利用虛擬助手將如何改變您的生活

John Jantsch (00:00)：這一集的膠帶營銷播客由 Ben Shapiro 主持的 MarTech 播客為您帶來，由 HubSpot 播客網絡為您帶來，您可以在 30 分鐘內收聽的劇集， MarTech 播客分享世界級營銷人員的故事，他們在午休時間利用科技技術促進增長並實現業務和職業成功。 如果你四處尋找，你可能會發現你的節目。 真的。 本是一個​​很棒的主人。 實際上，我會告訴你，看看最近關於融合人類、人工智能和自動化的節目。 隨時隨地下載 MarTech 播客。

新演講者 (00:40)：播客。 您好，歡迎收看另一集膠帶營銷播客。 我是 John Jan，今天我的客人是 Tricia Sciortino。 她是下一步播客的執行總裁和董事會成員，也是崛起的作者。 Leadwell 將如何利用幫助來改變您的生活並最大限度地利用您的時間。 因此，我們將討論虛擬協助、遠程工作人員和兼職員工以及所有這些好東西。 所以特麗莎，歡迎觀看演出。

Tricia Sciortino (01:22)：嘿，早上好。 歡迎。 感謝您的款待。

John Jantsch (01:25)：你打賭。 所以，所以，告訴我什麼給了我，我總是喜歡問企業家，是什麼讓你來到這裡？ 你在創業之旅中做了什麼讓你開始了這個湖？

特里西婭·肖爾蒂諾 (01:33)：哇。 從約翰開始，這是一個非常大的問題.

John Jantsch (01:37)：嗯，是的，Don，不要回到第二個這樣做

Tricia Sciortino (01:40):回來了，

John Jantsch (01:41)：介於兩者之間。

Tricia Sciortino (01:42)：是的。 你知道，這是一段旅程，你知道，我，我喜歡說幾乎是偶然的，因為當我大學畢業時，我獲得了商業和市場營銷學位。 我不確定我想對自己做什麼。 而我，起初是一個媽媽，然後我偶然偶然發現，如果你願意的話，你知道的，我只是在那裡找到了第一份工作，迅速升職並意識到領導人們和領導一個組織。 事實上，我在其中茁壯成長。 我愛它。 我很喜歡它。 因此，當我在 2010 年開始保護時，我的旅程從我在組織中擔任虛擬助理開始，然後繼續保持我的技能，真的只是想領導人們和領導團隊領導卓越的組織和卓越的運營。 因此，這讓我有機會逐年推進我的職業生涯，讓我擔任 CEO 職位。 再說一次，你知道，今天坐在那個座位上真的很榮幸。

John Jantsch (02:51)：你知道，有趣的是，領導力實際上是許多 CEO 最艱難的事情之一。 我的意思是，他們，你知道，尤其是創始人或公司，你知道，他們知道如何做他們所做的事情，並有遠見。 領導力實際上是他們經常必須學習的東西。 你是否覺得，你的訓練可能是在那個，也許是你的天賦，或者它實際上讓你在這個位置上表現出色？

Tricia Sciortino (03:15)：是的。 你知道我，我會，我，我想，你知道，在我很小的時候，你知道，在我年輕的 20 歲時，我年輕的 20 歲的自己有很多偉大的領導導師，他們相信我和教會我並指導我成為一名偉大的領導者，在它很小的時候，幾乎是在它安靜而且沒有人真正關注的時候。 我被投資了，我真的有點領導力的錯誤。 所以我想我從那時起就投資於我的職業發展。 在此過程中，有人幫助過我。 所以我覺得我首先是一個領導者，而不是我。 還要別的嗎，

John Jantsch (03:50)：讓我們談談。 正如我所承諾的，你知道，虛擬協助，遠程工作，我實際上，你知道，我一直在虛擬工作，我已經完成了，你知道，我的團隊已經分佈了 10 年、15 年。 所以它確實已經存在了一段時間。 但是我，我認為在某一時刻幾乎被認為是，哦，是的，某些類型的企業這樣做了，但今天確實非常主流，團隊正在建立遠程，甚至是兼職和虛擬員工。 所以我認為，

Tricia Sciortino (04:16)：是的，我的意思是，就像我們 12 年前開始 bla 時一樣，遠程工作並不是很普遍。 真正的想法是只有某些類型的公司或行業或人甚至可以考慮遠程工作。 而且我認為，你知道，2020 年的祝福和詛咒是很多行業和人從未考慮過他們可以遠程做一些事情。 他們別無選擇，只能遠程進行。 所以現在，今天，是一個新的時代，遠程工作機會無窮無盡。 他們是無限的，有很多，我們見過很多組織，大型組織，你知道，美洲銀行和那些，那些類型的組織真的說，我們不會回到辦公室，遠程工作是在這裡停留。 因此，在過去的兩年中觀察這種演變真的很有趣，也很酷，儘管我們中的一些人知道這是可能的，但它可能已經有很多年了。

John Jantsch (05:19)：是的。 我的意思是，我認為順應這一點，我們必須在一個物理空間，一個辦公室在一起的想法，你知道，我認為很多公司在十年左右的時間裡已經放棄了這一點，但是很多，當然也加速了這種想法，即無需我們越過人們的肩膀就可以完成遠程工作。 和

Tricia Sciortino (05:36)：是的。 你想想，你知道，你想想一些傳統的角色，比如想想一個旅行推銷員的角色，一個在路上的人，老實說，那個一直在做的人. 我的意思是，你告訴複印機回來了，你知道，九十年代，你不在辦公室，你在路上，你在外面走來走去，對吧。 所以它的存在方式並不是任何人認為它會存在的方式

John Jantsch (06:01)：今天。 是的。 那是我的獎金。 那是我承諾的職業。 看到他，你知道，他做了他想做的事，他有自己的時間，他能來去去去，我想了很多。 我的意思是，他工作非常努力，你知道，經常旅行，你知道，這對我來說似乎是一種非常好的生活方式。 我想我可能對我選擇職業有一些，呃，潛意識，呃，影響。 不是，

Tricia Sciortino (06:21)：是的，這是有道理的。

John Jantsch (06:23)：所以如果有人來找我們說，好吧，我們正在考慮也許，你知道，我們不想僱傭全職員工並把他們帶進來，你知道，有哪些你喜歡的關鍵角色，嘿，沒有企業應該這樣做，你知道，與工作人員一起，他們應該外包某些角色，你是否傾向於或只是認為已經過時有一個，一個專門的人在一個組織裡做什麼？

Tricia Sciortino (06:45)：是的。 好吧，我們所做的事情可能比大多數人都滿意，但其中一些傑出的確實是我們作為一個組織最終提供的那些，因為我們知道他們不是聰明人。 你知道，首先是虛擬助手。 我的意思是，這就是我們所熟知的。 也就是說，你知道，每個高管或領導都應該有，應該有人兼職工作，即使是每週 10 小時，每月 45 小時，或者任何看起來像在個人或專業上支持你作為高管或領導的東西，這個人不需要和你在同一個空間。 所以，那一個是容易的。 然後你會想到簿記之類的事情，對吧？ 每個人都需要完成他們的書。 我們每個人的賬目都核對了。 每個人都需要處理您的交易詳情和費用報告。 但是您是否需要您的簿記員或您的辦公室，我的意思是，您可以在這個可以共享登錄信息的出色系統中來回發送報告。 因此，簿記是另一種作為高管和領導者，我實際上並不想知道如何做簿記。 我只是想和其他知道如何記賬的人一起工作。 他們不需要在工作人員中。 我不需要全職。 它非常具有交易性。 這是一件容易的事。 尤其是小企業創業，絕對從外包簿記支持開始。

John Jantsch (08:08)：是的。 不止一個，呃，小企業因為不能做報告而陷入困境。 他們不能做工資單。 他們不能做所有的垃圾。 它必須完成，然後來，你知道，納稅時間，你知道，這絕對是一團糟。 而且，呃，可能他們會支付虛擬分娩費用。 他們現在正在向他們的賬戶付款以試圖找出他們的書。

Tricia Sciortino (08:27)：是的，是的，是的。 而且你知道，簿記員和會計是兩個不同的東西。 因此，您不需要逐月、逐日的會計級別的業務。 因為這是一個很好的機會讓簿記員進來，處理日常分配和類似的事情，任何業務都需要，無論業務是什麼。

John Jantsch (08:49)：我使用虛擬簿記員至少 15 年。 只是因為她在我的城市旅行，一次都沒見過，否則都是小販。 事實上，她現在住在墨西哥。

Tricia Sciortino (09:00)：太棒了。 正確的。 是的，絕對的。 所以，你知道，這是另一個簡單的。 然後有很多營銷組件的工作，你知道，對你，對你的聽眾，對，對，對。 還有你們在做什麼。 我的意思是，我們幾乎將所有營銷角色都外包了出去，直到我們覺得有必要在過去 10 年中將其全職推出。 因此，我們仍然與外包社交媒體管理和執行合作，這樣也很容易。 通常，您的小型企業，您不需要每週工作 40 小時的全職員工，也許管理您的社交媒體角度或您的 LinkedIn執行。 這可能是非常兼職和零碎的，並且可以外包給組織外部的某個人，直到你達到臨界點為止。 你覺得也許是時候把這個角色帶進去了。

John Jantsch (09:51)：現在讓我們聽聽我們的讚助商的意見，你知道，作為企業主，你最終意識到你不能自己做所有事情，但是招聘很複雜。 如果你只需要兼職幫助，你的工作就是成為有遠見的人。 但是相反，您花費無數時間在其他人可以輕鬆完成並且可以說做得更好的任務上。 這就是授權的強大倍增效應對任務至關重要的地方。 我們在 BELAY 的朋友可以提供幫助。 BELAY 是一個令人難以置信的組織，通過他們的虛擬協助簿記員網站專家和社交媒體經理為成長中的組織幫助您入門，從而徹底改變了生產力。 Belay 正在提供他們最新的電子書，代表我的所有聽眾免費提升。 現在，在這本電子書中，您將學習如何通過授權下載免費副本來騰出時間專注於您可以做的事情。 只需將文本磁帶發送到 5、5、1、2、3，這就是將 PE 發送到 5、5、1、2、3，使用 BELAY 完成更多任務並減少雜耍。

John Jantsch (11:02)：所以讓我們更深入地談談社交媒體的作用，因為我看到很多企業主他們不喜歡社交媒體。 他們，他們可能會不情願地這樣做，因為他們認為，哦，每個人都在這樣做，所以我們最好這樣做。 所以他們有點提倡它。 他們去找人發帖，但你要平衡。 你提到了戰略這個詞。 我的意思是，你實際上在做一些有效的事情，你知道，這實際上是在幫助你在不參與的情況下實現你的業務目標。

Tricia Sciortino (11:28)：是的。 我認為，你知道，這需要大量的視覺投射和大量的檢查你所期望的。 所以，你知道，那是你的社交媒體，媒體是看待這一切的好方法，你知道，你真的需要讓那個人沉浸在我們想要成為公眾的人中嗎？ 我們說我們是誰？ 我們提供什麼服務？ 我們的理想客戶在哪裡，誰是我們的理想客戶？ 你知道，我們理想的客戶在哪裡閒逛，了解其中的一些核心原則。 而且這是很多測試和調整，我認為很多人在進入社交媒體時也會誤解。 有很多曲調、語氣和聲音。 你知道，算法一直在變化。 所以今天對你有用的東西，從現在起可能在三到六個月內不起作用。

Tricia Sciortino (12:15)：因此，有人不斷關注您的社交媒體存在，我們現在發現這種存在非常重要，我認為這是您的組織所獨有的。 你所提供的是，你知道，一些組織會蓬勃發展，Facebook 是他們的社區，他們應該花費大量時間和精力來真正磨練 Facebook 為他們所做的事情。 其他。 它可能更多是 Instagram，有些是 LinkedIn。 所以我在想，你知道，了解你的觀眾在哪里以及在什麼平台上是關鍵。 然後，你知道，投射偉大的願景並檢查，你知道，讓社交媒體經理制定他們的願景和戰略。 然後您添加、編輯和批准該策略以執行。 所以這可能是你每月做一個小時而不是每天一個小時的事情

John Jantsch (13:08)：或者，或者只是沒有到達

Tricia Sciortino (13:11)：或者根本不做或不做，得到所有。 是的。

John Jantsch (13:14)：是的。 所以，所以你開始描述我也要去的一個領域，因為我看到很多人去，哦，為了存在，你知道，我可以每週付錢給某人 10 個小時，讓我把這一切從我的盤子裡拿走。 然後他們得到了那個人，他們還沒有真正考慮清楚，他們不知道如何委派他們，他們真的不知道如何使用該資源。 我的意思是，你看到了哪些錯誤？ 我想這是兩部分的問題。 當人們確實僱用虛擬工人時，您會看到哪些錯誤，然後是一些最佳實踐，以便您實際上獲得一些效率而不是因為在某些情況下首先會倒退兩步，對嗎？ 是的。

Tricia Sciortino (13:49)：絕對可以得到

John Jantsch (13:49)：後退兩步。

Tricia Sciortino (13:50)：是的。 我的意思是，你知道，我們看到的一個大錯誤是人們等待太久，對吧？ 所以他們一直等到他們真的靠牆一切都亂七八糟，任何人進來，都需要一分鐘才能到那裡，因為你已經等了太久，才會有這種放鬆和秩序的感覺。 所以我總是說，是的，你知道，就像大多數員工一樣，尤其是虛擬系統助理，你知道，比你認為你需要他們更早地僱傭他們。 就像其他任何事情一樣，主動招聘是我們所做的最好的招聘。 所以不管是什麼角色，但是對於這個角色也是一樣的，你知道，如果你能預測你的業務，你應該能預測你的時間。 如果你能做到這一點，那麼你就知道什麼時候需要某人了。 所以帶一個你認為這是第一件事的學生。

Tricia Sciortino (14:38)：然後至於在哪裡部署它們，因為我們可能看到了各種各樣的機會，我的意思是虛擬助手可以幫助任何人或領導者的大量機會，但它會是，什麼是適合你的？ 我的意思是，我們通常會自然而然地選擇，如果你願意的話，日曆管理和會議計劃，我的意思是，不管你信不信，你會花更多的時間來回發送電子郵件來告知你什麼時候會見某人和然後發送會議請求，然後更改會議請求，然後將鏈接放入會議請求中。 然後跟進確認會議，聽起來沒什麼大不了的。 你這樣做了，你為你每週的 10 次會議刪除了它，或者任何看起來像的東西，你已經節省了時間。 然後你添加了電子郵件管理、旅行預訂、酒店和航班等內容。

Tricia Sciortino (15:31)：如果您在工作中出差，請添加會議記錄。 對我來說，會議記錄已經改變了我們組織內部的遊戲規則。 我們有一個虛擬助理坐在每一次會議上，我們只是記筆記並提取行動項目，然後跟進這些行動項目以確保它們實際上已經完成，因為那麼猜猜是什麼？ 我不必，我不必跟進作為領導者應該完成的行動項目，我的虛擬助手正在做筆記，分享它們，然後跟進這些行動項目。 因此，在這種情況下，如果您願意，它甚至是額外的責任層。

John Jantsch (16:07)：是的。 我認為一旦人們開始放棄這些事情，因為我確實認為，尤其是領導者，很多時候，你知道，我的整潔的人，就像一個，或者我的旅行，我的意思是，這些都是非常私人的也許很整潔，但我認為是這樣，所以我認為有時領導者很難提供這些東西。 我在想，哦，好吧，沒有人能像我一樣做到這一點，但我認為你是絕對正確的。 一旦你體驗到，實際上可能有人比你做得更好。 嗯，真的輕鬆了很多。 可以？

Tricia Sciortino (16:33)：絕對是。 而且，那是真正的時刻，醒來的時刻，如果你願意的話，你真的必須到達一個你意識到其他人可以做到這一點的地方，也許比我更好或與我一樣，甚至是平等的一個勝利，因為您節省的那些時間現在致力於您的業務中更高的回報項目。 你現在每週工作 10 小時。 您現在可以專注於發展您的業務、願景戰略、銷售，您知道，與增長相關的業務領域。 您是一名企業家，而您的業務領域具有高度管理性。 你可能可以做這些事情，但問題是，你應該做那些事情嗎？

John Jantsch (17:20)：當然。 絕對地。 是的。 所以，我經常遇到的一個問題是，你知道，我如何找到合適的人？ 所以如果我是，我們就說我們現在是行政助理，嗯，角色？ 你怎麼知道，怎麼，你怎麼告訴人們不要只是找到，我的意思是，你可以找到大量的戲劇，你如何找到合適的人，你怎麼知道它是合適的人？ 你如何，你知道，你如何深入挖掘以意識到那個人會為你工作？

Tricia Sciortino (17:47)：是的。 我的意思是，我們通過使用多重、多層的面試過程取得了成功。 如果你願意。 我的意思是，一份簡歷是了解要尋找的東西的一個很好的開始，看起來像一份好的簡歷很重要，但是當你過了那個點並且你決定有幾個你真正想見的人時，你知道，我們建議面試多個不同的人，甚至不僅僅是你。 那麼，您的企業內部是否有同夥或合作夥伴，或者是您的，什麼？ 我的意思是，不管是誰，對吧？ 其他人對面試有第二意見很重要，然後面試是，你知道的，應該被視為技能評估，你知道，即使在面試中，他們是否準時？ 有攝像頭工作嗎？ 你是用網絡攝像頭面試的嗎？ 做了，他們怎麼樣，他們是如何出現在你面前的，有不同的事情。

Tricia Sciortino (18:40)：除了從問題中來回獲取的信息之外，您還正在尋找信息。 就像真的在看整個場景，導致採訪的所有內容以及之後的所有內容，他們是否發送，發送感謝信，該信中的語法如何？ 因此，查看所有這些事情，然後讓多個人這樣做。 然後我想說的是，無論世界如何，都應該有某種技能，評估機會。 那麼他們可以做些什麼，無論是您發送給他們的調查問卷，我們，我們都會這樣做。 我們有 10 個問題。 是否有某種類型的示例工作產品，您希望他們為您模擬進行技能評估，例如虛擬助理，如果他們要進行繁重的日曆管理，然後給他們一個會議來為您計劃或其他任何事情可能看起來像。 或者我為您計劃一次旅行，並按行程安排給您發送一次旅行。 所以評估技能是一個很好的機會，因為面試是言辭，技能評估是行動。

John Jantsch (19:39)：所以，我在與數十個虛擬助手或遠程工作人員共事多年後發現，其中一件事情是我合作過的最好的實際上帶有自己的流程並且擁有允許我們去的系統，哦，這比我們正在做的更好。 是的。 您是否覺得這是您要尋找的人的一部分，是一個實際上有例程和流程的人，而不是，並且不僅僅是在尋找您告訴他們您所做的事情。

Tricia Sciortino (20:09)：是的。 我的意思是，對我來說，這對領導者來說是一個很大的解脫。 如果您的虛擬助手非常主動和有條理。 所以我總是告訴我的助手，我對她的目標是讓她領先於我。 因此，這通常意味著比我提前 60 到 90 天。 這意味著，例如，今天我要向我的助理髮送有關會議的電子郵件。 我在八月，她已經在計劃八月的會議。 她正在給我寄樣品菜單。 她正在向我發送會議地點。 她已經給我發送了航班選擇，你知道，我什至還沒有想到八月，但她非常有計劃，非常有條理，非常積極主動。 這就是使它真正有用的原因。 讓我安心，我知道下一季的時間。 沒有什麼會從我身邊溜走。

John Jantsch (21:07)：是的。 絕對絕對。 嗯，如果，如果，如果有人想听這個，或者他們在想，好吧，天哪，這聽起來像是我需要聽的東西。 使用 belay 的流程是怎樣的？

Tricia Sciortino (21:19)：是的。 所以這是一個有趣的過程，因為約翰，我們在保護方面有一個核心價值，其中之一很有趣。 您得到的第一件事，我要說的第一件事就是您訪問我們的網站，即 belay Solutions.com。 我們有一張入門表格，您可以填寫該表格，以便您與我們的一位解決方案顧問取得聯繫。 然後，您將與我們的一位解決方案顧問進行對話。 誰真的會幫你確定，你需要一個虛擬助手嗎？ 你要買什麼？ 什麼樣的虛擬助理，可能需要多少小時，一旦弄清楚並決定加入我們的團隊，你想擺脫什麼，然後你被移交給客戶成功顧問，這是你的人選在保護。 他們將帶您完成一個發現過程，並準確了解您在此人中尋找的技能組合和軟技能類型，以匹配您的行業知識或應用知識或特定時區或產品，例如您需要的人使用 Mac 與 PC。

Tricia Sciortino (22:18)：他們收集所有信息。 然後是我們的安置團隊，我們實際上有一個團隊，他們的工作是為您尋找合適的人選。 我們回來展示。 我們找到了您的匹配項。 然後我們有一個開球電話，這一切都在，嗯，縮放。 因此，您的客戶成功顧問到您的新虛擬助理新，我們有關於啟動電話。 我們得到了大約一個小時左右的時間，你知道，我們讓一切都開始了信息的傳輸。 我們會發送培訓文件，以便您幫助此人入職。 然後，您的客戶成功顧問將每週、每兩周和每月與您一起檢查您的新 VA，因為您的參與度將繼續確保每個人都能從這種關係中獲得最大的價值和用途。

John Jantsch (23:05)：太棒了。 嗯，你知道，你知道，我是粉絲。 我的意思是，我一直在做，你知道，這種類型的工作，他們被雇傭了，你知道，我們現在有一個，任意數量的特定團隊成員在地球上做特定的事情。 所以我，我真的認為這對於幾乎任何規模的組織來說都是一條絕妙的道路。 我很感激你，呃，花時間在管道膠帶營銷播客中停下來。 它是 belay Solutions.com。 希望這些天我們會在路上為您提供一個。

Tricia Sciortino (23:31)：我希望如此。 謝謝約翰。

演講者 3 (23:34)：嘿，在你走之前最後一件事，你知道我在戰術之前是如何談論營銷策略的嗎？ 好吧，有時很難理解您在創建營銷策略方面需要做什麼。 因此，我們為您創建了一個免費工具。 它被稱為營銷策略評估。 您可以找到 [email protected] marketingassessment.co 而不是 .com .co 查看我們的免費營銷評估並了解您今天的策略在哪裡。 這只是營銷評估。我很想和你聊聊你得到的結果。