如何支付員工工資

如果您打算僱用和支付員工工資，法律要求您為您的企業獲取雇主識別號碼 (EIN)。 EIN 用於識別企業實體，通常在代表您的企業填寫稅表時使用。

為您的企業申請 EIN 是完全免費的，整個過程可以在線完成。 您將在完成申請後立即收到您的 EIN，但最多可能需要兩週時間才能在 IRS 系統中註冊 EIN。 在此期間，您可以使用新的 EIN 開立銀行賬戶、申請營業執照以及通過郵件提交納稅申報表。

在聯邦一級，任何新僱用的員工都必須填寫表格 W-4 和表格 I-9。

W-4 表格用於確定員工的申報狀態和預扣信息。 雇主使用 W-4 表格計算聯邦預扣稅款，包括對兼職工作數量、扣除額和抵免額所做的任何調整。 在員工填寫表格後，雇主必須持有員工 W-4 至少四年。

I-9 表格用於驗證個人的就業資格。 此表格由雇主使用新僱用僱員提供的信息填寫。 雇主必須檢查 I-9 表格，以確保僱員合理地滿足資格要求。

I-9 表格必須在員工受僱日期後至少保留三年或僱傭關係結束後一年，以較晚者為準。

如果您要雇用 1099 承包商，則承包商需要填寫表格 W-9。 W-9 表格要求提供承包商的納稅人識別號和證明，您將使用表格中提供的信息來報告承包商付款。 將 W-9 表格保存至少四年。

您可能需要為新員工填寫州級就業前表格，但這些表格因州而異。 請務必查看您所在州有關就業前納稅申報表的法律法規。

法律要求雇主在僱用後 20 天內向其所在州的國家新僱員名錄 (SDNH) 報告新僱員或重新僱員。 然後，國家機構會將信息轉發給國家新員工名錄 (NDNH)。

完成新員工報告是為了幫助支付子女撫養費、確定親子關係、跨州尋找孩子的父母以及執行子女撫養令。 新員工報告還有助於發現福利欺詐，包括失業保險欺詐和工傷賠償欺詐。

許多企業將員工填寫好的 W-4 表格提交給適當的新員工報告機構，但州門戶網站是首選的提交方法。

在為您的企業僱用員工時，您可能會在僱用 1099 名員工還是僱用 W-2 名員工之間做出決定。 但是，沒有 1099 僱員這樣的東西，因為 1099 承包商被歸類為獨資企業的小企業主，而 W-2 僱員被歸類為為企業工作的私人。

作為雇主，出於法律和稅務目的，您必須確定新僱員是屬於 W-2 僱員還是屬於 1099 承包商。 1099 承包商和 W-2 僱員之間的區別歸結為您對僱員的工作有多少控制權、您的企業對工人的財務控制權以及您與工人的業務關係類型。

雇主必須代表 W-2 僱員預扣稅款，而勞動法通常僅適用於 W-2 僱員。 相反，雇主無需向 1099 承包商預扣任何稅款。 此外，大多數勞動法不適用於 1099 承包商。

對於小企業主來說，工資單和人力資源法可能很難學習和跟上。 但是，除非您的企業有聘請人力資源專業人士的預算，否則您需要確保您及時了解並遵守薪資和人力資源法律。 以下是您的企業需要了解的聯邦和州薪資和人力資源法律的非詳盡清單：

• 您所在州或地區的最低​​工資
• 社會保障稅率
• 醫療保險稅率
• 失業稅率
• 特定地點的工資稅/扣除
• 童工法
• 公共交通工資稅稅率
• 病假法律/法規
• 陪審義務法
• 家庭假法和工資稅
• 工傷賠償法
• 殘疾保險法
• 平等機會就業法

• 現金：雖然使用現金是合法的，但美國國稅局通常不鼓勵企業用現金支付員工工資，因為保留現金支付記錄要困難得多。
• 支付卡：支付卡或薪資卡越來越多地作為薪資軟件供應商的選擇提供。 這些卡的作用類似於可充值借記卡，非常適合沒有銀行賬戶的員工。
• 加密貨幣：加密貨幣是一種邊緣支付選項，因為它是一種尚未完全監管的較新支付方式。 如果您想用加密貨幣支付員工工資，請諮詢稅務專業人士以更好地了解加密貨幣稅法和會計法規。

作為企業主，在以下情況下，您應該考慮使用薪資軟件：

• 對薪資流程沒有經驗
• 使用電腦相當舒服
• 想節省運行工資單的時間
• 不想承擔遵守工資規定的責任
• 願意支付專家來處理您的工資稅
• 願意支付工資軟件訂閱費用
• 願意為您的企業研究最佳的薪資軟件選項

一般來說，作為企業主，您應該考慮使用 DIY 工資單流程，如果您：

• 合理了解薪資法律法規
• 對自己保留工資記錄的能力充滿信心
• 願意手動運行工資單
• 與稅務專業人士合作處理您企業的工資稅
• 有辦法安全地存儲工資單信息

按小時計薪的員工在一個支付期內每工作一小時可獲得固定費率。 計時工資可能會導致每個支付週期的收入可變，因為員工可能會因病錯過時間、遲到、早退、加班或經歷其他打亂其預定工作時間的事件。

要計算員工每個發薪期的總小時收入，您需要將他們在發薪期的工作小時數乘以他們的小時費率。 這非常簡單。

例如，如果一名員工在一個支付週期內總共工作了 74 小時，每小時賺取 30 美元，則該員工在該支付週期內的總收入為 2,220 美元 (74 x 30=2,220)。

如果同一名員工在同一發薪期（總共工作 80 小時）額外加班 6 小時，並為此賺取 1.5 小時（6 小時 45 美元/小時），則他們的總收入將達到 2,490 美元。

計算受薪僱員的總工資是一個除法問題。 由於大多數受薪僱員是按年支付的，因此您只需將他們的年薪總額（稅前）除以當年的支付期數即可。

例如，假設一名員工年收入為 84,000 美元並且每月支付兩次（總共 24 個支付期）。 該員工每個發薪期的總收入為 3,500 美元 (84,000/24=3,500)。

我們可以使用 FUTA 稅作為示例。 FUTA 稅的稅率為每年支付給員工的前 7,000 美元的 6%。

首先，我們將 6% 轉換為小數 — 100 中的 0.06。從那裡，您將稅率乘以已徵稅的總收入，因此 0.06 x 7,000 = 420 美元。 在此示例中，雇主每年有責任為每位收入至少為 7,000 美元的員工支付 420 美元的 FUTA 稅。

一旦您從員工的工資總額中計算出工資稅負債，您就可以為他們的薪水預扣該金額，並在創建員工的工資單時記下預扣款。

例如，讓我們考慮一個人，其單個支付週期的總收入為 3,500 美元。 假設從員工的薪水中總共扣除了 454 美元以支付工資稅和扣除額。 在此示例中，員工在支付期間的淨收入總計為 3,046 美元 (3,500 – 454 = 3,046)。