通過自動化最大限度地提高生產力：在工作場所實現流程效率

已發表: 2023-06-22

自動化是提高工作場所生產力的有力工具。通過整合自動化，組織可以系統地執行日常任務、優化流程並最大限度地減少體力勞動。通過自動化實現流程效率可以顯著節省時間、金錢和資源，使員工能夠專注於更具戰略性的任務。

最近的研究表明，94% 的中小企業從事重複性任務，而自動化提高了 90% 的知識型員工的工作滿意度和 66% 的員工的工作效率。

存在各種類型的自動化，例如機器人流程自動化 (RPA)、業務流程自動化 (BPA) 和人工智能 (AI) 驅動的解決方案。確定最適合您的業務的自動化策略並正確執行它是使其成為製勝策略的關鍵。

徹底改變業務效率

自動化通過簡化運營、緩解瓶頸和最大限度地減少重複性任務中的錯誤來提高工作效率，最終使員工能夠專注於高價值的專業工作。此外，它還有助於更好的數據管理和利用，使企業能夠做出數據驅動的決策並優化其整體績效。

正如著名管理諮詢師彼得·德魯克（Peter Drucker）所說：“效率就是把事情做對；效率就是把事情做對。” 有效性就是做正確的事情。” 借助多種自動化選項，企業可以在追求卓越運營的過程中在效率和效益之間取得完美平衡。

以下是最常見的自動化技術，每種技術在最佳實施時都有自己的競爭優勢：

機器人流程自動化 (RPA)：自動執行手動重複性任務，例如數據輸入或發票處理。
業務流程自動化 (BPA)：簡化涉及多個系統和利益相關者的複雜、多步驟工作流程。

人工智能 (AI) 和機器學習 (ML)：將先進的算法和學習功能應用於需要決策或模式識別的任務。
認知自動化：結合自然語言處理（NLP）和計算機視覺來自動執行需要類人感知或理解的任務。
物聯網 (IoT) 自動化：連接和自動化設備、傳感器和系統，以進行數據收集、監控和控制。
桌面自動化：在單台計算機上自動執行任務，例如文件管理或數據操作。

每種類型的自動化都是一種獨特的工具，可以提供不同的好處。了解您的需求、團隊構成和最佳解決方案意味著對選項有一個概述，並對實施方法有一定的了解。做出明智的選擇將為成功建立特定的自動化解決方案。

自動化業務流程

雖然自動化可以帶來許多好處，但它也面臨著挑戰。在某些情況下，由於規劃不充分、與業務目標不一致或員工培訓不足等因素，自動化實施可能無法產生預期結果。

此外，意外的技術問題、系統之間缺乏互操作性以及員工對變革的抵制可能會阻礙自動化計劃的成功。

90% 的自動化項目失敗是由技術問題造成的，其中實施成本佔 37%，缺乏總體願景或策略則佔 25%。

因此，為了確保成功實施，企業必須仔細評估其自動化策略。以下是設計自動化業務流程策略時需要考慮的四個關鍵步驟：

識別自動化領域：自動化業務流程的第一步是識別重複、耗時且可以自動化的業務領域。必須評估當前的流程和工作流程，以確定可以簡化和自動化的領域。通過分析業務流程，組織可以確定哪些流程最適合自動化。

評估潛在的自動化工具和技術：一旦確定了流程，就必須評估可以實現業務流程自動化的潛在自動化工具和技術。這涉及研究市場上可用的不同自動化工具和技術，了解它們的功能，並評估它們對業務流程的適用性。

以分階段的方法實施自動化：在確定自動化領域和實施這些領域的工具後，下一步就是以分階段的方法實施自動化。這意味著逐步引入自動化並對其進行測試以識別任何潛在的問題或障礙。這種方法還允許企業在將自動化部署到整個組織之前確保其正常運行。

衡量自動化實施的結果：最後一步是衡量自動化實施的結果，以評估自動化的好處。監控自動化在節省時間和成本、提高生產率、提高質量和客戶滿意度方面的結果至關重要。這些指標將為自動化的有效性提供有價值的見解，並幫助確定進一步優化的機會。

克服自動化實施中的挑戰

正如上面簡要討論的那樣，在工作場所實施自動化可能會帶來一些挑戰，需要通過智能策略來解決這些挑戰，以確保成功實施。

實施自動化的最重大挑戰之一是將其與遺留系統集成。這是因為遺留系統通常具有復雜且定制的集成，很難在自動化系統中復制。為了克服這一挑戰，企業需要投資定制集成服務或完全遷移到新系統。例如，沃爾瑪為其供應鏈實施了一個自動化系統，該系統需要與其遺留系統進行定制集成，以確保新舊系統之間的數據無縫流動。

實施自動化的另一個挑戰是解決對勞動力的影響。企業需要投資於技能提升和再培訓計劃，以幫助員工適應不斷變化的工作環境。這不完全是一個新概念。 2019 年，亞馬遜實施了一項技能提升計劃，以幫助員工獲得新技能並過渡到新角色，因為該公司實現了倉庫中多個流程的自動化。這不僅幫助亞馬遜留住了員工，還提高了員工的生產力和工作滿意度。

自動化將繼續增長

當我們邁向未來時，利用自動化的力量將成為具有前瞻性思維的企業成功的基石。通過自動化最大限度地提高生產力並在工作場所實現流程效率將釋放未開發的潛力，重新定義人才的角色，並釋放前所未有的增長機會。通過戰略性地採用自動化技術，企業可以將自己置於創新的前沿，制定新的卓越標準並塑造行業的未來。