如何在團隊中成功實施知識管理

知識是企業的寶貴資源。 然而，由於它不是有形資產，企業很少有適當的戰略來管理知識。

借助知識管理策略，您可以在整個組織內識別、跟踪、管理和共享知識，並從該資產中獲得更多價值。

什麼是知識管理？

知識管理是一個概念，它指的是您可以用來創建、管理和共享知識的不同方法。 無論您是創建新資源、更新舊資源還是與新員工共享，管理您的知識都可以支持您的業務目標。

企業通常擁有易於識別和管理的顯性知識。 明確的知識包括您以書面形式提出的最佳實踐、培訓資源、知識產權或您使用的設備的維護計劃。

然而，組織也依賴於隱性知識。 這種類型的知識更難寫出來。 傳播通常會親自發生，但一些隱性知識是員工通過多年經驗獲得的。

為什麼知識管理很重要？

知識代表您業務的價值。 它是一種資產，但與更多的有形資產不同，您可能沒有適當的可見性。

您的組織每天都依賴於員工的專業知識。 隨著遠程工作和外包等實踐的興起，改善溝通並確保每個人都能獲得完成工作所需的知識比以往任何時候都更加重要。

知識管理也勢在必行，因為許多行業都存在技能差距，新員工通常會在初始培訓過程中學習如何完成工作。 隨著嬰兒潮一代退休人數創紀錄，向新員工傳授知識比以往任何時候都更加重要。

知識也是您公司文化的關鍵部分。 如果您不將知識傳授給新員工和合作夥伴，您可能會失去使您的公司與眾不同的東西。 知識及其傳播是您應該培養的東西，以保護您的公司文化、促進增長和創新，並為客戶和員工提供積極的體驗。

採用知識管理的五種策略

這些策略將幫助您採用知識管理系統來提高可見性並從該資源中獲得更多價值。

從調查開始

通過查看手冊、政策、最佳實踐、培訓材料等，回顧您的組織以書面形式提供的知識。

您還應該創建一個隱含知識的列表。 此列表可能包括您尚未記錄的流程，以及員工多年來在沒有接受明確培訓的情況下學會做的事情。

數字化

將知識轉化為數字資源可以改善訪問。 即使您放棄傳統的工作場所模式並接受遠程工作或外包，它還可以確保知識仍然可用。

一個好的策略是創建一個中央存儲庫，員工和合作夥伴可以在其中訪問您的所有資源。 搜索功能和目錄是一個加分項，因為它們將幫助用戶快速找到他們正在尋找的特定信息。

構建數字圖書館還允許您使用不同的格式。 您可以使用視頻或音頻文件來分享難以以書面形式表達的知識，例如，通過拍攝員工如何執行特定任務的方式。

中央存儲庫還可以讓您更有效地跟踪知識。 您將能夠識別差距並確保每個人都可以訪問您使用的文檔的最新版本。 此外，共享資源很容易，因為您可以將鏈接發送給需要查看特定信息的員工。

知識管理與文化

具有重視知識和學習的文化的企業是將從知識管理中獲得更多收益的企業。

您應該審查您的公司文化和核心價值觀。 考慮增加溝通、個人和專業成長或持續學習等價值。

對一些新項目採取行動

更新公司價值觀後，您應該尋找具體的解決方案，使這些價值觀成為您日常運營的一部分。

這裡有一些例子：

• 您可以更新職位描述，讓每個人都知道您希望他們與團隊分享知識。 您還可以讓經理在評估績效時尋找這種行為。
• 創建一個目錄，描述每個人的職位和經驗。 本文檔將幫助員工在需要幫助時找到合適的人選。
• 組建一個跨部門團隊，以便成員可以在整個組織內共享信息並共同創建數字資源。
• 您的人力資源部門可以通過個人和專業發展計劃在知識管理中發揮關鍵作用，每個員工都可以設定目標並使用每周遠程培訓時間分配來審查個性化培訓資源。
• 審查您的培訓過程以及您如何將知識傳授給新員工。 負責培訓的員工可能會對您的知識管理計劃做出很多貢獻。

為什麼戰略方法很重要

如果您對知識管理採取戰略性方法，您將獲得更好的結果。 在構建此過程時，您應該問自己幾個問題：

• 您希望通過知識管理實現哪些目標？
• 知識在您的組織中可以發揮什麼樣的作用？
• 如何從知識中獲得更多？

實施知識管理流程可能是一個重大變化。 創建一個帶有時間表的分步計劃。 讓一些員工負責這一轉型，並研究知識管理軟件，以提高流程效率。

還要尋找方法來不斷改進您的知識管理流程。 尋找識別知識的新方法，不斷創造新資源，並定期更新現有資源。 聽取員工的反饋並確定可用於評估此新系統績效的指標。

最後的想法

太多的企業忽視了知識管理。 然而，保存這一寶貴資產的最佳方式是實施創建、管理和共享知識的戰略計劃。 隨著越來越多的企業擺脫傳統模式並轉而採用遠程工作或與越來越多的供應商和合作夥伴合作，知識管理將在未來繼續發揮更加重要的作用。