管理內部 IT 與外部供應商之間的關係

許多企業發現在內部提供 IT 支持或外包給外部供應商之間的決定是一個簡單的決定。 在這種情況下，指揮鏈、核心共享價值觀和報告結構在整個團隊中都是相同的，並且非常清晰。

然而，當涉及到 IT 解決方案時，這種情況很少見。 內部團隊是一個很有吸引力的前景，但他們的成本可能是天文數字； 依賴外部團隊可能會為您提供更豐富的經驗，但您將失去只有實際安置在您辦公室的團隊才能提供的“動手”方法。

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企業越來越多地做出平衡這兩種選擇的決定，希望兩全其美，但這並不總是那麼簡單。 如果您希望您的兩個團隊建立對您的公司有利的積極關係，您需要問自己一些重要問題 – 並弄清楚內部發生的事情以及應該外包的事情。

兩個團隊有相同的目標嗎？

很可能您的企業擁有一套核心價值觀和理想，這些價值觀和理想決定了您每天如何開展業務。 雖然這是統一員工隊伍的好方法，但有時感覺 IT 團隊似乎沒有在這些目標範圍內工作——但這是為什麼呢？

從本質上講，它歸結為他們在您的業務中扮演的角色。 顯然，如果沒有 IT 系統的啟動和運行，您的營銷、客戶和銷售員工將無法開展工作，但這會在他們與團隊其他成員之間造成裂痕。 他們只是為那些做“適當”工作的人工作的僕人嗎？ 還是他們靠自己的力量推動業務向前發展？

您的 IT 團隊應該被您的企業視為與您的員工隊伍的任何其他領域一樣有價值； 因此，您的員工和外部供應商也應該符合這種思維模式。 雖然當某些事情無法正常工作時，您可能會在很大程度上看到您的 IT 支持，但營造一種團結的氛圍仍然很重要，在這種氛圍中，你們都在朝著一個共同的目標努力。

持有這種態度可能意味著您讓外部提供者參與他們並不完全相關的情況，但如果這確保他們被視為您社區中有價值的成員，那麼您就可以避免未來對方向和優先事項的任何混淆您的業務。

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誰在為您的業務做決定？

儘管如此，儘管讓每個人都覺得自己是團隊的一員很重要，但確保他們受到強有力、有效的領導的管理也同樣重要。 當您引入外部供應商時，這些命令行可能會變得有些模糊，因此您需要理清思路並確保您不會因混淆而遇到任何問題。

當做出基於 IT 的決策時，您應該確保整個團隊都知道誰做出了這個決定，以及為什麼做出這個決定以及誰將從那裡發出其他請求。 有主動性是好事，但您不希望讓人們做出不符合更廣泛、更長期目標的決策來擾亂更大的業務。

您的報告結構如何？

如果您與外部 IT 支持提供商合作，則必須確保他們使用與您的內部團隊合作的報告結構類似的報告結構。 當一切都作為一個整體移動時，IT 將以最順暢的方式運行——將其視為整個網絡，而不僅僅是單個設備。

為了統一您的團隊，創建一個報告結構並確保兩個團隊都同意遵守它——這可以減少出現差距和錯誤以及錯失機會的機會。

每個任務由誰來承擔？

通過基於雲的項目管理工具，可以輕鬆地將特定任務分配給特定用戶。 但是，如果您正在與不屬於您常規管理結構的外部團隊合作，您可能會發現一些問題開始出現。

為避免這種情況，您應該確保以相同的方式一致地分配所需的每一項任務或您的內部或外部團隊，即使外部供應商最終通過他們自己的方法將其加倍。 通過這樣做，您可以快速瀏覽您的計劃並確切地知道誰將處理您的任務，更具體地說是外包還是內部完成。

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溝通是否暢通？

這個問題不太“技術性”，是任何企業成功的關鍵組成部分：確保您的兩個團隊清晰、一致和有效地溝通。

這聽起來似乎很明顯，但隨著時間的推移，溝通很容易中斷，尤其是在工作堆積如山或您的企業正處於特別繁忙的時期時。 如果每個人都在完成分配給他們的任務，那麼定期溝通似乎就沒有必要了，但確保每個人都知道他們的立場以及其他人的工作進展情況總是值得的。

您可以通過設置 Slack 圖表或 Basecamp Fire 等協作工具來幫助溝通，為員工提供一個聊天區域！

你的團隊互相了解嗎？

您可能會認為您對團隊中個人的角色以及他們每天可能要做的事情有透徹的了解，但如果您不了解最新情況，您可能會面臨一些怨恨或緊張在你的支持的兩側之間。

在招聘過程的早期明確確定每個團隊的職責對於幫助每個團隊了解其他團隊的日常工作至關重要。 如果你想建立一個堅實的基礎或進一步加強關係，你也應該毫不猶豫地將這兩個團隊聚集在一起相互影響。 一家公司和另一家公司的 IT 系統可能千差萬別，要消除複雜性，沒有比讓每個團隊了解彼此的日常職責更好的方法了。 雖然這不一定會導致成員可以互換，但這確實意味著他們可以對彼此有適當的期望，並且如果他們需要額外的經驗，他們會知道從哪裡尋求一些支持。