使用會議管理軟件讓您的會議充滿活力

我們距離新的一年只有幾個月，我已經將其稱為自動化年。

在我們最新朋友 ChatGPT 和更先進的人工智能軟件的爆炸式增長之間，組織正在尋找方法來削減不必要的成本，並最大限度地利用分配給員工的時間進行深度工作。 這是有道理的。

我們針對全球經濟衰退擔憂和市場需求波動優化我們的工作流程，尤其是對於 B2B 公司。 我們沒有人對 2022 年發生的技術裁員視而不見。現在，我們將看到企業如何適應資源減少和市場變化，同時理解不斷發展的技術。

簡而言之，更少的人做更多的工作。 具有前瞻性思維的組織將採用的一種方式是依靠不斷增長的 AI 武器庫。

在許多情況下，自動化工具不僅成為一種奢侈品，而且成為一種必需品。 在與隊友聯繫時，您應該會看到所有行業都轉向自動化，尤其是在會議管理方面。

在很大程度上將勞動力轉移到全球、遠程和混合工作的大流行後世界中，連接將繼續依賴視頻會議軟件。

企業與全球會議工具一起使用的內容將顯著影響員工節省時間和金錢以及減輕日常壓力的方式。 組織比以往任何時候都更希望簡化的領域之一是會議。

會議已經成為一個熱議的話題——您是否發現定期全員參與對您的組織有價值，或者如果沒有再次面對面的會議，您會很高興。 愛他們或恨他們，會議將繼續存在（他們可能開始看起來很不一樣）。

在基本層面，會議是您聯繫、協作並經常匯集不同想法以製定創新解決方案和計劃的地方。 會議管理軟件繼續解決的是如何清理現有會議——無論是準備、運行還是跟進。

隨著更智能的技術、更廣泛的採用以及需要更快的會議準備和總結的全球遠程工作人員，會議管理軟件每年都在不斷改進。 難怪數字會議管理工具將成為一個值得關注的大趨勢。 讓我們來看看為什麼。

糟糕的會議使企業損失數十億美元

舉辦糟糕的會議的代價是巨大的。 一份 2019 年會議狀況報告顯示，僅在美國，組織不當的會議就讓組織損失了 3990 億美元。 同年，德國浪費了 730 億美元，英國浪費了 580 億美元，瑞士浪費了 330 億美元——所有這些都是因為糟糕的會議。

將“糟糕”的會議稱為代價高昂很容易，但會議具體在哪些方面觸及了組織的底線？ 主要體現在勞動力成本上——被稱為“會議疲勞”的普遍現象可歸因於工人需要時間從沮喪中恢復過來。

在最壞的情況下，持續進行且運行不佳的會議會降低整體業務生產力並激怒員工，尤其是那些每週要花多達 23 小時開會的領導職位，導致工作不滿，從而導致代價高昂的人員流動。

會議管理軟件如何對抗糟糕的會議

如果您曾經抱怨過一場毫無意義的會議或一次冗長的會議，那麼您並不孤單。 通過會議軟件向會議自動化的轉變將直接解決最常見的會議投訴。

• 會議時間太長，效率低下。 這種抱怨是痛點會議軟件旨在解決的核心問題。 Solid 會議管理軟件監控整個議程的時間、每個議程項目的時間以及個別發言人的時間。
  至於生產力，會議軟件可以在很多方面幫助您的團隊提高生產力。 至少，您的會議管理工具有一種直接的方式來記錄會議中的任務和決策，並跟進行動項目。
• 會議組織或計劃不周。 大多數（如果不是全部）會議管理軟件都有一些議程構建器，允許創建簡單、複雜或自定義的模板，因此團隊可以為他們的會議添加結構和計劃。
• 會議不是以行動為導向的，也不會產生明確的後續步驟。 會議軟件通過直觀地存儲您的會議記錄，通過自動化降低成本。 在需要時可以輕鬆訪問會議摘要或會議記錄，這有助於您進一步處理記錄的信息。
• 會議不具有包容性，不允許平等參與。 工作場所的包容性至關重要，因為會議中缺乏多樣性和包容性會導致代價高昂的盲點。

會議管理軟件提供了一個虛擬會議平台，確保每個人都有相同的參與機會，無論他們身在何處或個人情況如何。 這通過最大限度地減少花在差旅和日程安排上的時間和精力來促進包容並提高生產力。

借助虛擬白板、屏幕共享和實時協作等功能，會議管理軟件使團隊能夠無縫高效地協同工作，無論他們身處何地或時區。

更少的日常會議工作，更多的時間用於戰略

在《哈佛商業評論》調查的 182 名高級管理人員中，64% 的人表示會議是以犧牲深度思考為代價的。 對於希望通過深入的長期戰略不斷適應的企業來說，這是一個令人不安的統計數據。

為了在當今市場上保持競爭力，公司需要他們最優秀和最聰明的人專注於大局項目。

從頭開始製定議程或手動輸入會議紀要等任務非常耗時，而且會讓員工感到沮喪。 這會導致工作場所不滿、離職和資源浪費。 令人望而生畏的不僅僅是繁瑣的會議準備工作。 糟糕的會議會導致會議恢復綜合症，使員工難以從會議中恢復過來並高效工作。

會議應該避免常見的陷阱：盡可能自動化任務，讓會議保持在正軌上，並且只邀請相關的與會者參加。 當會議管理應用程序可以在幾秒鐘內為您完成時，為什麼還要讓您的員工在第二個數字位置手動構建議程、總結會議記錄和重新鍵入行動項目？

資料來源： Ronnie Jensen 的藝術作品

會議管理軟件支持具有固定議程、設定時間表、重點主題和指定發言人的戰略會議。 與會者知道會發生什麼，因此他們可以提前準備並隨著會議的進行更深入地研究議程。

異步會議已經發生，企業需要適應

COVID-19 向我們表明，組織的成功不再需要面對面的會議。 具有前瞻性思維的企業，其中許多擁有跨越時區的員工，已經轉向異步工作和會議。

但異步會議與簡單的 Teams 聊天有何不同？

在非同步會議中，參與者在整個會議材料上花費特定的時間，而不是在開放式任務上。 一個運行良好的異步會議有一個目的、一個議程、一個供與會者分享他們想法的中心位置，以及一個記錄會議記錄的過程。 會議記錄定稿並在會議結束時發送。

只有使用支持您的會議管理軟件，才能召開這樣一個由不同部分組成的會議。

資料來源： Velocity Global

在會議管理軟件中尋找什麼？

自會議開始以來（我不確定，我不在那裡，但我認為它們發生在史前洞穴中），會議投訴一直是一個主題。

一些最常見的會議抱怨包括發言者重疊、會議時間長、沒有標準的議程構建或記錄流程、沒有集中存儲筆記或會議記錄的區域，以及一個人獨占會議。 這就是為什麼在考慮會議管理軟件時尋找這些常見會議事故的確切補救措施至關重要的原因。

當您投資會議管理軟件時，您希望物有所值。 以下是您的會議管理願望清單中的主要功能：

• 議程製定者； 如果多個團隊成員可以在議程上進行協作，則可獲得加分
• 用於創建和分發會議紀要的自動化系統
• 議程項目和發言人的時間跟踪器
• 用於衡量會議有效性和收集團隊會議反饋的系統
• 組織演講者的系統
• 自動記錄會議任務的系統
• 自動記錄會議決策的系統
• 會議投票機制
• 與其他有助於任務管理的生產力工具集成
• 會議資料集中存儲
• 能夠自定義和模板化議程、會議紀要等

雖然這份清單肯定不是詳盡無遺的，但它是投資會議管理技術的一個很好的起點。

使用會議管理軟件可以節省多少時間和金錢？

使用會議管理軟件節省的時間和金錢取決於您召開的會議類型、團隊規模和會議時長。 下面是一個計算花在會議上的時間和金錢的例子。

根據哈佛商業評論計算器，與八名年收入 70k 的員工舉行的長達一小時的會議將使您的組織每次會議花費 392 美元。 每月甚至每週沖洗並重複幾次該會議，您可以看到會議是如何累積起來的。

如果沒有結構和有形結果，會議費用就是沉沒成本，您的員工離開會議時會感到沮喪和疲憊。 會議管理軟件減輕了這些痛點，使您免於員工倦怠和生產力下降。

告別無效的會議

由於企業希望通過自動化來削減成本和簡化流程，會議空間也不例外。 隨著全球、遠程和混合工作的持續趨勢以及市場的不確定性，公司將盡可能地降低成本和資源。

企業可能犯的最昂貴的錯誤之一是低效的會議，因此產生更高效、可操作的會議結果的會議管理軟件將是一個顯而易見的趨勢。

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