2022年12個採購最佳實踐

制定採購框架

首先，在解決流程中的特定問題之前，您需要一個強大的採購管理框架。 一個有效的框架將為您的所有流程製定可靠的指導方針，包括：

• 採購訂單的監督和批准，
• 供應商和供應商的管理，
• 三向匹配支付的表現，
• 記錄所有文件，
• 尋找新的供應商和採購代理，
• 對員工進行產品培訓。

明確定義的流程將提高運營效率，幫助您的團隊完成他們需要完成的任務或在給定時間確定優先級以完成工作，從而確保您的業務活動準時交付。

要製定清晰的採購流程，您需要確定每個必要的採購步驟，為每項任務分配特定人員，並描述任務的操作。 因此，您的團隊可以保持原樣並了解他們的工作以與他人協作。

自動化採購流程

隨著技術融入我們世界的方方面面，數字化採購流程是不可避免的。 一個完整的數字化轉型將把您的採購流程提升到一個新的水平，並解決您供應鏈中的許多瓶頸。

以下是自動化採購實踐的最大好處：

• 節省時間：所有花在手動處理（如數據輸入、發票跟進、記錄更新、批准和文件移交）上的時間都可以通過軟件加快。 自動化可以減少重複的操作任務，讓您的團隊能夠專注於戰略角色。
• 減少人為錯誤：自動化還可以幫助您最大限度地減少人為錯誤。 您不必再擔心檢查錯誤計算的結果或錯誤輸入的數據。
• 降低加工成本：在技術的支持下，企業可以減少重複性工作的勞動力，從而節省成本。 成本效益是採購自動化的最大好處之一。

一個好的數字採購解決方案應該能夠處理：

• 供應商管理：輕鬆入職並跟踪供應商績效，
• 發票審批：三通快速審批發票，
• 採購請求：幫助您捕獲、批准和監控採購請求的模板，
• 採購訂單 (PO)：根據批准的採購請求自動發出採購訂單，
• 支出分析：從您的採購數據中獲得可行的見解和建議，
• 集成：將您的採購軟件與 ERP 和財務軟件等其他系統連接起來。

實踐採購透明度

採購透明度是指為所有內部利益相關者提供必要的信息和文件，以順利完成他們的任務並使他們能夠做出更好的決策。 在技​​術的支持下，您可以探索更多的場景，並開發一個對您的團隊透明的持續、敏捷的計劃模型。

透明的採購流程可為您帶來諸多好處：

• 更快的處理：當每個人都知道自己的工作和遵循什麼標準時，整個操作可以無縫運行，瓶頸更少。
• 減少浪費的時間：透明的採購消除了花費在令人困惑的請求和冗長的電子郵件鏈上的疲憊時間。 相反，您的員工可以準確地看到他們需要在什麼時間做什麼。
• 問責制：文件的透明度清楚地說明了您和您的供應商在採購過程的每個階段的責任。
• 負責任的採購實踐：透明的流程指導您根據企業社會責任採購產品和服務。

使用數據驅動的方法優化庫存

您不能錯過的下一個採購實踐是利用數據來增強您的庫存管理。

要檢查您的庫存是否得到優化，請查看一些指標，例如庫存持有成本和庫存周轉率。 查看您的計劃和預測庫存是否有助於有效地補充庫存，銷售和庫存水平是否同步，以及哪些是暢銷商品和銷售緩慢的商品，以便為它們制定適當的策略。 例如，您可以為暢銷書購買更多庫存，以確保在客戶需要時有貨。 相反，盡量以折扣價推銷滯銷商品，以免它們過時。

採用庫存管理軟件可以幫助您解決上述所有問題。 對於日常運營，您可以改進供應鏈跟踪、倉庫和商店之間的庫存流動以及銷售和庫存水平的一致變化。

對於高級水平，釋放 AI 和數據驅動的洞察力的力量將幫助您優化庫存成本、確定交貨時間並預測未來的庫存需求，從而防止出現庫存過剩或供應不足的情況。

改善您的合同管理

目前，合同管理中最常見的問題是缺乏一個集中的平台，員工可以在該平台上搜索、訪問和檢索合同和其他文檔。 流程雜亂無章，導致合同不一致、流程繁瑣、供應鏈連續性問題等諸多痛點。

為了擁有更好的合同管理流程，您應該建立一個集中的雲數據庫，允許您的員工創建、存儲和維護從操作流程到合同模板的所有文檔。 這樣，您可以確保合同之間的一致性和標準，節省處理重複任務的時間，並減少錯誤和風險。

實施合同管理自動化應該為您提供：

• 中央存儲庫：存儲所有文檔的易於訪問的數據庫，
• 可配置的界面：可定制的界面，以滿足您的業務需求，
• 自動通知：發送有關合同里程碑、續約和重新談判機會的自動警報，
• 供應商績效監控：跟踪交貨時間、產品質量、定價以及對採購條款和條件的遵守情況。

與您的供應商合作

與供應商建立穩固的關係始終是採購最佳實踐的首要任務。 如果管理得當，您可以擁有值得信賴的供應商，他們可以按時以最優惠的價格提供可靠、高質量的產品和服務。 為此，您需要跟踪和評估供應商的績效，以找到建立雙贏長期關係的方法。

組織良好的採購和採購流程將幫助您管理和與供應商互動。 以下是一些提高供應商參與度的提示：

• 將供應商視為戰略合作夥伴，建立信任，
• 就任何採購訂單問題與供應商溝通您的要求並密切合作，
• 儘早建立期望，這樣您就可以讓您的供應商遵守該標準，並通過適當的採購談判避免令人不快的意外，
• 按時向供應商付款：如果您可以按時向供應商付款，您的供應商將優先考慮您的公司並為長期合作夥伴關係打開更多機會，
• 監控供應商績效：評估所交付商品和服務的質量，以確保您獲得最佳投資價值。

制定多源戰略

僅僅依靠一個供應商來供應您的供應鏈的任何組成部分都是有風險的，尤其是對於直接採購。 如果貨物交付延遲或您的關係破裂，您的業務運營將受到影響，並且您無法生產最終產品，直到您將它們替換為另一個供應商。

這就是為什麼您應該有多個供應商來在您的採購系統中創建彈性。 此外，如果您可以使來自不同地理區域的供應商多樣化，那就更好了。 這旨在最大限度地降低不可抗力的風險，如戰爭、流行病、影響供應商業績的法律變化以及惡劣的天氣條件。 因此，您始終可以在供應商之間切換以最適合您的方便，並避免供應鏈中斷。 這是任何公司都必須具備的採購最佳實踐之一。

整合採購流程

整個採購框架包含多個不同的子流程，這些子流程可能會產生障礙。 即使您已經自動化了某些方面，仍然存在一些需要手動操作的差距，例如預算請求、質量檢查、調度授權等。因此，您的系統分散，各種工作流程充滿了瓶頸，這可能會花費您的時間和金錢.

因此，整合所有採購流程以創建一個可以加快處理時間並減少瓶頸的簡化系統非常重要。 連接所有工作流程有助於數據在系統之間無縫移動，無需手動檢查和無休止的電子表格。 系統集成使在整個採購流程中進行質量保證和驗證變得更加容易和快捷。

構建數據儀表板

數據儀表板是另一種採購最佳實踐，可幫助您的團隊以易於理解的格式訪問實時數據。 當各個部門試圖將數據修補在一起時，它消除了混亂和不必要的問題。

清晰的數據儀表板通過顯示與預算相關的準確實際成本、衡量價格波動和評估供應商績效，幫助您變得更加敏捷。

此外，完整且可解釋的數據還為您提供寶貴的見解，以改進您的採購策略和活動。 使用數據驅動的方法，您可以識別導致採購問題的主要瓶頸並找出解決方案。

培訓您的採購團隊

如果沒有一個稱職的團隊，正確的戰略和工具就無法成功實施。 您應該確保您的員工了解所有流程，並能夠交付公司的優先事項，例如成本和風險管理。 此外，為您的團隊提供採購培訓材料，並在流程發生任何變化時進行溝通。 培訓資源應該集中，以便您的團隊可以輕鬆找到它們。

訓練有素的團隊能夠更好地有效地執行流程。 他們可以在問題變得更大之前快速識別和處理障礙。 您還可以更輕鬆地管理員工，了解每個步驟的負責人。

不要忽視企業責任

在採購活動中註意供應鏈對經濟和環境的影響。 客戶越來越意識到社會企業責任，並更喜歡對社會或環境產生積極影響的公司。 如果您不滿足這些期望，您可能會損害您的聲譽並將您的客戶流失給競爭對手。

因此，請記住進行對社會負責的採購併評估您的供應商是否符合您的標準。

控制採購風險

採購風險管理是企業不容錯過的重要因素。 您應該識別影響您的供應鏈的內部和外部風險。 例如，您可能遇到的一些主要風險是價格不穩定、供應鏈中斷、欺詐、超支、供應商表現不佳、供應鏈預測不准確等。

識別採購風險後，您可以採取 4 種行動：

• 忽略不是真正威脅的風險，
• 降低風險發生的概率，
• 消除風險發生的可能性，
• 準備解決方案以管理潛在風險。

以上是採購的 12 大最佳實踐。 要成功應用它們，請考慮使用PWA Magento 採購訂單來簡化您的採購流程。

使用 Magento 採購訂單，您可以控制採購週期的各個方面，並在促進銷售的同時節省時間和金錢。 通過同步銷售和庫存渠道，以及輕鬆管理所有產品和供應商數據，您可以在一個地方監控所有採購數據。 該軟件還允許您最大限度地減少人為錯誤並簡化 PO 處理，從 PO 創建、批准到接收產品，並在需要時跟踪產品退貨。

此外，該軟件的數據驅動方法緩解了缺貨、過度購買和購買不足的痛點。 現在，您可以根據可操作的見解和潛在供應商的發現機會來計劃您的採購。 試試我們的 Magento 採購訂單，看看它如何將您的採購流程加速到一個新的水平。

建立明確定義的流程並利用技術增強您的採購活動是優化運營和創建精簡高效系統的關鍵。 通過正確實施這些做法，您可以在這個數字世界中釋放您的採購潛力並更快地發展您的業務。

1.採購的7個階段是什麼？

採購流程包括以下7個步驟：

• 需要認同，
• 採購申請，
• 申請審核，
• 徵集過程，
• 評估和合同，
• 訂單管理，
• 發票批准和爭議，
• 保持記錄中。

2. 採購的四大支柱是什麼？

在製定採購戰略時，您應該牢記全球採購的 4 個主要支柱：人員、流程、技術和供應鏈。 這些是利用全球方法來利用您的運營的關鍵因素。

3. 採購合同包括什麼？

採購合同包含各方義務的條款和條件，以及對產品、定價、付款方式、交貨條件和其他法律條款的具體要求。