營銷工作管理最佳實踐：儀表板、模板和請求

營銷工作管理工具可幫助團隊成員更有效地協作，消除組織內部的孤島並提高工作效率。

以下是使團隊能夠充分利用其營銷工作管理工具的三個最佳實踐。

為團隊、個人和利益相關者使用定制的儀表板

醫療合規分析公司 Protenus 的營銷和需求生成總監 Brianna Miller 在 MarTech 會議上說：“儀表板將真正幫助使用該工具，並讓每個人都不斷地使用該工具。”

工作管理儀表板可用於三種主要情況，每種情況都有不同的設置和目的。

團隊儀表板。 所有當前和即將進行的項目都可以在團隊儀表板上查看。 它可以在團隊會議期間查看和更新​​，為所有團隊成員提供透明度。

米勒解釋說，團隊儀表板是“我們映射所有項目項目並在整個團隊中以高級別可視化它們的地方”。 “這是我們所有團隊都可以訪問的東西，我們在所有團隊會議中都使用它。”

個人儀表板。 應該為各個團隊成員創建單獨的儀表板，以便他們可以查看和更新​​他們正在處理的項目。 他們還可以查看哪些項目正在等待審查或批准。

個人儀表板也有助於與經理進行一對一的會議。

“我將這些與我的直接下屬一起使用，這樣我們就可以準確地看到他們在做什麼，”米勒說。 “我可以回答他們提出的任何問題，我們最終可以進行公開透明的對話。”

只讀利益相關者儀表板。 該團隊還可以為外部利益相關者構建一個只讀儀表板，包括執行領導和客戶。

“這讓他們能夠了解項目、狀態、截止日期和關鍵信息，而無需深入了解細節，”Miller 說。

為可重複的項目和任務創建模板

營銷團隊從事的許多項目和任務以前都已經完成，並且他們的過程是可重現的。 工作管理工具允許團隊為這些可重複的項目創建模板，因此不必每次都完全從頭開始創建流程、任務和截止日期。

“我們一直將這些用於網絡研討會、時事通訊、貿易展覽、案例研究，以及任何我們幾乎在大多數情況下都遵循的常規流程，”Miller 說。

該模板將根據預設的截止日期自動為項目所有者、任務所有者和審閱者分配他們的任務，這些截止日期都會導致為新項目確定的新“里程碑日期”。

為了保持流程順利進行，模板應定期更新，以包括任何新的效率或對流程所做的其他更改。

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“我們通常至少每年進行一次（審查），但通常每年進行兩次，”米勒解釋道。 “[我們] 只是與團隊和參與每種類型項目的人員進行快速審查，以確保我們沒有遺漏任何內容或需要進行任何更改。”

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創建和使用項目申請表

工作管理工具的另一個良好做法是創建項目申請表。 這可確保所有新項目請求均以相同方式提出並來自單一來源。 這比通過 Slack 或電子郵件或會議提出請求要好。

使用申請表的一個好處是項目的要求可以包含在表格中，這樣可以更容易地預先獲得項目所需的所有重要信息。

“它也確實有助於自動化處理收到的請求，”Miller 說。 “因此，當您設置模板時，它可以根據您在表單中獲得的信息和您創建的模板自動創建項目或任務。 它可以自動分配項目，[並且]它可以自動創建任務。”

以這些方式使用儀表板、模板和申請表將使組織能夠充分利用其營銷工作管理工具。

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