從混亂到有序：如何簡化合同工作流程

合同是企業成功的基礎，影響著運營的各個方面——從僱用頂尖人才和建立合作夥伴關係到銷售產品和租賃辦公空間。 它們建立信任、保護利益、管理風險並實現組織內的順利運營。

但事情是這樣的。 傳統的合同管理方式比較混亂。 處理手動流程、物理文檔和無休止的電子郵件來回會減慢一切速度，並為錯誤和錯失機會打開大門。

幸運的是，有一個解決方案：合同工作流程。

通過採用自動化、集中合同存儲庫和使用電子簽名，企業可以將訂單引入合同管理流程並提高整體效率。

本文探討了合同工作流程以及簡化其以快速有效地利用機會的方法。

通過實施結構化合同工作流程，企業可以提高效率、確保合規性、增強協作並減少錯誤和延遲。

傳統合同工作流程的挑戰

傳統的合同管理方法通常效率低下，並且會嚴重影響公司的利潤。 研究表明，由於合同管理不力，公司可能會損失高達9% 的利潤。

與傳統合同管理相關的一些常見挑戰包括：

1. 流程效率低下

手動流程非常耗時，通常會導致合同執行延遲，從而導致周轉時間增加並錯失機會。 瀏覽成堆的文書工作、從頭開始創建合同、管理版本或跟踪批准會消耗寶貴的時間並耗盡本可以更好地用在其他地方的資源。

2.缺乏可見性和跟踪

如果沒有中心化的系統，深入了解每個階段的合約狀態和進度就會變得困難。 跟踪合同版本、修訂和談判可能具有挑戰性，導致潛在的錯誤和溝通不暢。 企業經常面臨分散的合同信息的困擾，因此很難讓每個人都保持一致。

3. 安全風險和合規問題

依賴物理文檔會帶來丟失、損壞或未經授權訪問等風險。 這些風險危及敏感合同信息的機密性和完整性。 此外，在處理紙質文檔時，確保遵守數據隱私法規（GDPR、CCPA）、行業標準（HIPAA、ISO 27001）和法律要求變得越來越具有挑戰性。

4. 有限的協作和溝通

合同工作流程中的手動交接和物理文件流轉會導致通信延遲和效率低下。 跨部門和利益相關者協調合同審查、編輯和批准非常耗時且容易出錯。 這可能會導致錯過最後期限和溝通不暢。

5. 成本和資源效率低下

手動合同流程有多種相關成本，可能會影響公司的預算。 打印、紙張存儲、郵資、管理任務和與客戶的實際互動等費用都會增加。 此外，差旅費用可能很高，包括現場會議和合同簽署的交通和住宿費用。 出差去見客戶和進行面對面談判所花費的時間進一步加劇了資源效率低下。

簡化合同工作流程的 6 種方法

簡化合同工作流程意味著管理合同所涉及的步驟實現自動化和標準化。 它涉及使用工作流程來組織任務和操作，確保正確的人員在正確的時間擁有正確的文檔。 目標是盡可能高效、準確地簡化流程。

您可以通過以下六種方法來簡化組織中的合同工作流程。

來源： Signeasy

1. 實施電子簽名解決方案

電子簽名解決方案無需打印、簽名、掃描和郵寄等物理文檔處理，從而簡化了合同工作流程。 相反，合同可以以數字方式簽署，從而節省時間和資源，並降低錯誤或丟失的風險。

電子簽名還可以實現遠程協作並加快簽名過程。 各方可以使用自己的設備隨時隨地簽署電子合同。 它消除了面對面會議或協調多個時間表的需要，從而加快了合同執行速度並減少了延誤。

此外，電子簽名提供了增強的安全性和真實性。 先進的加密技術和認證機制確保所簽署合同的完整性和有效性。 數字審計跟踪記錄了文件的簽署者和簽署時間，這增加了一層額外的安全性和責任感。

通過簡化簽名流程，電子簽名提高了整體效率和生產力。 它們減輕了管理負擔，消除了基於紙張的低效率，並為所有相關方提供了無縫體驗。

2.集中合同管理

通過將所有合同整合到一個集中式系統中，企業可以實現多種好處。 首先，它可以輕鬆訪問、跟踪和檢索合同。 用戶可以從單一來源快速定位和檢索合同，而無需篩選物理文件或跨不同系統進行搜索。 它可以節省時間、減少錯誤並提高合同管理效率。

集中化有利於實時協作和更新。 多個利益相關者可以同時訪問和處理合同，從而無需手動交接並減少延遲。 通過即時通知和共享訪問，團隊可以無縫協作、實時編輯、添加評論和跟踪更改，從而加快合同審批速度並提高工作效率。

此外，集中式系統提供了對合同生命週期更好的可見性和控制。 它使企業能夠跟踪關鍵里程碑、監控合同履行情況並更有效地管理續訂或到期。 這種主動方法有助於降低風險、確保合規性並優化合同管理流程。

3.啟用工作流程自動化

通過可配置的工作流程，您可以為合同設計一條無縫的路徑。 它減少了手動工作量並節省了寶貴的時間。 例如，文檔生成可以自動化，創建帶有可填充相關信息的動態字段的標準化合同模板。

還可以通過定義批准順序並向適當的利益相關者觸發通知來自動化批准工作流程。 它加快了審查和批准階段，減少了延誤並提高了效率。

自動通知和警報讓利益相關者隨時了解合同狀態、關鍵里程碑、即將到來的最後期限和所需採取的行動。 它改善了溝通，確保及時響應，並降低了錯過最後期限或忽視任務的風險。

4.與其他系統集成

通過將合同管理軟件與其他基本軟件系統連接，用戶可以在單個界面中訪問所有相關信息並執行必要的操作，從而無需手動數據傳輸或在各種應用程序之間切換。 它節省時間和精力，降低錯誤風險，並增強用戶體驗。

與 Microsoft 和 Google 等流行工作空間以及CRM 、 ERP或 HR 軟件集成，使用戶無需離開工作空間即可簽署、發送簽名和跟踪合同。 這種集成可確保合同相關信息在系統之間準確共享，從而無需手動輸入數據​​。

集成創建了一個統一的環境，使合同相關任務與更廣泛的業務流程無縫銜接。 例如，基於機會的合同創建自動化。 當 CRM 系統中發現新機會時，可以自動生成相關合同模板，從而節省時間並提高一致性。

5.使用合同模板庫

合同模板是預先設計的文檔，可作為創建合同的起點，提供可自定義以反映特定細節的結構化格式。 擁有標準化合同模板集合可以加快起草速度。 用戶無需每次都從頭開始，而是可以輕鬆訪問為特定目的量身定制的預先批准的模板。 它加快了合同創建過程，節省了時間和精力。

維護常用文檔、合同和協議的庫可確保輕鬆訪問批准的模板。 它促進合同語言和結構的一致性，減少合同創建中出現錯誤和不一致的可能性。

合同模板庫還有助於確保文檔版本控制。 通過將模板集中在庫中，企業可以根據需要輕鬆管理和更新它們。 它保證用戶始終使用最新版本，降低使用過時模板的風險並保持合規性。

6. 實施合同分析和報告

合同分析軟件使企業能夠深入了解合同履行情況。 組織可以通過分析與合同狀態、周轉時間和使用情況相關的數據來識別模式、趨勢和改進領域。 這些知識使他們能夠做出數據驅動的決策、優化工作流程並解決瓶頸，最終簡化合同管理流程。

生成合同指標報告可以全面了解合同活動和績效。 這些報告提供了合同狀態、里程碑和關鍵績效指標的實時可見性。 通過隨時獲取這些信息，利益相關者可以輕鬆跟踪進度、識別延誤並採取主動措施以使合同步入正軌。

通過分析歷史合同數據，企業可以主動解決問題、降低風險並優化工作流程，以改善整體合同管理。

不同部門如何簡化合同工作流程

合同對於不同的團隊來說是不可或缺的，例如法律、銷售和財務。 這些團隊之間的協作和協調促進互動、減少交接並改善溝通。 它提高了生產力，減少了錯誤，加快了合同周期，並最終為組織帶來了更好的結果。

讓我們看看不同的團隊如何簡化合同工作流程。

1. 銷售和營銷

銷售和營銷團隊使用合同來支持他們的活動，包括銷售協議、營銷合作夥伴關係、服務水平協議和保密協議。 這些團隊與法律專業人士密切合作，以確保合規性並協商合同條款。 他們與財務團隊合作來管理定價、付款條件和收入確認。

銷售和營銷團隊自動化合同創建、審批流程和文檔跟踪。 它加快了合同執行速度並消除了手工文書工作。 這種協作方法可以提高生產力、改善客戶關係並推動收入增長。

2. 法律

法律部門負責處理供應商協議、客戶合同、僱傭協議、保密協議和許可協議。 協作對於法律部門至關重要，因為他們與採購、人力資源、財務和行政領導等各個團隊密切合作。

法律部門自動化合同創建、審批流程和文檔存儲，以簡化合同工作流程。 將合同集中在數字存儲庫中，使他們能夠輕鬆跟踪合同狀態、訪問相關文檔並與利益相關者實時協作。 它增強了合同可見性，減少了人為錯誤，並確保遵守法律要求。

3、人力資源

人力資源團隊在其工作流程中使用僱傭合同、錄用通知書、保密協議和競業禁止協議。 簡化人力資源部門的合同工作流程涉及人力資源專業人員、法律團隊、招聘經理和新員工之間的協作。

人力資源團隊可以利用電子簽名和自動化工作流程等技術來加快合同管理流程。 它包括起草和發送合同以供審查和批准、捕獲電子簽名以及安全地存儲和管理合同文件。

4. 信息技術運營

IT 運營團隊促進技術實施、供應商參與、服務級別協議和維護合同。 這些合同對於管理與外部供應商的關係、確保平穩運營和維護 IT 基礎設施的完整性至關重要。

簡化 IT 運營部門的合同工作流程涉及 IT 專業人員、採購團隊、法律部門和外部供應商之間的協作。 通過利用高效的合同管理工具和流程，這些團隊可以簡化合同的創建、談判和執行。

5、財務會計

財務和會計團隊使用合同來管理財務協議、供應商關係、客戶參與和合規義務。 這些合同可確保准確的金融交易、降低風險並維護財務完整性。

財務和會計部門與法律團隊、採購部門和外部各方合作。 自動化合同工作流程有助於跟踪合同里程碑、付款條款和財務義務，確保及時開具發票、收款並遵守合同條款。

通過簡化合同工作流程，財務和會計團隊可以提高財務準確性、改善現金流管理、降低合同風險並確保合規性。

合同管理工作流程的行業特定應用

在各個行業中，簡化合同工作流程帶來了針對每個部門的需求量身定制的特定優勢。 下面讓我們看看它們。

1. 醫療保健

醫院、製藥公司、研究機構和醫療保健提供者依靠高效的合同管理來實現平穩運作和合規性。 它涉及管理與供應商、供應商、醫療保健提供者和保險公司的協議。

一個關鍵方面是確保遵守監管要求和隱私法（例如 HIPAA），以保護敏感的患者信息。

高效的合同工作流程可以及時執行合同，增強利益相關者的協作，並幫助履行合同義務。 通過利用數字工具和自動化，醫療保健組織簡化了合同流程，專注於患者護理並培養積極的利益相關者關係。

2、技術

技術公司、軟件供應商和 SaaS 提供商依靠簡化的合同管理來推動創新、維護客戶關係並遵守行業法規。

技術領域的合同工作流程包含一系列協議，例如軟件許可協議、服務水平協議、軟件開發合同、知識產權協議和合作夥伴合同。 這些合同定義了技術提供商和客戶的權利、義務和期望。

此外，科技公司在高度監管的環境中運營。 他們需要遵守數據隱私法規、安全標準和行業特定法規。 簡化合同工作流程使組織能夠確保合規性、管理風險並證明遵守法律要求。

3、房地產

在房地產行業，合同工作流程對於管理租賃協議、房產銷售合同和供應商合同至關重要。 通過簡化這些工作流程，房地產專業人士可以自動化租賃協議、租約續籤和物業維護合同等流程，從而節省時間和精力。

有效的合同工作流程還可以改善業主、租戶和物業管理團隊之間的溝通和協作，確保平穩高效的運營。 此外，簡化合同工作流程有助於房地產組織遵守當地法規和法律要求，最大限度地減少錯誤風險並確保流程合法合理。

4. 製造

在製造業中，簡化的合同工作流程可確保從管理供應商合同和採購協議到處理供應鏈合同的順利運營。

製造商可以通過自動化採購訂單、供應商入職和合同續籤來節省時間和資源，從而使他們能夠專注於核心業務活動。 此外，高效的合同工作流程增強了製造商、供應商和分銷商之間的協作，在整個供應鏈中培育更強大的合作夥伴關係和無縫溝通。

5、金融服務

金融服務行業的合同工作流程可自動執行貸款協議、客戶入職和合規文檔記錄。 它可以加快處理速度，減少人工錯誤，並改善客戶體驗。

組織可以通過促進金融機構、客戶和法律團隊之間的協作來確保透明度、減少延誤並加強客戶關係。 簡化的合同工作流程確保金融服務遵守法規，例如反洗錢 (AML) 法和了解你的客戶 (KYC) 要求。

通過簡化合同工作流程，機構可以實施強有力的合規措施、監控監管變化並降低合規風險。

如何選擇合適的合同工作流程軟件

由於有大量可用選項，找到最適合您組織需求的軟件可能具有挑戰性。

為了幫助您做出明智的決定，在選擇電子簽名和合同工作流程軟件時需要考慮以下五個基本問題。

1.它是否提供直觀的用戶體驗？

易用性是選擇電子簽名軟件的關鍵因素。 尋找一種提供直觀界面的解決方案，使員工能夠輕鬆快速地簽署文檔。 同時向多個簽名者發送合同、在一個會話中籤署多個文檔、創建可重複使用的模板、觸發其他工作流程以及實時狀態更新等功能對於簡化且便捷的簽名體驗至關重要。

2. 它可以與我現有的工具集成嗎？

考慮該軟件與您當前的業務應用程序的兼容性。 尋找與流行工具無縫集成的電子簽名解決方案。 該軟件應具有預構建的連接器或靈活的 API，以確保順利的數據交換並簡化跨不同平台的工作流程。

3. 它是否提供無縫的移動體驗？

在當今以移動為中心的世界中，選擇能夠在移動設備上提供無縫體驗的軟件至關重要。 尋找為 iOS、Android 和 Web 等主要平台提供本機應用程序的電子簽名解決方案。 它允許員工隨時隨地安全地發送、簽署和管理文檔，提高生產力並確保及時完成任務。

4. 該軟件提供什麼安全性？

在處理敏感文件時，安全性是首要考慮的問題。 確保電子簽名軟件提供強大的安全措施，例如用於保護文檔的 SSL 加密。 尋找諸如身份驗證方法（登錄憑據、安全數字簽名）、是否符合行業標準（例如，電子簽名現代化法案、eIDAS、HIPAA、SOC 2）以及詳細的審計跟踪等功能來跟踪簽名過程並提供如果需要法律證據。

5. 定價體係是否能夠適應擴展？

考慮軟件的可擴展性和成本效益。 如果您的組織處於高速增長階段，請選擇一個能夠滿足您不斷增長的需求且不會產生大量額外成本的解決方案。 尋求快速實施、愉快的用戶體驗、可靠的客戶支持以及可以取代紙質簽名流程的節省成本的功能。

預算有限的小型組織應該尋找能夠提供易於管理的解決方案、與現有應用程序無縫集成以及針對未來用例的可擴展性的供應商。 始終選擇提供全面實施、培訓和變更管理支持的供應商，以確保成功過渡。

在混亂中實現秩序

合同管理工作流程從混亂到有序的轉變不僅是一種可能性，而且是企業成功的必要條件。 組織可以利用自動化的力量和數字優先的思維來簡化其合同工作流程實踐。

通過走上這條道路，企業為優化流程、降低風險和高性能打開了大門。 這種轉變提高了效率、降低了成本並營造了協作文化。

尋找最適合您業務的工具至關重要，因為合同管理的秘密就在於軟件。