如何管理高效的遠程團隊
已發表: 2020-04-20有效管理遠程工作團隊是任何公司從位置或辦公室工作轉換的學習曲線。
在 Exposure Ninja，我們 100% 遠程管理我們的團隊，並且已經完成了七年多。 不是吹自己的號角，而是我們喜歡將自己視為一個非常高效和有效的虛擬團隊。 這並不是說我們一路上沒有遇到一些顛簸。
雖然管理虛擬團隊一開始似乎令人生畏，但它可能是因禍得福。 將您的公司轉移到遠程工作環境會促使您改進流程，更清楚地了解您對團隊成員的期望，並使您的公司更精簡。
觀看我們的網絡研討會，了解我們的 Head Ninja 和遠程工作老手 Tim Cameron-Kitchen 在過渡到遠程工作時如何生存和發展。
管理遠程團隊的挑戰
將團隊遷移到虛擬工作場所時，您將遇到一些新挑戰——但重要的是您如何管理它們。 以下是遠程工作團隊面臨的一些最常見的挑戰：
- 沒有適合遠程工作的工具
- 溝通方式混亂或不充分
- 缺乏問責制和責任明確
- 工作時間的界限和尊重每個人的時間
- 雜亂無章的工作時間表
- 難以跟踪工作、生產力和績效
- 識別員工何時壓力或負擔過重的問題
- 孤立感和缺乏團隊凝聚力
我們已經嘗試並測試了應對這些挑戰的不同方法。 有些人失敗了，但有些人成功了。 在我們的遠程工作革命培訓中，我們將帶您了解我們的成功和失敗，這樣您就可以避免犯我們的錯誤並直接實施偉大的東西。
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如何確保您的遠程團隊得到有效管理
管理遠程團隊不必令人頭疼。 有了正確的流程，您就可以建立一個平穩運行的在線操作，這會讓您想知道為什麼以前沒有進行遠程操作。
1. 設定明確的期望和工作時間
當您希望您的團隊工作時，以及您希望他們在切換到遠程工作時的工作是一個重要的考慮因素。 將您的員工交給筆記本電腦並在沒有任何解釋的情況下將他們送回家將導致工作時間不一致和工作零散。
雖然遠程工作可以很靈活，但重要的是要管理您允許這段時間的靈活性。 通過一對一的對話、更新的合同或在家工作的書面協議，與您的團隊設定對工作時間的期望。 每個團隊成員都需要清楚預期的工作時間。
在 Exposure Ninja，我們利用靈活的工作時間，允許我們的許多員工靈活地工作，前提是他們在英國朝九晚五期間，週一至週五每天至少工作四個小時。 對於面向客戶的角色，靈活性較低，但我們仍然允許我們的團隊管理他們的休息時間，並提供八對四或十對六工作的選項。
2. 制定清晰的溝通禮儀和會議時間表
您的團隊是否僅通過電子郵件和 WhatsApp 進行交流？ （我希望不是！）他們應該使用什麼工具進行交流？ 會議將如何舉行？ 何時何地？ 這些只是企業對遠程工作通信的一些初步問題。
這是我們推薦的：
- 使用 Slack 進行所有內部通信。 Slack 是一款即時通訊工具，可以安裝在桌面和移動設備上，讓團隊成員能夠快速高效地進行溝通。
- 使用 Google 日曆安排會議。 團隊中的每個人都應該使用相同的日曆系統，以避免人們重複預訂會議或在紙筆日記中寫下所有內容。
- 提前安排會議，只安排您需要的時間。 創建清晰的會議議程並指定會議主席來指導討論並在必要時推進會議。
- 使用 Google Hangouts 開會。 Google Hangouts 是一款可免費使用的視頻會議工具。 當您在 Google 日曆中安排會議時，系統會自動為其分配一個指向 Google Hangout 的鏈接。 只需單擊鏈接即可加入會議。
- 指導您的團隊如何與遠程工作的同事進行有效溝通。 轉向遠程工作意味著更多的在線信息和更少的面對面互動。 由於您不能通過書面信息依賴您的肢體語言和語調，因此團隊成員知道如何有效地給同事寫信很重要。
3.使用正確的工具
高效的遠程團隊擁有合適的工具。 雖然上面提到的溝通工具是第一步，但也有必要擁有正確的工具來管理公司運營的其他方面。
這些是我們在 Exposure Ninja 推薦的關鍵工具：
- Teamwork* — 項目和任務管理工具，用於跟踪和分配工作任務和項目。
- Hubstaff* — 用於跟踪工作時間和活動水平的時間跟踪工具。
- Xero — 用於工資單和管理客戶發票的會計軟件。
- Lastpass — 安全密碼管理工具。
- Infusionsoft/Keap — 銷售 CRM。 在此處閱讀有關 CRM 的更多信息。
我們在這裡推薦的所有工具，我們自己使用。
4. 將流程落實到位
整理好運營公司所需的軟件和工具後，就該將流程落實到位了。 流程是成功的遠程運行業務的支柱，我怎麼強調清晰、高效和可複制流程的重要性都不為過。
在 Exposure Ninja，我們使用 Teamwork* 來管理任務。 Teamwork 具有允許您為業務中的核心任務構建任務列表（如清單）的功能。 這些確保員工不會錯過任何一個節拍，因為他們總是仔細檢查他們的工作。 這對於開始遠程工作的新團隊成員也非常有幫助，因為它為他們提供了清晰的分步指南。
切換到遠程工作？ 流程聽起來很頭疼嗎？ 我們的遠程工作革命培訓和諮詢將引導您逐步建立強大的遠程流程。 註冊所有秘密。
5. 讓人們負責和負責
與任何企業一樣，最成功的是那些團隊成員有明確職責並對某些任務或流程負責的企業。 這些人是誰以及他們在運行他們負責的流程方面的熟練程度是遠程業務順利運行的組成部分。
如果您的企業需要新流程來進行遠程操作，請讓組織內的特定人員負責建立每個流程。 如果您有一個具有強烈運營意識的人，那麼值得指派他們制定標準並審查已實施的流程。
6.管理不同的時區
不同的時區可能會對毫無準備的虛擬團隊造成嚴重破壞。 雖然將某些任務外包給其他國家/地區的團隊可能更便宜，但如果您的核心客戶群在英國或美國，您還需要在這些時區提供工作人員。 另一個考慮因素是您的員工何時需要相互交流並確保他們的工作時間表之間存在交叉。
許多成功的遠程企業，包括 Buffer，都擁有位於不同地點和時區的團隊，Exposure Ninja 也是如此。 從好的方面來說，您的公司可以更頻繁地回應您的客戶。 確保制定明確的工作時間，並檢查同事之間的日程安排是否一致。
7.了解員工何時需要遠程支持
一名員工走過你的辦公桌，上班遲到 20 分鐘，額頭上刻著深深的皺紋。 你問他們是否一切都好，他們似乎在扼住眼淚。 在您進行面對面互動的實際工作場所中，很容易發現員工何時需要支持。
當您的團隊遠程工作時，您看不到這些相同的信號。 但是有信號。 注意行為變化、加班時間、錯過的任務，並確保您也直接詢問。
8. 安排定期 1:1 追趕
定期的一對一追趕可確保您的團隊按計劃完成任務。 它將為他們提供所需的方向，並讓您知道正在取得進展，讓您高枕無憂。 趕上進度對於保持經理和員工之間的緊密聯繫以及有效地運行遠程團隊非常寶貴。
9.添加社交活動
僅僅因為您的團隊是虛擬的，並不意味著工作的社交方面應該被擱置一旁。 用 Slack 頻道和興趣小組代替員工房間聊天和下班後喝酒。 在 Exposure Ninja，我們有一個 Watercooler 頻道，我們的團隊在這裡討論各種內容以及讀書俱樂部、夢幻足球聯賽等。
避免用筆記本電腦打包員工並交叉手指的誘惑。 這只會導致一個結果：災難。 按照上述步驟，參加我們的遠程工作革命培訓或與我們的專家團隊預約遠程工作諮詢，以保障您企業的未來。
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