開始發送電子郵件的 21 種方法

電子郵件是重要的交流工具，因為它每天發送和接收的次數超過 3000 億次。 營銷專業人員、銷售人員和客戶服務代表可能難以創建一種完美的方式來開始商務電子郵件，尤其是在寫信給不熟悉的收件人時。

打開您的電子郵件會影響您的讀者是否決定閱讀其餘部分。 本文重點介紹電子郵件介紹的重要性以及銷售人員如何撰寫引人入勝的介紹的示例。

另請閱讀：您應該處理的電子郵件營銷統計數據

為什麼電子郵件介紹很重要？

與電話交談和視頻會議一樣，電子郵件是必不可少的交流工具。 您發送給同事的每封電子郵件都應被視為贏得他們尊重的機會。 通過創建可靠的電子郵件介紹，您可以增加給人留下良好第一印象的機會。 積極的第一印象可以說服收件人閱讀您的電子郵件的全部信息並採取任何必要的步驟。

確保給您的聽眾和您文章的確切目的一些想法。 通過這樣做，您可以發展清晰的溝通，這將幫助您推進計劃並促進關係。 以專業的方式打開電子郵件，您可能會給人留下良好的第一印象。

另請閱讀：最佳電子郵件營銷自動化工具

如何在不同情況下開始發送電子郵件？

有多種方法可以開始發送電子郵件。 電子郵件的發件人每次都會有不同的目標。 因此; 每封電子郵件都有一個單獨的介紹段落。

相關文章：最佳電子郵件營銷活動示例

根據具體情況，這裡有幾種啟動電子郵件的方法：

親愛的[名字]

此電子郵件中使用的稱呼對於正式電子郵件聯繫是可以接受的。 當您希望表達對接收者的尊重時，您通常會在正式的商業信函、求職信和其他通信中使用它。

雖然“先生”和“夫人”。是歷史上可接受的敬語，它們冒著歪曲性別或錯誤地假定讀者已婚的危險。 請改用“親愛的亞當”或“親愛的亞當·巴尼” 。

嗨或你好

在電子郵件問候語方面，在大多數工作信件中，隨意的“嗨”後跟一個逗號是完全可以的。 如果需要更正式的語氣，請考慮使用稱呼“你好”。 雖是隨意的問候，卻也透著一種自然而親切的意味。

大家好，嗨 [部門名稱] 團隊，或嗨團隊

向兩個或更多人發送電子郵件時，您有幾種選擇。“大家好”、“你好團隊”或“你好[部門名稱]”團隊是一些非正式但適當的稱呼一群人的方式。

此外，切勿使用女士或先生等代詞稱呼您的收件人，因為它們是非常非正式的用語，因此不適合用於商務電子郵件。

我希望你度過了愉快的一周，或者我希望你周末過得愉快

這些是很好的電子郵件主題行，因為這些行承認讀者並與您已經認識或希望與之建立友好工作聯繫的同事建立融洽的關係。

我正在聯繫。 . .

以“我正在聯繫……”開頭的電子郵件是禮貌和直率的，因為它闡明了溝通的目標。 由於在一個工作日內發送了數百封電子郵件，因此選擇此方法表明您通過簡潔來考慮收件人的時間。

清楚地說明您的意圖也有助於防止對您希望讀者做什麼產生誤解或歧義。

感謝 。 . .

另一種優先考慮讀者的方法是表達感激之情。 在一開始就承認您的電子郵件是對收件人電子郵件或行動的回應，這可以促進工作中的團隊合作。

相關文章：如何為群發電子郵件使用電子郵件變量

啟動電子郵件的 21 個示例

電子郵件的介紹是最關鍵的部分。 由於電子郵件的開頭會吸引讀者的注意力，因此讓介紹段落引人入勝至關重要。

相關文章：如何編寫協作電子郵件

以下是開始您的電子郵件的幾個示例：

創建吸引人的主題行

為您的電子郵件創建一個引人入勝的主題行，以說服收件人打開它。 訣竅在於抓住他們的興趣，因為與來自他們認識的人的電子郵件不同，除非引起他們的注意，否則無法保證他們會閱讀您的電子郵件。

網絡主題行：

• “我可以請你吃午飯嗎？”
• “給我喝咖啡？”

銷售主題行：

• “3 個月內增長了 40%——哇。”
• “你們提供 [book] 的在線課程嗎？”

求職主題行：

• “你在找[職位]嗎？”
• “你想知道在[公司]工作是怎樣的嗎”

根據場合和行業調整稱呼

儘管稱呼只有一個詞，但選擇正確的詞很重要。 如果您要寫信給銀行或政府等傳統領域的人，請堅持使用通常的“親愛的”稱呼。 向來自更輕鬆的行業（包括媒體、科技、旅遊或時尚）的人發送電子郵件時，請使用“嗨”、“你好”或“嘿”。

選擇他們習慣聽到的歡迎語，表明你很勤奮。 他們的名字包含在稱呼的第二部分中。 確保以他們的名字稱呼他們。 如今，這已成為各行業的標準。

避免使用“[First name] [Last name]” ，因為它顯得過於正式和機械化，以及“Mr./Mrs./Ms.[姓氏]”，因為它讓你顯得年輕。

包括 CTA

不要模棱兩可。 收到銷售電子郵件後，您的潛在客戶應該知道下一步該做什麼。您是否要求回復電子郵件？他們應該給他們打電話嗎？您是否要求他們在您的日曆上預留時間發言？在您的電子郵件中包含明確的號召性用語將幫助潛在客戶知道在收到您的電子郵件後該怎麼做。 因此，在發送電子郵件時，添加 CTA 以幫助讀者理解郵件的目的是必不可少的。

自我介紹

您不能假定您的潛在客戶熟悉您或您的業務。 自我介紹應該是您的首要行動之一。 沒有必要進行冗長的介紹。 首先包括您的姓名、職位和公司名稱。

提供快速價值

找到一種立即增加價值的方法，即使這只是您的個人經歷。 請注意不要在您的初始電子郵件中過於苛刻。 一開始的讚美可能會緩和批評。

祝賀他們

今天，我們比以往任何時候都擁有更多關於潛在客戶的信息。 因此，您可以輕鬆地在線訪問多個潛在客戶的成功案例。

對於融資更新，查看潛在客戶的網站，在 Google 上查找公司新聞，在 LinkedIn 上瀏覽潛在客戶的專業資料，並將您收到的所有信息添加到您的聯繫人記錄中。

在找到向潛在客戶表示祝賀的最佳時機後，不要試圖推銷他們。 只是給某人一個誠實的讚美。

提及共享聯繫人

提出您共享的任何联係人是與新人開始對話的最直接方法。 在沒有鏈接的情況下開始時，在打開介紹電子郵件時快速解釋為什麼潛在客戶會對您感興趣是至關重要的。

跟進

您發送的電子郵件沒有回复。 你的交流不在那裡。 沒有反應並不一定表示不感興趣。 再次聯繫您的潛在客戶。 您必須考慮幾個因素。 電子郵件從未到達他們。 他們還沒有動力採取行動。 您的目標應該是至少跟進兩次，最好是三次，以進一步推進對話。

提升他們的使命

在行政級別的經理身上試試這個策略。 高管和企業主負責促進組織的願景。 在開場白中提升他們的使命，以與收件人建立聯繫。

解釋您的電子郵件的目的

雖然結交新的筆友很棒，但我們使用介紹電子郵件的目的是創造商業或就業前景。 因此，您必須在您的信息中清楚地說明您為什麼要寫這些信息。 如果您不認識他們中的任何一個，這一點至關重要。

提供幫助

請記住，第一封電子郵件的目的只是為了獲得回复。 因此，潛在客戶可能需要與貴公司的商品或服務無關的緊急維修。 你仍然可以幫助讀者。

與下層員工交談

每個組織都有與客戶互動的員工。 首先詢問銷售人員他們的表現如何以及他們認為可以在哪些方面做得更好。 他們很可能會一起做出反應。

之後，再次與他們取得聯繫，分享結果，並詢問您的服務或產品可能對他們有何幫助。 如果公司在實施您銷售的產品後可以更成功地實現目標，銷售人員可能願意將您的詳細信息提供給適當的聯繫人。

讓你的第一行關於他們

介紹性電子郵件中最關鍵的元素之一是開場白。 這對於建立相關性至關重要。 如果你成功了，你會鼓勵讀者繼續閱讀。

您最初的想法可能是自我介紹，例如“我叫 ABC，我聯繫您是因為……”但這只會讓他們對電子郵件感到好奇。

感謝他們訂閱

當他們訂閱貴公司的資料時，是時候確認他們的選擇了。 感謝您的訂戶可以增加他們對社區的歸屬感，並增強對您公司的信任。

通過向新的電子郵件訂閱者表示感謝，您會變得討人喜歡並使您的品牌人性化。

你的假期/週末/等等過得怎麼樣？

不要太打擾這個； 要小心。 然而，詢問您的潛在客戶他們的假期以及他們是否去過著名的旅遊景點是可以接受的。 請他們分享他們的經驗，但不要太急於求成。 建議在他們旅行回來後聯繫他們。

祝你好運

您不必在問候語之後說一句簡短的、振奮人心的話，例如“希望一切都好”或“希望週末過得愉快”。 如果您已經與收件人聯繫了相當長一段時間或與他們關係密切，這是理想的選擇。 如果你知道你的聽眾更喜歡只包含基本細節的簡短筆記，你可以省略這一段。

我真誠地希望你過得好

通過立即祝愿對方一切安好，您可以營造一種友好的聊天氛圍，而無需向他們索要太多個人信息。 由於您不知道他們的近況，因此對於您很久沒有寫信給的人來說，這是一個很好的選擇。

跟進我們在[活動/地點]的談話

如果你在社交活動中與某人進行了精彩的交談，這將是一個很好的開場白，但它必須精確，因為你們中的一個人必須離開，因為他們該離開了。 儘管如此，你們還是交換了個人聯繫方式或名片。 通過此介紹，您可以重新進入對話，同時簡要概述他們是如何認識您的。

結束語：“感謝您的考慮”

您想在面試後的電子郵件中表達感謝和信心時使用正確的語氣。 由於這封電子郵件的風格是一種欣賞，因此請繼續概述您認為對業務有幫助並使您非常適合該職位的知識和經驗的各個方面。

我喜歡了解更多關於 [職位名稱] 細節的信息

永遠記住，除了公司是否認為您是他們的合適人選之外，您也在選擇公司是否在專業上最適合您。

您可能偶爾會得出結論，這份工作不適合您。 在這種情況下，請使用此電子郵件問候語並禮貌地告知他們您將不會繼續面試。

你還有興趣嗎？

簡單的問題，如“你有興趣嗎？” 可以讓某人逃脫，尤其是當您不確定他們是否想繼續談話時。 它還可以很好地用作銷售電子郵件的主題行。

另請閱讀：電子郵件外展跟踪綜合指南

如何寫出最好的電子郵件開場白？

完成電子郵件問候語後，轉到第一句話。以下是如何製作理想的：

保持簡短

儘管電子郵件開場白很重要，但您也不應撰寫冗長的開場白。 由於電子郵件介紹是電子郵件中最關鍵的部分，因此您很可能需要提供重要信息或需要回答的問題。 您電子郵件的開頭應該引起讀者的興趣。

禮貌友好

您在電子郵件中的語氣可能與面對面會面時的語氣不同。 畢竟，接收者無法看到您的表情或聽到您的聲音。 因此，請避免使用極其直接且可能給人留下不愉快印象的電子郵件主題行，以及任何收件人可能不感興趣的有趣內容。

此外，雖然笑臉表情符號可以讓您的介紹看起來很棒，但請確保它會受到好評。 在給親密朋友和同事的電子郵件中使用表情符號是可以接受的，但在寫更重要的電子郵件時，例如給老闆或招聘人員的電子郵件，您可能希望避免使用它們。

如有疑問，請正式

當您懷疑如何開始一封電子郵件時，請正式一點。 多一點正式和禮貌通常比過於隨意和可能不專業更可取。 如果需要，您可以在後續信件中永久更改您的風格和電子郵件主題行。

您應該避免什麼來開始您的電子郵件？

我們在輸入電子郵件時經常出錯。 然而，我們沒有意識到我們的小錯誤可能給企業帶來的後果。 因此，我們在寫郵件的時候，一定要注意自己寫的是什麼。 如果他們正在閱讀的電子郵件有錯誤，讀者通常會失去興趣。

相關文章：電子郵件活動失敗的原因

以下是在電子郵件中開始介紹時可以避免的一些錯誤：

[拼錯的名字]

在電子郵件稱呼中使用收件人姓名之前，請先驗證收件人姓名的拼寫。 打字錯誤時有發生，但打錯某人的名字會讓人懷疑發件人沒有用心寫郵件。

你可以幫我個忙嗎？

像“你能幫我一個忙嗎？”這樣的介紹性台詞聽起來不正確，尤其是第一次給某人發電子郵件時。

相反，請考慮使用“我正在聯繫……”這樣的電子郵件開頭行，傳達您希望在他們的幫助下解決的問題。

讓我自我介紹一下

在向新收件人發送電子郵件時經常使用此電子郵件開啟器。 Let me introduction myself 相當於在郵件中描述你的介紹。 你會大聲對一個人說這話嗎？聽起來是肯定的，但說到底，卻是浪費了時間。 相反，開門見山。

我知道你很忙，但是。 . .

這封電子郵件的介紹表明讀者的時間是寶貴的。 在最壞的情況下，這意味著即使您知道這一點，您仍然值得他們關注。

無論你離讀者有多近，都要避免這種開場白； 相反，請簡要概述您向他們發送消息的動機。

敬啟者

儘管“可能涉及的人”看起來是一種正式的問候語，但它是非個人化的並且被過度使用了。 這意味著您不關心確保您的接收者是您認為的那個人，或者您的消息是否與他們相關。

“尊敬的先生或女士”電子郵件稱呼也屬於此範疇。 性別二元的問候語已經過時，可以被視為排他性的。

另請閱讀：發送冷電子郵件的最佳時間

結論

電子郵件介紹是電子郵件中的一個重要元素。 他們抓住讀者的注意力並傳達發件人的信息。 因此，介紹必須引人入勝且引人注目。 然而，在撰寫電子郵件時，發件人經常會出現微小的錯誤，使讀者失去閱讀完整郵件的興趣。 這就是為什麼注意次要細節對於避免錯誤至關重要，尤其是在編寫電子郵件介紹時。