如何保持有組織的項目管理策略？

項目管理是一個多步驟過程，對於規劃和組織公司資源以完成特定任務至關重要。 對於某些人來說，它是基於每個項目的。 而對於其他企業，項目管理已經根植於運營文化中。 過去，我們只是在處理 IT、工程或建設項目時才聽說項目管理。 但由於這個概念現在適用於任何行業，原則大致相同——即定義目標、識別組件、任務分配和質量控制監控。

每個項目都涉及大量活動部件。 或許扮演重要角色的是項目經理。 他負責決策，並有權監督一切以達到預期的結果。 對他來說，項目的成功取決於他如何確保團隊在整個預期生命週期中遵循建議的步驟和流程。 但理想的場景總是說起來容易做起來難。 當今項目管理的好處在於，創新數字技術推動了現代工具和資源的可用性。

現代項目管理工具是否讓經理的工作更輕鬆？

不談技術所起的作用就不能談項目管理。 如果您的團隊沒有最大限度地利用項目管理軟件等工具，那麼參與一個項目將毫無用處。 無論項目規模或涉及多少人，使用軟件都有助於更有效地規劃、組織、部署和監控任務。 但是，並非每個平台或工具都能滿足項目經理面臨的挑戰——因為他們所在行業的獨特要求或項目的複雜性。

務必牢記使用最好的項目管理軟件。 例如，簡單的項目可以使用具有基本功能的工具來完成。 如果您想要項目管理平台提供的最佳功能，那麼比較穩健的功能並考慮滿足您需求的理想變體至關重要。

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選擇工具和技術的正確方法

選擇工具，尤其是技術，對於項目經理來說並不是一個容易的決定。 最終，您希望這些工具成為有價值的資產，而不是生產力的障礙。 當然，成本也很重要，因為大多數企業工具都不是免費的。

在項目管理方面，實施工具和技術應該是一個目標驅動的決定。 沒有萬能的解決方案或平台。 通過要求您的團隊使用特定工具，您希望達到什麼目的？ 您在選擇項目管理軟件功能時優先考慮什麼？ 一旦您掌握了一項技術，認識到技術只是影響項目成功的因素之一也很重要。 項目經理仍然需要利用確保效率和生產力的技術和策略。

考慮到這一點，讓我們討論一些有用的技巧，以指導項目經理保持井井有條，並處理項目過程中遇到的每個問題。

設定項目優先級和目標

在您的團隊開始從事該項目之前，第一步是至少要有一個特定優先級的藍圖。 完成項目應該是一個包含階段和步驟的過程，您可以將其分解為可操作的任務。 設置優先級將幫助您和您的團隊適應項目的期望。 優先級列表也將成為您監控和質量控制標準的基礎。 簡而言之，按一定順序對任務進行優先排序將為團隊提供一種以目標為導向的方法來處理他們的日常產出。

定義截止日期和完成時間表

每項任務，無論多小，都應該有一個截止日期。 一個組織良好的團隊經理會保持緊湊的時間表，以激勵每個成員不落後。 當然，最理想的情況是滿足設定的截止日期。 但在出現延誤的情況下，管理人員也應該保持靈活性，並找到一個新的課程計劃，以適應目標截止日期可能發生的變化和調整。

儘管遵守嚴格的時間表對某些人來說可能會讓人感到不快，但這是質量監控的一個重要方面。 不要讓任何團隊成員告訴您其他情況。

設定項目里程碑

里程碑和目標有什麼區別？ 里程碑是指標誌著特定項目階段或階段完成的特定事件。 里程碑是必不可少的，因為它為經理和團隊提供了關鍵事件的詳細視圖，這些事件將推動項目前進到下一步。 為避免對什麼是普通任務和什麼是里程碑感到困惑，以下問題應該是您的測試。

• 上述事件的完成是否會對最終結果產生重大影響？
• 該事件對於確定項目是否向前推進是否重要？
• 它是否涉及利益相關者的意見？

一般來說，如果您認為該事件很重要，那麼它應該被視為項目里程碑。 這樣做將使您能夠跟踪並繪製團隊的進度。

有一套明確的短期和長期目標

我們之前提到了確定任務優先級的重要性，這與此建議密切相關。 如果您清楚地定義短期和長期項目目標，就更容易確定哪些任務最先完成。 此外，當您將項目可交付成果拆分為可管理的“以目標為中心”的任務時，您可以更好地進行委派。 這些目標也應該成為監控進度的基礎，尤其是當你需要接觸基地或指導團隊成員時。

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一致的溝通

一致的溝通很難，即使對於最有經驗的項目經理也是如此。 當你負責一個大團隊時，很多事情都會陷入困境。 此外，信任和理解不同性格的人可能會妨礙處理和管理項目工作中遇到的問題。

有效的溝通也是一個過程。 它需要經理的承諾，始終如一地鼓勵每個團隊成員變得更加開放。 幸運的是，有很多簡單的方法可以實現這一點。 除了定期會議和一對一輔導課程外，您還可以使用消息傳遞應用程序、視頻會議甚至定期電子郵件等工具來保持溝通渠道暢通。 此外，經理有責任接受有助於解決常見問題和疑慮的意見和想法。

自動化簡化重複性任務

我們之前提到過，現代項目管理依賴於技術。 但有時經理們無法最大限度地發揮這些工具的優勢。 當您可以使用它們時，請尋找自動執行重複性任務的方法。 項目管理軟件是否允許安排重複任務並自動分配它們？ 自動生成特定數據報告的工具怎麼樣？ 經理們應該明白，手動做事不會讓你的工作做得更好。 這些工具之所以可用，恰恰是因為您每天只有固定的時間來完成工作。

委派和分配

項目經理不需要做所有繁重的工作。 您可以將您的團隊分成分配有特定管理任務的小單位。 當然，確保您選擇能夠處理分配任務的合適員工也很重要。 根據他們的優勢和核心能力進行授權，這樣您就可以最大限度地發揮每個成員未開發的才能或技能。

質量控制和進度監控

在我們的建議列表中，最後一項是通過質量控制來監控進度的重要性。 項目報告和分析將幫助您確定需要改進的領域和具體的輔導機會。 如果有 KPI，團隊應該可以訪問顯示他們在目標方面如何疊加的報告。

克服項目經理面臨的共同挑戰

既然我們已經討論了有助於管理者變得更有條理和更有效率的技巧，那麼他們應該如何克服常見的管理挑戰呢？ 這是一個現實，即使是最有經驗的經理也會不時遇到障礙。 這些是可能阻礙項目進展的不可控實例的例子。

1. 預算限制和問題：資金始終是項目經理最關心的問題。 當您被迫滿足特定預算時，它會使任務和目標的實現變得複雜。 根據 2017 年的一項研究，49.5% 的製造經理認為項目成本是最大的挑戰。 為了解決這個問題，我們將回到我們之前關於計劃重要性的建議。 設定目標和優先級的過程至少會最大限度地減少超支和短缺所遇到的問題。
2. 團隊成員缺乏技能：你的團隊只會和最弱的成員一樣好。 該項目高度依賴於個人表現。 作為項目經理，您必須客觀地評估能力，以確定您是否需要通過額外的支持來加強您的團隊。

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最後的話

總之，組織良好的項目經理對團隊的成功起著至關重要的作用。 對於管理人員來說，手頭的任務可能是繁重而乏味的，但如果沒有工具和一支稱職的員工團隊的幫助，您就不需要處理這個項目。 此處討論的技巧絕不包含項目經理可以採用的所有最佳實踐。 雖然管理團隊是一項高度個人化的工作，但堅持這些既定的生產力和效率原則將保證取得良好的結果。