作為自由工作者如何成功創建和管理業務文檔

那麼，你已經厭倦了你的老闆，對嗎？ 嗯，你並不孤單。 來自各個行業和各個年齡層的人們都選擇鋪平自己的職業道路。 據 Zippia 稱，如今，僅在美國就有超過7,000 萬名活躍的自由工作者。 到2029 年，這一數字將達到9,000 萬。

所以，未來是自由工作者。 考慮到彈性的工作時間、自主權和更高的薪酬，原因顯而易見。 但與大多數好東西一樣，有一個問題。 成為自己的老闆意味著您必須處理經營企業帶來的所有文書工作。

但別擔心，我們隨時為您提供協助。 下面，您將找到有關建立和管理自由文件所需的所有資訊。

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開展自由業所需的 6 份法律文件是什麼？

一如既往，讓我們從頭開始。 建立你的自由職業生涯是你職業生涯中最重要和文書工作最密集的階段之一。 因此，您應該謹慎對待它。

要了解如何成為自由作家，請閱讀以下文章。 在下面，您將找到立即開展自由職業所需的六份法律文件。

1. 商業登記

您將使用的第一份商業文件是商業登記請求。 這些資訊因國家/地區而異，但您始終需要提交的資訊包括：

• 所有相關方（您）的個人信息
• 業務總部的實際位置
• 公司組織架構

最後一點是您可能遇到麻煩的唯一一點，所以讓我們討論可用的選項。 自由工作者可以將其業務註冊為：

a)自營職業/獨資經營

這兩個術語都描述了您（個人）作為公共實體（即企業）的安排。 在這種情況下，法律不區分個人收入和公司收入。 因此，您只需繳稅一次。

這種類型的業務註冊起來也非常快速、簡單且經濟實惠。 但是，它有一個很大的缺點。 你必須用你全部的個人財富來保證你的公司。 這意味著如果您陷入法律麻煩，您的損失可能會超過您的收入。

b) LLC、S-Corp。 和 C 型企業

有限責任公司 (LLC) 和公司有很大不同。 但我們沒有一整天的時間來討論它們的獨特之處，所以這裡是 TL;DR 版本。

顧名思義，這些類型的公司提供有限責任。 這意味著法院只能觸及公司的資產，而不能觸及您的資產。 但是，它們的設置成本要高得多，並且註冊需要一段時間。

2、營業執照

該法律文件定義了您在特定國家、地區和行業內開展業務的能力和能力。 每個地方的情況都不同，因此最好研究一下當地的法規。

您只需要特定行業（醫療保健、金融、食品服務等）的營業執照。 其他的是所謂的“自由產業”，允許任何人創業。

3. 公司章程/經營協議

根據您公司的結構，法律可能要求您編寫章程。 這些文件詳細介紹了您的業務運營、服務條款和其他資訊。

例如：作為撰稿人，您可以保留智慧財產權的所有權利。 這意味著您將來可以隨意使用它們。 閱讀以下文章，了解如何成為成功的自由作家。

獨資企業不需要章程或經營協議。 但是，編寫它們仍然是一個好主意。 這樣做將使您能夠與客戶進行清晰的溝通並更快地達成協議。

4. 所有權/合夥協議

如果您想與朋友或家人一起創業，則必須撰寫合夥協議。 本文件定義了您的合夥企業的條款以及您將如何分割公司。 因此，大多數人都會請律師為他們撰寫合約。 它們應該包括：

• 各方共享所有權，
• 角色、責任與決策能力，
• 利潤和損失的劃分，
• 處理內部糾紛的策略，
• 一方離職時的買斷流程。

當然，如果您與伴侶關係特別親密，這可能會感到不舒服。 但每段關係都可能變壞，所以擁有商業版本的婚前協議永遠不會是壞事。

5. 供應商協議

每項業務都是近乎無限的投入和產出循環。 因此，您可能在不同的時間既是供應商又是接收者。 無論哪種情況，供應商協議都是一件好事。

這些是定義雙方服務條款的具有約束力的文件。 它們包括以下資訊：

• 商品/服務的類型，
• 所需數量/質量，
• 投遞時間，
• 付款時間，
• 和更多。

6. 保密協議

保密協議是限制各方揭露機密資訊能力的法律文件。 這可以包括交易細節、業務運營等等。 違反保密協議通常會帶來巨額罰款。

這些法律文件對各種規模的公司（甚至是自由工作者）都有幫助。 您可以使用它們來保護定價、服務和更多資訊。

對於自由工作者來說，6 個重要的文檔範例是什麼？

現在您已經註冊了您的公司並在法律上定義了您所有的重要關係。 做得好。 現在你可以繼續——你猜對了——更多的文書工作！

值得慶幸的是，有了正確的工具和模板，這將更像是「紙上談兵」而不是「工作」。 這絕對是必要的，因為如今 78% 的公司依賴自由工作者。 那麼，讓我們看看每個自由工作者都需要的六個重要文件範例。

1. 專案建議書

不幸的是，大多數自由工作者並不關心專案提案。 但他們犯了一個錯誤。 這些商業文件非常適合展示您的專業和主動性。

提案定義了專案的範圍、目標、時間表和預算，最適合更大的計劃。 儘管它們聽起來可能很耗時，但一旦您準備好大綱，它們就會變得輕而易舉。

（圖片來源：Smartsheet）

2. 報價

報價單是您作為自由工作者最常看到的財務文件之一。 它作為要約，包含雙方的業務詳細資訊、產品/服務清單、價格、有效性等。

需要注意的一件事是它不具有約束力。 這意味著接收者可以選擇接受或拒絕。 最重要的是，您可以在報價失效後自由更改報價。 若要快速、簡單地建立報價，請使用報價產生器。

（圖片來源：Billdu）

3. 合約

合約有多種用途。 首先，他們迫使您和您的客戶遵守交易目標。 它們還可以保護您免受可能的訴訟，並有助於提高客戶滿意度。

您可以透過零售客戶體驗工具發送的淨推薦值調查來了解這些影響。

（圖片來源：Jotform）

4. 發票

下一種要考慮的業務文件是發票。 這些財務文件既可以作為交貨證明，也可以作為付款請求。 最重要的是，它們對於稅務、客戶糾紛和會計也非常重要。

在你的自由職業生涯中你會創造很多這樣的東西。 但值得慶幸的是，您不必再在它們上花費太多時間。 免費線上發票產生器等解決方案簡化了創建過程，同時保持專業的外觀和感覺。

（圖片來源：Billdu）

但如果您需要更強大的解決方案，還有許多其他工具和軟體可供自由工作者使用。 例如，Refrens 提供各種可自訂的發票範本以及付款選項和其他服務。 它還獲得了 G2 和 Capterra 的出色評論和評級。

（圖片來源：Capterra）

該軟體和其他發票軟體選項均具有高級功能，包括：

• 自動計費
• 時間追蹤
• 可自訂的模板
• 和更多

（圖片來源：Billdu）

5. 回饋/推薦表

因為人類是社會性動物，他人的想法和觀點會影響我們自己的想法和觀點。 因此，評論和推薦對於尋找新客戶的自由工作者非常有用。

推薦可以讓您收集回饋、改進產品並建立信任。 它們也有多種形式，包括：

• 民意調查（例如 Google 表單）
• 領英推薦
• 書面推薦

不幸的是，獲得回饋可能相當困難。 因此，如果某些客戶拒絕或忽略您的要求，請不要灰心。 請務必製作一封禮貌的電子郵件詢問他們的滿意度，請求允許向他們發送您的表格，並不斷嘗試直到成功。

（圖片來源：Jotform）

6. 固定器

自由工作者的一個不幸的現實是，有時很難找到工作。 項目往往具有很強的季節性，因此最佳做法是確保您全年都有固定收入。

這些法律文件作為合同，約束您和您的客戶每週、每月或每季的重複工作。 傳統上，他們負責較大的專案（例如，網站開發和維護），但也可以讓您作為公司團隊的非官方成員（例如，文案、圖形設計等）。

（圖片來源：簽名）

對於自由工作者來說，更重要的 4 個文件範本是什麼？

現在我們已經介紹了您必須處理的最重要的自由職業文檔，您可能想鬆一口氣。 然而，您應該在您的清單中添加更多的業務文件 - 以防萬一。 這些包括：

1、利潤表

這些財務文件也稱為損益表和收益表。 他們追蹤您的自由工作者業務的收入、支出以及一段時間內的總淨收入/損失。

較大的公司使用損益表進行基準測試、規劃和決策。 但對於自由工作者來說，它們對於稅務合規最有用。

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（圖片來源：Zervant）

2. 資產負債表

資產負債表在許多方面都類似損益表。 它們提供了貴公司在特定時間的財務狀況的快照。 出於與上述相同的原因，它們也很重要。

然而，他們對企業資產、負債和股東權益的關注有所不同。 這對於與合作夥伴一起創辦有限責任公司或公司特別有用。

（圖片來源：Vertex42）

3. 智慧財產權文件

知識產權商業文件對於創意產業的自由工作者尤其重要。 這些商業文件可以保護您的智慧財產權並限制其他方使用智慧財產權。

智慧財產權主要涉及物品、行銷文案、設計和其他無形資產。 IP 文件之所以重要還有幾個原因，包括：

• 防盜保護，
• 貨幣化，
• 品牌認知度，
• 和更多。

（圖片來源：簽名）

4. 履歷/履歷/作品集

最後但並非最不重要的一點是，讓我們談談自我行銷。 雖然找到工作不需要履歷或作品集，但擁有一份可以幫助你獲得更好、更引人注目的工作。

根據您的行業，您可以選擇最適合展示您的價值的文件格式和內容。 這些可以包括案例研究、片段、螢幕截圖、結果、感言，甚至是完整的工作樣本。

（圖片來源：Kickresume）

作為自由工作者管理重要文件的 4 種成功方法是什麼？

最後，在我們離開之前，我們最好先解決房間裡的大象——你應該如何追蹤所有這些文件？

這可能看起來令人畏懼，但不用擔心。 您不再需要依賴文件夾和辦公桌抽屜進行存放。 因此，這裡有四個最佳實踐可以幫助您管理自由職業文件。

1. 保持數位化

如上所述，紙張並不能保持辦公室整潔和精神健康。 我們建議您將所有舊的文書工作數位化，並在將來繼續使用文件製作工具，以實現最大效率。

2. 集中文檔存儲

自由工作者往往不是最有組織的人——你可以在你想要/需要的時間和地點工作，然後再擔心其餘的事情。 然而，確保您始終將與自由職業業務相關的文件保存在一個地方，從長遠來看將為您減輕很多壓力。

選擇您最喜歡的基於雲端的儲存服務（Google Drive、iCloud、Dropbox 等）。 然後，將所有文件塞到那裡，你就會知道它所花費的片刻時間為你節省了幾個小時的瘋狂搜尋時間。

3. 建立明確的命名和標籤政策

到目前為止，您已經發現有太多類型的文件需要您自己跟踪，即使沒有所有與專案相關的文件也是如此。 值得慶幸的是，透過準確的命名和標籤，您可以讓自己的生活變得更輕鬆。

確保考慮到：

• 文件類型
• 主題/用例
• 客戶名稱

4. 實施備份/災難復原

畢竟，您不想失去所有進度，不是嗎？ 因此，創建備份符合您的最大利益——以防萬一。

將與工作相關的資料下載到硬碟上。 保留最重要文件的實體副本。 在另一個雲端儲存解決方案上建立副本。

這是你的選擇。 只要確保你做某事即可。

結論：您是否了解了自由工作者的重要文件概述？

看？ 當我們說自由業比第一眼看到的更多時，我們並沒有撒謊。 儘管如此，您也不應該感到灰心。 數百萬人已經過著自由職業的生活方式，所以你沒有理由與眾不同。

重要的是您認真對待建立您的業務。 進行文件管理時要有目的性，不要留下任何僥倖心理。 牢記本文中的信息，您一定會蓬勃發展，而不僅僅是生存。

我們祝您好運，並希望在我們的另一篇文章中見到您。 自由職業快樂！