如何建立營銷工作管理的知識庫

營銷工作管理工具可以通過多種方式使您的組織受益，包括提高生產力和效率。 他們還幫助管理遠程工作的團隊。 但是對於所有這些功能，重要的是團隊成員知道如何使用它們。

為您的營銷工作管理系統建立知識庫對於確保使用它的每個人都在同一頁面上至關重要。 以下是有關營銷工作管理知識庫中應包括哪些內容的一些提示。

何時使用營銷工作管理工具與其他工具的指南

“知識庫......適用於您的團隊和工具中的任何合作者，以便他們可以隨時參考有關如何最好地使用該工具的說明和指南，”醫療保健合規分析公司營銷和需求生成總監 Brianna Miller 說Protenus，在 MarTech 會議上。

營銷工作管理工具對於添加項目、提交審批和共享其他重要更新非常重要。 在大多數情況下，與項目相關的溝通應該在工作管理工具中完成。

如果項目請求或其他與項目相關的更新是通過其他渠道進行的，則應該制定有關何時將這些更新保留在原處以及何時將它們添加到營銷工作管理工具的指南。

以下是要遵循的指南示例。 您的組織可能會以不同方式使用 Slack 等電子郵件或消息傳遞應用程序，但這至少是一個不錯的起點。

關於如何啟動任務或項目的指南

您還應該有關於如何啟動項目的具體指南。 這些準則應按渠道細分。

舉例說明請求通過以下方式傳入時應如何處理：

• 電子郵件。
• Slack/Teams 和其他消息傳遞應用程序。
• 會議（虛擬或面對面）。
• 索取表格。

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關於誰可以創建項目和更改關鍵項目信息的指南

“制定有關誰可以創建項目和更改關鍵項目信息的指南，”Miller 說。 “這件小事可以產生很大的不同，因為只有一個所有權，並且只有一個人知道截止日期是什麼時候以及項目何時可能會發生變化。”

為項目和任務設置命名約定

清晰的標題有助於團隊成員了解他們在營銷工作管理工具中查看的任務類型。 這樣可以節省時間並有助於避免錯誤。

“與任何搜索功能和任何工具一樣，創建清晰的標題將為您的團隊節省大量時間，”Miller 說。

您的組織的命名約定可能會考慮使用“向下鑽取”方法，該方法從更籠統的術語到更具體的關於單個項目的詞。

以下是您的團隊命名約定可以考慮採用的其他一些規則：

• 在標題中使用數字和日期。
• 通過命名部門和項目類型來添加上下文。
• 越短越好。
• 使用動詞來指定與任​​務相關的操作（編寫、設計、草稿、審閱等）。

系統進程指南

在您的知識庫中包含流程指南，以便團隊成員了解如何完成任務和項目。

此外，明確定義任務和項目之間的區別，並具體說明哪些流程適用於任務級別和項目級別。

以下是流程指南的一些示例：

• 所有工作都應記錄在任務描述中。
• 如果需要討論特定於任務的內容，則應使用評論部分。 僅當問題與整個項目相關時，才應在項目級別進行評論。
• 一旦工作準備好在上傳了附件的任務中進行審查，提及需要審查的團隊成員並將任務狀態更改為“審查中”。
• 審核過程完成後，任務所有者會將任務的狀態更改為“完成”。
• 項目完成後，項目所有者應將項目移至適當的“存檔”文件夾。

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