避免脫軌，您需要關注更改並相應地更新它們。 借助管理工具，您可以輕鬆管理團隊的日常任務，從而成功完成項目。

這樣，您也可以跟踪預算。 該工具根據每個成員的日誌時間，預測項目狀態。 因此，您可以跟踪有多少項目尚未完成以及剩餘時間。

估計與報價：差異

估算和報價的用途相似，但這些術語不可互換。 當涉及到您在列表中顯示的內容時，兩者是不同的。 在正確的時間使用正確的術語可確保您的客戶獲得他們需要做出決定的正確信息。

估計

估算是對特定工作將花費多少的有根據或粗略的猜測。 它基於當時可用的信息。 一旦您獲得更新的信息，就可以更改估算值。

假設你拿了改造房子的合同，客戶需要知道成本。 首先，您需要檢查房屋和房間的大小，需要完成多少工作，以及要加減什麼。 在這種情況下，您可以根據他們的要求進行估算，比如說 30,000 美元。

當您開始工作時，突然間，由於客戶要求的油漆質量，您會發現油漆價格略有上漲。 屆時，您的估計會相應地略有更新。

引用

另一方面，報價是在特定時間範圍內對工作的固定陳述。 它具有法律約束力並且不能更改，除非您的客戶要求在工作範圍之外進行一些工作。 如果範圍發生變化，您將需要相應地更新變更單並達成最終協議。

讓我們舉同樣的例子。 如果客戶在工作開始時要求報價而不是估算，你需要仔細研究人工、材料、時間等價格，給你的客戶一個最終的報價，這個報價是不能更改的以後除非客戶想要一些報價單中沒有提到的額外工作。

但是，當您不確定材料的價格和客戶的期望時，估算是最佳做法。 但是，當您提供常規服務，非常了解您的服務和材料的價格，並希望避免額外工作時，報價可能是更好的選擇。

此外，估計是可以協商的，而報價是準確的並具有法律約束力。

常用的成本估算技術

根據項目規模和類型、高管和利益相關者的期望、計費方法和其他因素，可以應用各種工具和技術來執行項目成本估算。 它們如下：

• 類比估算：此技術顯示先例，可幫助您使用歷史數據在項目的早期階段定義未來成本。
• 自下而上估算：自下而上技術是一種更精細的方法，它估算單個任務，然後將它們相加以獲得項目的總成本。 這種方法多用於變數較多的複雜項目，如建設項目、軟件開發等。
• 自上而下的估算：自上而下的估算技術是一種在找出項目總成本後確定工作範圍的簡單技術。 這種方法通常用於在客戶最初指定的固定價格上估算不同的元素。

• 參數估算：參數估算是一種統計建模方法，它使用一些關鍵成本驅動因素的歷史數據來計算新任務成本。
• 三點估計：這種技術帶有三種不同的場景，包括最有可能的、樂觀的和悲觀的。 這些被放入等式中以獲得最終估計。
• 儲備分析：此技術告訴您需要分配多少應急儲備。 這種方法試圖避免不確定性。
• 質量成本：這種方法使用花在項目上或項目期間的錢來跳過失敗。 這也使用成功項目後應用的資金來解決失敗。

成本估算參數

您需要讓您的客戶滿意您的估算，以便您的客戶預測項目質量。 但是，許多項目由於成本估算不當而失敗。

讓我們討論一下在估算項目成本時需要考慮的參數。

時間

在估算項目成本時，時間是一個主要因素。 時間與努力成正比。 在項目上花費的所有時間的總和是團隊完成項目的總體努力。 完成單個任務所需的時間以及緩衝時間是進行正確成本估算的必要步驟。

努力

工作量也是項目成本估算中的一個關鍵參數。 但是，完成一個項目所需的努力可以讓您清楚地了解成本。 在這裡，項目經理需要考慮團隊完成項目將獲得的資源，並且可以根據資源計算工作量。 更少的資源導致更多的努力，更多的資源導致更少的努力。

資源

正如本文前面所討論的，在估算成本時也會考慮資源。 資源管理是在項目中特定任務需要時擁有正確因素的過程。 由於資源有限，很難計算一個項目的總成本。

準確性

項目的成本估算只有在準確的情況下才能被接受。 通過使用最合適的成本估算技術，為意外成本做好準備，並在整個項目中修改項目估算，您可以實現精確度。

文檔

當您與團隊集思廣益時，有必要記錄所有內容，以便您可以在正確的時間做出正確的決定。 您需要記錄所有假設以防止誤解，同時讓團隊理解估算的合理性。

信譽

通常，估算項目成本是基於以前的經驗或事實。 在計算費用時，您可以通過添加歷史數據和專家意見來增強估算的可信度。

確認

在進行最終決定之前，請務必進行驗證。 您可以驗證用於項目成本估算的數學運算並檢查它是否準確。 您可以依靠文檔來確保計算的準確性。

風險識別

您可以在進行估算時計劃風險。 這是一個需要考慮的關鍵因素。 有些風險是經常發生的，而有些風險是偶然的。 您需要通過添加一些緩衝時間來有效地管理估算。 這樣可以保證項目在規定的時間內按時完工，並在緊急需求時有足夠的資金。

成本估算的一些步驟

要進行有效且可靠的成本估算，您必須遵循一些簡單的步驟。

• 定義項目的目的
• 通過安排與您的團隊成員的會議來製定一個粗略的計劃
• 定義系統的特徵、性能和用途
• 確定合適的成本估算技術
• 確定假設、規則並獲取數據
• 制定點估計
• 進行敏感性分析
• 進行不確定性和風險分析
• 記錄估計
• 根據工作量和資源及時更新估算

結論

成本估算用於預測總體項目成本以及項目範圍內所需資源的價格和數量。 這樣做是為了做出有效的投資決策。 為此，您需要將整個項目分解成更小的部分，以便更好地估算資源、勞動力和時間。

然而，成本估算說起來容易做起來難。 因此，確定準確的技術將幫助您為客戶制定成功的成本估算計劃。

您還可以探索一些最佳任務和項目管理軟件。