在線打樣如何改變創意工作流程

通過更快地獲得對您的內容的反饋和批准，可以獲得很多好處。

以下是讓球滾動的三個好處：

1. 您有更多時間來完善您的內容
2. 您實際上可以按時完成
3. 你可以承擔額外的項目

總之，這會帶來更高質量的工作以及更有效地利用時間和金錢。 贏，贏，再贏！

當然，問題是如何？ 答案是在線打樣。

以前，打樣通常涉及少數人聚集在打印輸出或顯示器周圍討論一段內容。 與在線打樣的不同之處在於，顧名思義，整個過程都是在線進行的。

大流行之前：電子郵件、傳輸鏈接和幻燈片

在大流行之前的幾十年裡，大多數團隊使用以下方法之一來在線證明他們的內容：

• 電子郵件：將內容髮送給利益相關者並在電子郵件鏈中討論修改
• 傳輸鏈接：向利益相關者發送下載鏈接並通過電子郵件或聊天討論修改
• 幻燈片：在 PowerPoint 或幻燈片中展示內容，並在通話中或在評論中討論反饋

疫情過後：在線打樣軟件

COVID-19 大流行徹底改變了我們合作的方式。 麥肯錫公司關於未來工作的一項研究報告稱，現在遠程工作的數量增加了 4-5 倍。

隨著團隊越來越分散，最高效的機構和營銷團隊已轉向在線校對軟件進行創意審查。 這為共享文件、收集反饋以及跟踪版本和批准提供了一個集中和透明的空間。

就像 Slack 改變工作場所聊天和 Zoom（更不用說 Loom）改變會議一樣，在線校對軟件使內容審查更清晰、更快速、更具協作性。

但在我們詳細了解在線打樣的工作原理之前，讓我們先看看使用電子郵件進行創意內容審查的四個陷阱。

通過電子郵件校對創意內容的 4 個陷阱

20 世紀計算機科學家先驅 Grace Hopper 說，英語中最危險的短語是“我們一直都是這樣做的”。 據福布斯報導，這也是商業中最危險的短語。

說到白領工作，電子郵件在大約 3 年的時間裡一直是首選的溝通渠道。

• 有問題要問七樓的同事嗎？ 電子郵件。
• 需要檢查是否有人想在下班後喝幾杯？ 電子郵件。
• 需要從高級管理層那裡獲得對一些視頻的反饋嗎？ 電子郵件。

但是對於內容審查，特別是通過電子郵件進行的校對工作一直很混亂。 現在，三分之二的營銷人員和創意人員擁有混合工作設置，該過程的問題變​​得越來越明顯。

這可以分為四個關鍵領域。

1. 文件和反饋完全脫節

通過電子郵件進行在線校對的最大問題之一是反饋未明確與其引用的文件相關聯。 而且，正如您即將發現的那樣，這是混亂的根源。

多個傳輸鏈接、幾十個附件、數百條評論——所有這些都分散在無數的電子郵件鏈中。 在您甚至可以考慮開始下一個版本之前，您的團隊不得不浪費時間將所有內容整合到一個地方。

可能的結果？ 反饋會被誤解，需要額外的審核輪次才能完成工作，從而增加批准流程的天數。

2. 通過電子郵件審查創意資產是一種拖累

想像一下，在無法突出顯示要更改的部分的情況下嘗試對文檔提供反饋。 您必須用長篇描述來解釋您的想法，或者將部分內容複製並粘貼到電子郵件中。 這不僅會花費您更長的時間，而且還會增加您的反饋被誤解的可能性。

效率低下，對吧？

然而，這就是團隊每天就視頻、設計和其他文件類型提供反饋的方式。 利益相關者浪費時間寫出時間代碼並截取屏幕截圖來解釋它們的含義。 內容創建者要么將所有內容拼湊在一起，要么召開會議以更加清晰。

3. 追逐人們的反饋和認可是一項全職工作

我們已經討論了利益相關者在通過電子郵件提供反饋時面臨的問題。 因此，很自然地，他們中的許多人會盡可能長時間地推遲它。

這給項目經理、客戶經理和營銷人員帶來了問題。 首先，他們必須密切關注誰批准或請求更改（你好，電子表格）。 然後他們必鬚髮送追趕者電子郵件來提醒人們他們的反饋到期了。

那麼會發生什麼？ 創作時間受到擠壓，內容質量受到影響，並且錯過了最後期限。

4. 版本控制失效

電子郵件校對對於版本控制來說是一場災難。

以下是您可能面臨的一些問題：

• 您必須在沒有以前的反饋作為參考的情況下對文件提供反饋
• 如果您錯過了幾封電子郵件，您可能會不小心提供有關舊版本的反饋
• 您的內容（尤其是文檔）可以作為新版本進行編輯和重新共享

如果您身處金融、醫療保健或法律等受監管行業，則存在發布錯誤版本、讓您的公司陷入困境的巨大風險。

在線校對軟件的工作原理以及為什麼它更適合現代團隊

在線校對通過集中您的整個審閱過程來恢復混亂的電子郵件審閱。

它使您可以在瀏覽器中即時訪問項目中發生的一切。 因此，您可以在幾秒鐘內回答諸如“這個版本和上一個版本有什麼區別？”之類的問題。 或“我的團隊今天準備好處理哪些文件？”

讓我們分六個步驟了解在線打樣的工作原理。

1.創建項目

在線校對過程的第一步是創建項目。 這實際上是雲中的一個空間，您可以在其中上傳文件，您的審閱者可以直接在他們的瀏覽器中添加評論。

只需一分鐘即可設置您的項目。 然後，您可以在一個地方密切關注每個文件、版本、評論和批准。

2. 設置您的審核工作流程

創建項目後，您可以設置工作流程以確保每個文件都得到合適人員的批准。

您的審核步驟可能如下所示：

• 創意評審：創意總監、藝術總監、文案
• 管理評審：客戶經理、項目經理、戰略家
• 客戶評審：品牌經理、營銷經理、法律專家

這種方法有助於防止工作在準備就緒之前被發送給重要的利益相關者。 您可以完全控制誰看到什麼以及何時看到。

3.上傳文件並設置截止日期

現在是最簡單的部分——共享文件。

只需上傳您的文件並選擇您要與之共享的審閱者組。 無需下載，也沒有傳輸鏈接超時的風險。

然後設置截止日期，以便您的審閱者知道何時需要他們的反饋。 如果他們在截止日期臨近時忘記提供反饋，最好的在線校對工具會自動向他們發送提醒。

4. 收集反饋並協作

您已經共享了您的文件，反饋如潮水般湧來。現在是時候與您的審閱者互動，在評論中討論想法，並在開發下一個版本之前讓每個人保持一致。

大多數在線校對軟件都包含註釋和附件等工具。 這使您可以輕鬆準確地看到人們在談論您的內容的哪些部分，因此您可以自信地進行修正。

5. 在您的第一個審核步驟中獲得批准

一旦您將每個人的反饋落實到您的內容中，您就可以準備好與您的第一個審核步驟共享新版本——例如，您的創意團隊。

如果幸運的話，您的第二個版本將獲得批准。 但是根據您內容的複雜程度，您可能需要另一輪來為下一個審核步驟做準備。

6. 對剩餘的複習步驟重複上述步驟

一旦您在第一個審核步驟中獲得批准，您就可以與下一組利益相關者共享您的內容。

這可能是您的營銷團隊、產品專家或合規人員。 如果你想加快速度，你可以並行運行其中的一些審查步驟，以幫助更快地達到最終版本。

解決郵件審稿問題的在線打樣軟件的11個特點

共享文件。 討論反饋。 跟踪批准。 以下是在線打樣軟件的 11 個最重要的功能：

1.評論、註釋和附件

在線打樣的最大好處之一是審稿人的用戶體驗。

您可以直接在文件頂部添加反饋，而不是通過電子郵件寫出冗長的描述。 無論您是針對視頻、文檔還是圖像提供反饋，您都可以單擊要更改或談論的確切點。 然後您可以在上下文中創建您的評論。

以下是最受歡迎的反饋功能的綜述：

• 點擊添加評論
• 使用鋼筆工具、線條、方框和箭頭創建註釋
• 添加附件作為參考或進一步的上下文
• 回復以在上下文中討論評論
• 使用表情符號對評論做出反應並節省時間
• @提及隊友或評論者

2. 視頻和音頻文件的自動時間碼

視頻是通過電子郵件查看的最棘手的文件格式之一。 文件必須在一定的時間範圍內上傳到傳輸鏈接、共享和下載。 然後，審閱者必須列出時間碼來解釋他們想要更改的部分。

在自動時間碼的幫助下，在線打樣軟件可以顯著縮短視頻審閱時間。 只需在播放視頻或音頻文件時點按即可暫停並創建標記。 然後專注於撰寫您的評論，而無需解釋您正在談論的內容的哪一部分。

而且由於評論與特定幀相關聯，編輯人員可以單擊任何評論以跳轉到視頻或音頻文件的該部分。 這可以節省寶貴的修改時間，並有助於更快地完成內容。

3.截止日期和自動提醒

如果您曾經在廣告公司或營銷團隊工作過，那麼您很有可能不得不追逐一些人以獲得反饋和批准。 這不僅令人沮喪，而且還浪費您大量的時間。

在線打樣通過讓您為批准工作流程的每個階段設置截止日期來解決此問題。 然後，隨著截止日期的臨近，您的審閱者將被提醒提供反饋。 在您忙於專注於更重要的任務的同時。

一些軟件在這裡更進一步，允許您根據預設的時間範圍（例如，兩天）自動設置截止日期。 因此，如果有人今天開始審查，截止日期將自動設置為後天 - 最大限度地減少手動工作，同時為您的利益相關者設定明確和一致的期望。

4.內置版本控制並排比較

版本控制是任何成功審查過程的重要組成部分。 以下是在線校對如何幫助您像專業人士一樣管理版本：

• 在現有文件之上添加新版本以保持清晰的版本歷史記錄
• 隨時重溫以前的版本，包括所有評論
• 如果審閱者或隊友正在查看舊版本，請通知他們
• 並排比較版本以查看更改內容並驗證新版本

使用一些工具，您甚至可以自動比較兩個版本以指出更改的內容。 人工智能通過幫助您保持品牌或使您的設計佈局恰到好處，開始在內容審查中發揮更大作用只是時間問題。

5. 支持所有最流行的文件類型

某些在線校對工具（如網站或設計文件）專門針對特定文件類型。 但是最有價值的工具可以讓您將所有文件集中在一個屋簷下。

您可以共享以下格式的文件：

• 文檔： PDF、PDF/X、DOC、DOCX、XLSX、PPTX
• 視頻： MOV、MP4、3GP、AAC、AVI、FLC、MPEG-2、WMV、MXF
• 圖片： JPG、PNG、TIF/TIFF、AI、PSD、SVG、GIF、EPS、WEBP、NEF、CR2、DNG、ARW、HEIC、TTF、PSB
• 音頻： MP3、AAC、WAV
• 實時網站： HTTPS 網站
• HTML 內容： HTML

通過將所有這些內容和反饋集中在一個地方，您可以避免在不同的工具之間跳來跳去來管理您的審核輪次。 更好的是，您的審閱者也可以，他們可能不會很好地使用其他工具。

6. 查看步驟和模板

在開始任何項目之前，您應該仔細考慮您的審查過程以及在您到達終點線的過程中需要參與的不同利益相關者。

如果你在一家廣告公司工作，它可能看起來像這樣：

• 創意團隊
• 帳戶管理
• 客戶

或者，對於營銷團隊，它可能看起來更像這樣：

• 品牌與營銷
• 產品
• 遵守

使用在線校對軟件，您可以設置這些步驟並在項目開始時邀請所有審閱者。 然後，每次共享文件時，您都可以確保它在正確的時間被正確的人看到和批准。

上面的櫻桃呢？ 您可以將您的工作流程變成模板，以便在多個項目中重複使用。 非常適合需要在整個公司推出一致工作流程的企業。

7. 快速查找以搜索文件、版本和評論

將所有內容評論集中在一個地方的美妙之處在於一切都井井有條且易於查找。

但是當時間緊迫時，您可以使用在線打樣軟件的搜索或快速查找功能更快地找到您需要的內容。

這使您可以在整個平台中搜索特定評論、文件、版本或項目。 然後，您可以快速跳轉到它並準確查看您要查找的內容——與在收件箱中拖網相比，可以節省大量時間。

8. 一目了然地查看誰批准了什麼的狀態指示器

想像一下，您正在與老闆談論您最近與客戶分享的一項工作。 如果他們問有多少審稿人批准了它，您需要多長時間才能找到可靠的答案？

使用在線打樣軟件，你可以秒答對這個問題。 從您的項目儀表板中，您可以一目了然地看到每個文件和審閱者的審閱狀態。

例如，在某些軟件中，您會看到每個審閱者的以下狀態指示器之一：

• In review (gray):審稿人還需要看一下這個版本
• 請求更改（橙色）：審閱者已請求對此版本進行更改
• 已批准（綠色）：審閱者已批准此版本

這使您可以清楚地了解哪些文件已準備好處理，以便您可以有效地管理資源。 它還可以節省無意義狀態會議的時間，因為每個人都已經知道您在流程中的位置。

9. 提交審核報告以審核您的審批流程

如果您在受監管的行業工作，在線校對在跟踪您的內容的批准過程時會提供巨大的幫助。

借助審閱報告，您可以保存文件每個版本的每條評論和審閱決定，包括時間戳。

這可以導出為 PDF 並保存在您的系統中。 因此，如果有任何投訴或訴訟，您可以準確地看到哪裡出了問題以及誰應該對此負責。

10. 集成以在您最喜愛的應用程序中保持最新

最好的在線校對工具可以連接所有您喜歡的應用程序。 這通常通過本機集成或第三方自動化提供商來實現。

您可以通過以下幾種方式在在線校對工作流程中實施集成：

• 在 Slack 或 Microsoft Teams 中向審閱者發送反饋提醒
• 在 Asana 和 Monday 等項目管理軟件中設置審查任務
• 提交營銷請求時自動創建項目

11. 幫助您跟踪和優化文件審查的見解

在線校對軟件旨在最大限度地減少反饋時間，並最大限度地增加花在高效、高影響力任務上的時間。

借助內置的洞察力和分析，在線校對軟件可以顯示您的團隊每月創建的文件、版本和評論數量。 它揭示了這些事物如何隨時間變化的趨勢。

這有助於您監控性能並找到提高工作效率的方法。

分散的工作場所需要創新的解決方案

電子郵件不是為校對內容而構建的。 隨著大流行使工作場所更加分散和分散，團隊開始尋找工具來解決他們的校對問題。

使用在線打樣軟件，您可以在一個平台上共享文件、討論更改和獲得批准。 它使評論者可以更快地提供反饋，並使內容創建者的評論更清晰、更準確。 通過自動執行審閱過程中的關鍵步驟，在線校對可以讓團隊騰出時間專注於交付最佳作品。

創建高效的設計工作流程是在線打樣的下一個重要步驟。 了解創意協作如何推動設計工作流程並使您的品牌內容更加真實。