內部溝通計劃：它是什麼以及如何制定？

已發表: 2022-06-26

健全的內部溝通計劃是日常運營不可或缺的一部分。 有效的內部溝通策略是每個組織的核心部分。 您需要了解如何與公司中的每個人溝通以實現業務目標。

在大多數公司中，客戶和員工通過精心策劃的技術進行聯繫。 如果您在內部溝通計劃中採用相同的關懷標準，您會發現員工敬業度顯著提高。 這就是為什麼你需要一個有效的內部溝通計劃。

在此博客中，我們將討論：

  • 內部溝通計劃的定義
  • 內部溝通計劃的優勢
  • 制定內部溝通計劃的最佳方法

什麼是內部溝通計劃？

內部溝通計劃是一種策略，旨在解決員工敬業度和互動的業務目標，並顯示實現這些目標所需的行動。 您的內部溝通策略可作為內部溝通成功的路線圖。 以下是有效內部溝通計劃的基本組成部分：

  • 公司的使命、目標和價值觀
  • 重要的商業訊息
  • 溝通渠道
  • 員工的職責和流程
  • 營銷和傳播策略

這一切都與您的員工如何獲得履行職責所需的信息有關。 這就是為什麼收集和分析員工反饋應該是您戰略的重要組成部分。

內部溝通計劃的優勢

當一個工作場所進行積極的溝通時，它的工作效率會顯著提高。 如果您計劃好內部溝通，您的員工將更多地參與他們的工作。 有效的內部溝通策略有助於公司的整體成功，有多種優勢。 這些是其中一些：

  • 有助於提高生產力：當員工建立聯繫時，他們有效地了解自己的責任和優先事項。 這提高了組織的生產力，並且勞動力變得更有生產力。
  • 減少錯誤和失誤：員工錯誤經常是由於缺乏溝通造成的。 如果您犯了錯誤，您的企業可能會賠錢。 如果您在組織中建立有效的溝通，這可以防止這些錯誤和錯誤。
  • 有助於提高員工敬業度：內部溝通是提高員工敬業度的成功方法。 當組織提供持續更新時，員工會積極參與。
  • 改善工作場所文化：當部門和團隊進行溝通時，員工互動會得到改善。 它允許員工隨時訪問他們需要的所有信息。
  • 有助於了解業務目標：內部溝通可確保您的整個公司都在同一頁面上。 它有助於實現業務目標、願景和戰略。
  • 提高領導力成果：內部溝通策略有助於管理者和領導者提高領導力成果。 它有助於了解他們應該如何以及何時與員工溝通。

內部溝通策略顯示了組織中的每個人如何適應並為整體戰略做出貢獻。 它使他們了解當前項目、活動和未來目標的最新情況。

制定內部溝通計劃的最佳方法

出於各種原因，需要內部溝通計劃。 它解釋瞭如何相互溝通以協助和實現公司的目標。 如果您需要向一群人或整個公司傳遞信息，您可以使用溝通計劃。 讓我們看一下制定有效的內部溝通策略以改善員工溝通的分步指南。

內部溝通現狀分析

在製定內部溝通計劃之前，了解當前內部溝通的成功程度至關重要。 分析它，看看你可以在哪裡進行改進。 這可以使用多種跟踪方式來實現，包括：

  • 您的內部溝通目標有多少已實現？

記下您之前的計劃的優勢和局限性。 弄清楚你想在未來完成什麼。

  • 為您的公司設計並進行調查。

進行調查是獲得員工反饋的一種簡單而有效的技術。 在進行任何調整之前，請分析哪些實際有效，哪些無效。

QuestionPro 收集了大量問題，採用獨特的方法來調查員工體驗。 通過這種方式，您將獲得公司的 360 度全景視圖。 這是收集他們反饋的好方法。

  • 檢查不同時期的結果。

時間框架將幫助您分析當前情況。 創建不同時間段的信息圖表並檢查結果。

定義目標

下一步是選擇合適的目標。 SMART策略是最有影響力和最簡單的方法之一：

  • 具體：具體設定目標。 例如，它可能是“您的業務目標是什麼？” 或“誰在努力實現它們？”
  • 衡量：目標必須是可衡量的。 例如，提高收入、生產和團隊合作。
  • 實現：目標應該是可以實現的。 它應該是實用的，並且基於您發展業務的能力。
  • 相關：目標會影響公司的整體業績嗎？ 您應該避免與製定有效計劃無關的目標。
  • 時間：實現每個目標的時間表是什麼？ 沒有時間表，它不會正確影響計劃。

您想接觸的受眾

了解您要聯繫的對象至關重要。 它確保只有需要查看它的人才能收到相關內容。

如果您為您的計劃解決了公司不同類型的團隊和部門，那將是最好的。 與所有人交談時，您不能使用相同的語言。 在製定計劃時，應考慮到所有部門、團隊、主管和下級。

選擇合適的內部溝通工具

為您的目標受眾選擇合適的溝通工具至關重要。 Intranet 是用於內部通信的最廣泛使用的技術之一。 Intranet 是一種理想的溝通方式，可以跨多個地點與企業中的每個人聯繫。 現代 Intranet 可以作為您公司的數字中心。 它集成並結合了多種通信技術，例如：

  • 即時通訊工具 (Slack)
  • 電子郵件（Gmail、Outlook 電子郵件和日曆）
  • 項目管理 (Trello)
  • 視頻會議（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams）
  • 工作區管理（Google 雲端硬盤）

成功地理解和利用溝通工具進行內部溝通至關重要。 如果您還沒有 Intranet，現在可能是開始的好時機。

內部溝通計劃測量

實施計劃後，就該衡量結果了。 收集可量化的數據以確定內部溝通的有效性非常重要。 分析軟件將幫助您收集可量化的數據。

有不同的技術來評估內部溝通績效。 讓我們看一些例子：

  • 檢查您的生產力。 有什麼改善嗎？
  • 收入增加了嗎？
  • 錯誤和錯誤的發生頻率是否降低了？
  • 員工保留率是否繼續提高？
  • 您是否注意到員工敬業度有任何改善？
  • 您是否成功地實現了特定目標？

如果您發現您的計劃無效，那麼您必須確定您的計劃出了什麼問題，以及您需要採取哪些必要措施來改進您的內部溝通計劃。

結論

要實現公司的成功發展，需要製定內部溝通計劃。 它必須與員工保持定期溝通。 確定哪種方法最適合您的目標。 經常測試是實現這一目標的最佳方式。

這需要適當的技術。 員工體驗調查將提供見解，幫助您制定內部溝通計劃和更好的業務。

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